En droit français, le refus de service doit être justifié par des motifs légitimes et non-discriminatoires. Cette lettre constitue un document juridique important qui doit être rédigé avec précaution pour éviter toute contestation légale. Le refus doit être fondé sur des critères objectifs et vérifiables, conformément aux articles L121-11 du Code de la Consommation et aux dispositions anti-discrimination. La forme et le contenu de la lettre doivent respecter les principes de courtoisie professionnelle tout en maintenant une clarté juridique dans l'exposition des motifs du refus.

1. En-tête: Informations d'identification de l'entreprise, coordonnées complètes, date et référence

2. Coordonnées du Destinataire: Nom et adresse complète du demandeur de service

3. Objet: Référence claire à la demande de service initiale et sa date

4. Formule de Politesse Initiale: Salutation professionnelle appropriée

5. Exposé des Motifs: Explication claire et objective des raisons du refus de service

6. Cadre Légal: Référence aux dispositions légales justifiant le refus

7. Formule de Politesse Finale: Conclusion courtoise et professionnelle

8. Signature: Signature, nom, fonction du représentant de l'entreprise