A Política de Retenção de Dados é um documento formal que estabelece as regras e procedimentos para o armazenamento e descarte de informações dentro de uma organização. Em conformidade com a LGPD, ela define por quanto tempo diferentes tipos de dados devem ser mantidos e como devem ser gerenciados de forma segura.

Este documento é fundamental para garantir que a empresa cumpra suas obrigações legais, proteja a privacidade dos titulares dos dados e mantenha registros necessários para fins comerciais, fiscais e jurídicos. Inclui diretrizes específicas para cada categoria de dados e determina responsabilidades pela gestão das informações.

Uma Política de Retenção de Dados deve ser implementada sempre que uma organização gerencia informações pessoais ou corporativas, especialmente após a entrada em vigor da LGPD. É essencial para empresas que coletam dados de clientes, funcionários, fornecedores ou parceiros comerciais, independentemente do seu porte ou setor de atuação.

A política é particularmente crucial em situações como: processos de auditoria, investigações internas, requisições de titulares dos dados, adequação a obrigações fiscais e trabalhistas, e durante processos judiciais. Também é fundamental quando a empresa precisa demonstrar conformidade regulatória ou quando realiza operações que envolvem transferência internacional de dados.

• Política de Retenção para Dados Pessoais - focada especificamente no tratamento de informações pessoais conforme a LGPD
• Política de Retenção Corporativa - voltada para documentos empresariais, fiscais e contratuais
• Política de Retenção Setorial - específica para áreas como saúde, educação ou setor financeiro
• Política de Retenção de Dados de RH - dedicada a registros de funcionários e documentação trabalhista
• Política de Retenção para Dados Sensíveis - direcionada ao tratamento de informações que exigem proteção especial
• Política de Retenção Internacional - para empresas que operam em múltiplas jurisdições

• DPO (Encarregado): responsável pela supervisão e implementação da política de retenção de dados
• Departamento Jurídico: elabora e revisa a política para garantir conformidade legal
• Departamento de TI: implementa tecnicamente as diretrizes de retenção e descarte
• Gestores de Departamento: garantem a aplicação da política em suas respectivas áreas
• Funcionários: devem seguir as diretrizes ao lidar com dados corporativos
• Prestadores de Serviços: quando processam dados em nome da organização
• Autoridade Nacional de Proteção de Dados: fiscaliza o cumprimento das normas

• Mapeamento de Dados: identificar todos os tipos de dados processados pela organização
• Requisitos Legais: levantar prazos obrigatórios de retenção conforme LGPD e outras legislações aplicáveis
• Necessidades Operacionais: determinar períodos de retenção baseados nas necessidades do negócio
• Responsabilidades: definir papéis e responsabilidades na gestão dos dados
• Procedimentos: estabelecer métodos de armazenamento e descarte seguro
• Documentação: nossa plataforma simplifica a elaboração da política, fornecendo modelos pré-aprovados e orientações específicas para cada setor
• Revisão: programar atualizações periódicas da política

• Objetivo e Escopo: definição clara da finalidade e abrangência da política
• Base Legal: fundamentação na LGPD e outras legislações aplicáveis
• Categorias de Dados: classificação dos tipos de dados e seus períodos de retenção
• Procedimentos: métodos de armazenamento, proteção e eliminação de dados
• Responsabilidades: atribuições do DPO e demais envolvidos
• Exceções: casos especiais e procedimentos diferenciados
• Revisão e Atualização: periodicidade das revisões da política
• Simplificação: nossa plataforma automatiza a inclusão de todos estes elementos essenciais, garantindo conformidade legal

A Política de Proteção de Dados e a Política de Retenção de Dados são frequentemente confundidas, mas têm escopos diferentes, embora complementares.

Principais diferenças entre os documentos:

• Abrangência: A Política de Proteção de Dados é mais ampla, cobrindo todos os aspectos da proteção de dados pessoais, enquanto a Política de Retenção foca especificamente nos prazos e procedimentos de armazenamento
• Objetivo Principal: A Política de Proteção estabelece regras gerais para o tratamento seguro dos dados, enquanto a de Retenção determina por quanto tempo e como os dados devem ser mantidos
• Aplicação: A Política de Proteção orienta o uso diário dos dados, enquanto a de Retenção guia decisões sobre ciclo de vida das informações
• Requisitos Regulatórios: Ambas atendem à LGPD, mas com focos diferentes - proteção geral versus períodos de conservação