A Política de Retenção de Documentos é um conjunto estruturado de diretrizes que define como uma organização deve gerenciar, armazenar e descartar seus registros e documentos, sejam eles físicos ou digitais. Este documento estabelece prazos específicos de guarda conforme exigências legais brasileiras, incluindo obrigações fiscais, trabalhistas e regulatórias.

Além de garantir a conformidade legal, essa política ajuda as empresas a manter suas informações organizadas, proteger dados sensíveis e otimizar o uso de espaço de armazenamento. É especialmente importante no contexto da LGPD, que estabelece regras rigorosas sobre o tratamento de dados pessoais.

Uma Política de Retenção de Documentos deve ser implementada desde o início das operações de qualquer empresa, independentemente de seu porte. É especialmente crucial durante auditorias fiscais, processos trabalhistas, investigações regulatórias ou quando a empresa precisa comprovar conformidade com requisitos legais.

Esta política é fundamental em momentos de transformação digital, fusões e aquisições, ou quando a empresa lida com volumes significativos de dados pessoais. Também é essencial em situações que exigem demonstração de histórico de compliance, como em processos de due diligence, certificações ISO ou ao responder solicitações de autoridades reguladoras.

• Política de Retenção Geral: abrange todos os tipos de documentos da empresa
• Política de Retenção Departamental: diretrizes específicas para cada setor (RH, Financeiro, Jurídico)
• Política de Retenção Digital: focada em documentos eletrônicos e dados digitais
• Política de Retenção Fiscal: específica para documentos tributários e contábeis
• Política de Retenção de Dados Pessoais: alinhada com a LGPD para gestão de informações pessoais
• Política de Retenção Regulatória: voltada para documentos exigidos por órgãos reguladores

• Empresas: organizações de todos os portes que precisam gerenciar documentos corporativos
• Departamento Jurídico: responsável pela elaboração e revisão da política
• Compliance Officer: encarregado de garantir a conformidade com requisitos legais
• DPO: responsável pela proteção de dados pessoais e conformidade com a LGPD
• Gestores departamentais: responsáveis pela implementação em suas áreas
• Funcionários: obrigados a seguir as diretrizes da política no dia a dia
• Auditores: verificam o cumprimento da política durante auditorias

• Mapeamento de documentos: identificar todos os tipos de documentos mantidos pela empresa
• Requisitos legais: pesquisar prazos de retenção exigidos pela legislação brasileira
• Processos internos: avaliar necessidades operacionais de cada departamento
• Responsabilidades: definir papéis e responsáveis pela gestão documental
• Procedimentos: estabelecer métodos de armazenamento e descarte
• Revisão jurídica: validar conformidade com LGPD e outras regulamentações
• Simplificação: nossa plataforma automatiza esse processo, garantindo uma política completa e em conformidade com a legislação brasileira

• Objetivo e escopo: definição clara da finalidade e abrangência da política
• Base legal: referências à LGPD e outras legislações aplicáveis
• Prazos de retenção: períodos específicos para cada tipo de documento
• Procedimentos de guarda: métodos de armazenamento e proteção
• Processo de descarte: procedimentos seguros de eliminação documental
• Responsabilidades: atribuições de cada área e colaborador
• Medidas de segurança: controles para proteção de dados sensíveis
• Facilitando o processo: nossa plataforma automatiza a criação da política, garantindo inclusão de todos os elementos legais necessários

A Política de Retenção de Documentos é frequentemente comparada com a Data Retention Policy (Política de Retenção de Dados). Embora relacionadas, existem diferenças importantes entre elas.

• A Política de Retenção de Documentos abrange todos os tipos de documentos físicos e digitais, incluindo contratos, relatórios e documentação administrativa
• A Política de Retenção de Dados foca especificamente no tratamento e armazenamento de dados digitais e informações pessoais sob a LGPD
• A primeira estabelece prazos para documentos corporativos em geral
• A segunda concentra-se em dados estruturados em sistemas eletrônicos

Enquanto a Política de Retenção de Documentos visa atender requisitos legais amplos de gestão documental, a Política de Retenção de Dados está mais alinhada com regulamentações específicas de proteção de dados e privacidade.