Une politique de conservation des données est un document officiel qui définit comment une organisation gère, stocke et supprime ses informations numériques et physiques. Elle précise les durées de conservation spécifiques pour chaque type de données, conformément au RGPD et à la Loi Informatique et Libertés.

Ce document essentiel établit des règles claires pour protéger les données sensibles, respecter les obligations légales et optimiser le stockage des informations. Il détaille également les méthodes de suppression sécurisée et les responsabilités des différents services dans la gestion des données.

Une politique de conservation des données doit être mise en place dès qu'une organisation collecte ou traite des données personnelles ou professionnelles. Elle est particulièrement cruciale pour les entreprises qui gèrent des informations clients, des dossiers RH, des données financières ou des documents commerciaux.

Son utilisation est indispensable lors des audits de conformité, des contrôles CNIL, ou pour répondre aux demandes d'accès des personnes concernées. Elle devient également essentielle lors de la mise en place de nouveaux systèmes informatiques, lors de fusions-acquisitions, ou quand l'entreprise développe de nouveaux services nécessitant le traitement de données.

• Politique générale de conservation des données couvrant l'ensemble des activités de l'entreprise
• Politique de conservation des données RH, spécifique aux dossiers du personnel
• Politique de conservation des données clients et prospects pour les activités commerciales
• Politique de conservation des données financières et comptables
• Politique de conservation des données médicales pour les établissements de santé
• Politique de conservation des données techniques et de maintenance

• DPO (Délégué à la Protection des Données) : responsable de l'élaboration et de la mise à jour de la politique
• Direction Générale : valide la politique et s'assure de son application
• Service Informatique : met en œuvre les aspects techniques de la conservation et suppression
• Responsables de Services : appliquent la politique dans leurs départements respectifs
• Employés : suivent les directives pour la gestion quotidienne des données
• CNIL : vérifie la conformité de la politique lors des contrôles

• Inventaire des données : identifier tous les types de données traitées dans l'organisation
• Obligations légales : rechercher les durées de conservation imposées par la loi française et le RGPD
• Processus internes : documenter les méthodes de stockage et suppression existantes
• Responsabilités : définir les rôles des différents services dans la gestion des données
• Sécurité : établir les protocoles de protection des données conservées
• Simplification : notre plateforme automatise la création de votre politique de conservation des données, garantissant sa conformité avec la réglementation en vigueur

• Objet et champ d'application : définition précise du périmètre de la politique
• Catégories de données : liste exhaustive des types de données concernées
• Durées de conservation : périodes spécifiques pour chaque catégorie de données
• Procédures de suppression : méthodes de destruction sécurisée des données
• Droits des personnes : modalités d'exercice des droits RGPD
• Rôles et responsabilités : attribution des missions de conservation
• Simplicité garantie : notre plateforme génère automatiquement une politique conforme incluant tous ces éléments essentiels

La politique de protection des données est souvent confondue avec la politique de conservation des données, bien qu'elles aient des objectifs distincts.

• Politique de protection des données : définit l'ensemble des mesures de sécurité et principes généraux pour protéger les données personnelles, couvrant la collecte, le traitement et le stockage
• Politique de conservation des données : se concentre spécifiquement sur les durées de conservation et les procédures d'archivage ou de suppression

Alors que la politique de protection des données établit un cadre global de conformité au RGPD, la politique de conservation se focalise sur la dimension temporelle et la gestion du cycle de vie des données. Ces deux documents sont complémentaires : l'un définit comment protéger les données, l'autre précise combien de temps les conserver.