Une procédure de conformité est un ensemble structuré de règles et de directives qui permet à une organisation de s'assurer qu'elle respecte toutes les lois, réglementations et normes applicables en France. Elle définit précisément les actions à suivre, les responsabilités de chaque intervenant et les mécanismes de contrôle à mettre en place.

Ce document essentiel couvre généralement la conformité réglementaire, l'éthique professionnelle, la protection des données personnelles (RGPD), ainsi que les obligations sectorielles spécifiques. Il sert de guide pratique pour les employés et permet à l'entreprise de prévenir les risques juridiques et réputationnels.

Une procédure de conformité doit être mise en place dès qu'une entreprise démarre ses activités en France, particulièrement dans les secteurs réglementés comme la finance, la santé ou l'industrie. Elle devient indispensable lors du lancement de nouveaux produits ou services, de l'expansion vers de nouveaux marchés, ou face à des changements réglementaires majeurs.

Son utilisation est cruciale lors des audits internes ou externes, des formations des nouveaux employés, et pour gérer les situations sensibles comme le traitement des données personnelles ou la prévention de la corruption. Elle s'avère également précieuse pour démontrer la diligence de l'entreprise en cas de contrôle des autorités réglementaires.

• Procédures de conformité réglementaire : pour assurer le respect des lois et règlements sectoriels
• Procédures de conformité RGPD : spécifiques à la protection des données personnelles
• Procédures anti-corruption : focalisées sur la prévention de la corruption et le respect de la loi Sapin II
• Procédures de conformité financière : pour la gestion des risques financiers et le respect des normes comptables
• Procédures de conformité environnementale : pour respecter les obligations en matière de protection de l'environnement
• Procédures de conformité sociale : concernant le droit du travail et les obligations sociales

• Responsables conformité : chargés de développer, mettre en œuvre et superviser les procédures
• Direction générale : valide et s'engage à faire respecter les procédures de conformité
• Service juridique : assure la conformité légale des procédures et leur mise à jour
• Managers : veillent à l'application des procédures au sein de leurs équipes
• Employés : doivent comprendre et suivre les procédures dans leurs activités quotidiennes
• Auditeurs externes : évaluent l'efficacité et le respect des procédures de conformité

• Analyse réglementaire : identifier toutes les lois et réglementations applicables à votre secteur d'activité
• Cartographie des risques : évaluer les zones de risque spécifiques à votre entreprise
• Processus internes : documenter les flux de travail et les responsabilités existants
• Consultation des parties prenantes : recueillir les retours des départements concernés
• Documentation : rassembler les politiques et procédures existantes
• Validation juridique : faire réviser par des experts légaux

Notre plateforme simplifie considérablement la rédaction de votre Procédure de Conformité en vous guidant à chaque étape du processus.

• Objectif et champ d'application : définition claire du périmètre et des objectifs de la procédure
• Cadre réglementaire : références aux lois et règlements applicables
• Rôles et responsabilités : désignation des acteurs clés et leurs obligations
• Processus de contrôle : mécanismes de surveillance et d'audit
• Mesures disciplinaires : conséquences en cas de non-respect
• Procédures d'alerte : système de signalement des infractions
• Mise à jour : processus de révision et d'actualisation

Notre plateforme vous garantit l'inclusion de tous ces éléments essentiels, conformément au droit français, en automatisant le processus de rédaction.

La Politique de Conformité est souvent confondue avec la Procédure de Conformité, mais ces deux documents ont des fonctions distinctes et complémentaires.

• Niveau stratégique vs opérationnel : La Politique de Conformité définit les principes généraux et les objectifs, tandis que la Procédure de Conformité détaille les actions concrètes à mettre en œuvre
• Portée : La Politique est plus large et établit le cadre global, alors que la Procédure est plus spécifique et technique
• Destinataires : La Politique s'adresse à l'ensemble des parties prenantes, la Procédure cible principalement les opérationnels
• Niveau de détail : La Politique reste générale, la Procédure inclut des instructions étape par étape

Ces deux documents fonctionnent en tandem : la Politique définit le "quoi", la Procédure explique le "comment".