Le Registre des Cadeaux d'Hospitalité est un document officiel qui répertorie systématiquement tous les cadeaux, invitations, repas d'affaires et autres avantages reçus ou offerts dans le cadre professionnel. Ce registre est une exigence essentielle de la loi Sapin II pour prévenir la corruption et assurer la transparence des relations d'affaires.

Il doit mentionner la nature du cadeau, sa valeur estimée, la date de réception ou d'offre, l'identité du donateur ou du bénéficiaire, ainsi que le contexte professionnel. Ce document permet aux entreprises de démontrer leur conformité aux règles d'éthique et de déontologie professionnelle.

Un Registre des Cadeaux d'Hospitalité doit être utilisé dès qu'une entreprise ou un employé reçoit ou offre des avantages dans le cadre professionnel. Cela inclut notamment les situations où des partenaires commerciaux offrent des cadeaux lors de réunions d'affaires, les invitations à des événements professionnels, ou les repas d'affaires avec des clients.

Ce registre est particulièrement important lors des périodes festives, des salons professionnels, ou des négociations commerciales importantes. Il est essentiel de le tenir à jour régulièrement, idéalement dès la réception ou l'offre d'un avantage, pour garantir la transparence et se conformer aux exigences légales de lutte contre la corruption.

• Registre électronique intégré au système de conformité de l'entreprise, permettant un suivi en temps réel et des rapports automatisés
• Registre papier traditionnel pour les petites structures, avec un classement chronologique des déclarations
• Registre départemental séparé pour les grandes organisations avec plusieurs divisions
• Registre combiné cadeaux et invitations, incluant tous les types d'avantages dans un seul document
• Registre simplifié pour les TPE/PME, avec des champs essentiels uniquement

• Responsables conformité: chargés de créer, maintenir et superviser le registre pour garantir le respect des obligations légales
• Employés: tenus de déclarer tous les cadeaux et avantages reçus ou offerts dans le cadre professionnel
• Dirigeants d'entreprise: responsables de la mise en place et du respect des politiques relatives aux cadeaux
• Auditeurs internes: chargés de vérifier la bonne tenue du registre et sa conformité
• Autorités de contrôle: habilitées à examiner le registre lors d'inspections ou d'enquêtes

• Politique interne: Définir les seuils et critères d'acceptation des cadeaux pour votre entreprise
• Informations essentielles: Collecter la nature, valeur, date et contexte de chaque cadeau
• Identification: Noter les coordonnées complètes des donateurs et bénéficiaires
• Documentation: Rassembler les justificatifs et factures associés
• Validation: Établir un processus d'approbation hiérarchique
• Simplification: Notre plateforme automatise la création et la gestion de votre Registre des Cadeaux d'Hospitalité, garantissant sa conformité juridique

• Identification: Nom et fonction du déclarant et du donateur/bénéficiaire
• Description détaillée: Nature précise et valeur estimée du cadeau ou de l'avantage
• Contexte: Date, lieu et circonstances professionnelles de l'échange
• Validation: Signature du responsable hiérarchique ou du compliance officer
• Traçabilité: Numéro de référence unique pour chaque déclaration
• Conservation: Mention de la durée légale d'archivage
• Simplification: Notre plateforme génère automatiquement un registre conforme à la loi Sapin II, éliminant tout risque d'oubli d'éléments essentiels

Le Registre des Cadeaux d'Hospitalité est souvent comparé à la Records Retention Policy (Politique de Conservation des Documents), mais ces deux documents ont des objectifs et des contenus distincts.

• Objectif principal: Le Registre des Cadeaux d'Hospitalité se concentre spécifiquement sur la documentation des avantages reçus ou offerts, tandis que la Politique de Conservation des Documents couvre la gestion de tous les documents de l'entreprise
• Portée: Le Registre est un document actif qui enregistre des événements spécifiques, alors que la Politique définit des règles générales de conservation
• Contenu: Le Registre contient des détails précis sur chaque cadeau, tandis que la Politique établit des durées de conservation pour différentes catégories de documents

Ces deux documents sont complémentaires : le Registre des Cadeaux d'Hospitalité est lui-même soumis aux règles de conservation définies dans la Politique de Conservation des Documents.