Une politique de conservation des documents est un cadre organisationnel qui définit comment une entreprise gère, conserve et détruit ses documents professionnels conformément aux lois françaises. Elle établit les périodes de conservation obligatoires pour chaque type de document, des factures aux contrats en passant par les bulletins de paie.

Cette politique garantit la conformité avec les exigences légales françaises, notamment le Code de commerce et le RGPD, tout en assurant que les documents essentiels sont disponibles pour les contrôles fiscaux, les audits ou les litiges éventuels. Elle protège également les informations confidentielles de l'entreprise et des employés.

Une politique de conservation des documents devrait être mise en place dès la création d'une entreprise ou d'une organisation en France. Elle est particulièrement cruciale lors des périodes de contrôle fiscal, d'audit externe, ou de certification qualité, où la capacité à présenter rapidement des documents conformes est essentielle.

Cette politique devient indispensable dans plusieurs situations courantes : lors de la gestion quotidienne des documents commerciaux et comptables, pendant les processus de fusion-acquisition où la traçabilité est primordiale, lors de l'archivage des dossiers du personnel, ou encore pour respecter les obligations du RGPD concernant les données personnelles des clients et employés.

• Politique de conservation générale, couvrant l'ensemble des documents de l'entreprise
• Politique de conservation comptable et financière, spécifique aux documents fiscaux et comptables
• Politique de conservation des ressources humaines, dédiée aux dossiers du personnel
• Politique de conservation numérique, concernant les documents électroniques et les données informatiques
• Politique de conservation RGPD, focalisée sur la gestion des données personnelles
• Politique de conservation sectorielle, adaptée aux exigences spécifiques d'un secteur d'activité

• Entreprises : responsables de l'élaboration et de la mise en œuvre de la politique
• Directeurs juridiques : supervisent la conformité légale de la politique
• Responsables administratifs : assurent l'application quotidienne des règles de conservation
• DPO (Délégué à la Protection des Données) : veille au respect des aspects RGPD
• Responsables informatiques : gèrent l'archivage numérique et la sécurité des données
• Employés : doivent suivre les procédures de conservation définies

• Inventaire documentaire : identifier tous les types de documents utilisés dans l'entreprise
• Obligations légales : rechercher les durées de conservation obligatoires selon la législation française
• Classification : catégoriser les documents selon leur nature et leur importance
• Processus de destruction : définir les méthodes sécurisées d'élimination des documents
• Responsabilités : désigner les personnes chargées de la gestion documentaire
• Simplification : notre plateforme automatise la création de votre politique de conservation en intégrant automatiquement toutes les exigences légales françaises

• Objet et champ d'application : définition claire du périmètre de la politique
• Durées légales : détail des périodes de conservation pour chaque type de document
• Procédures d'archivage : méthodes de stockage et de classification des documents
• Sécurité des données : mesures de protection des informations confidentielles
• Processus de destruction : protocoles de destruction sécurisée
• Responsabilités : attribution des rôles et obligations
• Conformité simplifiée : notre plateforme intègre automatiquement tous ces éléments essentiels selon le droit français

Comparons la Politique de conservation des documents avec la Data Retention Policy (Politique de rétention des données), car ces deux documents sont souvent confondus en entreprise.

• La Politique de conservation des documents couvre tous les documents physiques et numériques de l'entreprise, tandis que la Data Retention Policy se concentre exclusivement sur les données numériques et personnelles
• La Politique de conservation des documents répond principalement aux exigences du Code de commerce, alors que la Data Retention Policy est axée sur la conformité au RGPD
• La Politique de conservation des documents inclut des durées de conservation variées selon le type de document, tandis que la Data Retention Policy se focalise sur la minimisation de la durée de conservation des données personnelles

Bien que complémentaires, ces deux politiques servent des objectifs distincts : l'une assure la conformité documentaire globale, l'autre protège spécifiquement les données personnelles.