O Formulário de Gestão de Incidentes e Não Conformidades é um documento essencial para o sistema de gestão da qualidade nas organizações brasileiras. Ele serve como ferramenta oficial para registrar, analisar e acompanhar eventos que desviam dos procedimentos padrões estabelecidos ou que representam riscos operacionais.

Este formulário permite documentar detalhadamente a ocorrência, incluindo data, local, pessoas envolvidas, causas raiz, impactos gerados e ações corretivas necessárias. É fundamental para atender aos requisitos da ISO 9001:2015 e outras normas regulatórias brasileiras, além de auxiliar na prevenção de recorrências e melhoria contínua dos processos.

O Formulário de Gestão de Incidentes e Não Conformidades deve ser utilizado sempre que ocorrer qualquer desvio dos procedimentos operacionais padrão ou quando houver situações que comprometam a qualidade e segurança dos processos. Exemplos incluem acidentes de trabalho, falhas em equipamentos críticos, descumprimento de procedimentos internos ou reclamações significativas de clientes.

O formulário também deve ser preenchido quando forem identificadas não conformidades durante auditorias internas ou externas, inspeções de qualidade ou avaliações de conformidade regulatória. É fundamental seu uso imediato após a identificação do incidente, garantindo o registro preciso das informações e a rápida implementação de ações corretivas.

• Formulário de Registro de Incidentes de Segurança do Trabalho - focado em acidentes e quase-acidentes ocupacionais
• Formulário de Não Conformidades da Qualidade - específico para desvios dos padrões ISO 9001
• Formulário de Incidentes Ambientais - destinado ao registro de ocorrências que afetam o meio ambiente
• Formulário de Não Conformidades de Produto - para registro de defeitos e falhas em produtos
• Formulário de Registro de Desvios Regulatórios - voltado para não conformidades com normas e legislações

• Gestores da Qualidade: responsáveis por administrar o sistema de gestão e garantir o tratamento adequado das não conformidades
• Supervisores Operacionais: encarregados de registrar incidentes e implementar ações corretivas em suas áreas
• Técnicos de Segurança: responsáveis por documentar e investigar incidentes relacionados à segurança do trabalho
• Auditores Internos: utilizam o formulário para registrar não conformidades identificadas durante auditorias
• Colaboradores: podem iniciar o preenchimento ao identificar incidentes ou não conformidades em suas atividades

• Dados do Incidente: colete data, hora, local e descrição detalhada da ocorrência
• Pessoas Envolvidas: identifique testemunhas, responsáveis e afetados pelo incidente
• Análise de Causa: determine a causa raiz utilizando metodologias como 5 Por Quês ou Ishikawa
• Ações Corretivas: defina medidas necessárias, prazos e responsáveis pela execução
• Documentação: anexe evidências, fotos e documentos relacionados
• Simplificação: nossa plataforma automatiza o processo de elaboração do formulário, garantindo conformidade com requisitos legais e normativos

• Identificação: número único do registro, data, hora e local do incidente
• Classificação: tipo e gravidade do incidente ou não conformidade
• Descrição Detalhada: relato completo da ocorrência e impactos imediatos
• Análise de Causas: metodologia utilizada e conclusões da investigação
• Plano de Ação: medidas corretivas, preventivas e prazos estabelecidos
• Responsabilidades: assinaturas dos envolvidos e aprovadores
• Acompanhamento: verificação da eficácia das ações implementadas
• Facilitação: nossa plataforma automatiza a inclusão de todos os elementos obrigatórios conforme a legislação brasileira

O Incident and Non-Conformance Management Policy é frequentemente confundido com o Formulário de Gestão de Incidentes e Não Conformidades, porém existem diferenças fundamentais entre estes documentos.

• A Política estabelece diretrizes gerais e compromissos da organização quanto ao gerenciamento de incidentes, enquanto o Formulário é o instrumento prático de registro
• A Política define responsabilidades, fluxos e critérios de classificação; o Formulário documenta casos específicos
• A Política tem caráter permanente e estratégico, já o Formulário é operacional e específico para cada ocorrência
• A Política requer aprovação da alta direção, enquanto o Formulário é preenchido pelos envolvidos diretos no incidente

Ambos os documentos são complementares: a Política fornece o framework para o uso adequado do Formulário na gestão de incidentes e não conformidades.