En France, le traitement des réclamations est encadré par des dispositions légales strictes qui imposent aux entreprises de répondre de manière motivée aux demandes des clients. La lettre de refus de réclamation s'inscrit dans ce cadre juridique et doit respecter certaines formalités pour être valable. Elle constitue une étape importante dans la relation client et peut avoir des conséquences juridiques significatives si elle n'est pas correctement formulée. Le document doit être rédigé avec précision pour éviter tout litige ultérieur et préserver les droits des deux parties.

1. En-tête: Informations d'identification incluant la date, les coordonnées de l'expéditeur et du destinataire

2. Référence: Numéro de dossier, référence client et date de la réclamation initiale

3. Objet: Indication claire du sujet: 'Réponse à votre réclamation du [date]'

4. Introduction: Accusé de réception de la réclamation et résumé de la demande du client

5. Motifs du Refus: Explication détaillée et justifiée des raisons du refus

6. Base Légale: Références aux textes de loi ou clauses contractuelles justifiant la décision

7. Conclusion: Formule de politesse et signature