Como reduzir o tempo de resposta de contratos entre vendas e jurídico

O tempo de retorno de contratos entre vendas e jurídico é o tempo decorrido desde o momento em que um vendedor precisa de um acordo até ter um que possa enviar. A maioria das equipes mede apenas a parte em que um advogado está trabalhando no contrato, e é por isso que o número que o jurídico reporta e o atraso que vendas experimenta quase nunca coincidem.

Essa lacuna é o problema central, e é onde a solução está. Na maioria das empresas de médio porte, a revisão não é a parte lenta. Um advogado consegue ler um formulário de pedido padrão em vinte minutos. O motivo pelo qual levou quatro dias é que o contrato ficou esperando por três deles.

Este guia aborda onde o tempo realmente vai, como medir isso sem iniciar um projeto, as três correções em ordem de retorno, e como identificar se uma ferramenta vai ajudar ou apenas tornar a fila mais rápida.

Tempo de ciclo, tempo de retorno e tempo de fila são três coisas diferentes

Esses termos são usados de forma intercambiável, e a confusão tem um custo alto, porque cada um responde a uma intervenção diferente.

Tempo de ciclo do contrato é toda a vida útil de um acordo, desde a primeira solicitação até a assinatura. Inclui tudo o que a contraparte faz, o que você não controla.

Tempo de retorno é a parte que cabe à sua organização. É o que você pode efetivamente gerenciar.

Tempo de fila é a parte que quase ninguém mede: as horas em que um contrato fica esperando, em uma caixa de entrada, atrás de outros trabalhos, em uma cadeia de aprovação, ou aguardando alguém voltar de férias.

Um ciclo de trinta dias pode facilmente conter quatro dias de retorno e vinte minutos de revisão de fato. Se você acompanha apenas o tempo de ciclo, vai culpar a contraparte. Se acompanha apenas o tempo de retorno, vai concluir que seus advogados são lentos. Nenhuma das duas conclusões costuma ser verdadeira.

O tempo de revisão diminui quando você oferece ao revisor ferramentas melhores. O tempo de fila diminui quando menos coisas precisam de um revisor. Comprar ferramentas para acelerar a revisão quando o problema é o tamanho da fila produz uma versão mais rápida da mesma espera. Esse é o diagnóstico equivocado mais comum e mais caro nas operações de contratos.

Para onde o tempo realmente vai na passagem de vendas para o jurídico

A transição tem cinco pontos onde um contrato pode parar, e apenas um deles é a revisão.

1. Solicitação. Vendas precisa de um acordo e precisa descobrir como pedir. Se o caminho é "enviar mensagem para quem responder", o relógio começa com um atraso que ninguém registra.
2. Triagem. Alguém decide se é padrão, quem é o responsável e qual a urgência. Em equipes sem uma regra de triagem, é aqui que os silêncios mais longos acontecem, porque o contrato não é de ninguém até que seja de alguém.
3. Revisão. Um advogado o lê. É genuinamente a etapa mais rápida para documentos padrão.
4. Aprovação. Muitas vezes, várias pessoas, frequentemente em sequência, às vezes incluindo alguém que nunca reprovou nada.
5. Devolução. Retornar a versão revisada para vendas em um formato que eles possam enviar, o que não é imediato se envolver reformatação ou explicar novamente o que mudou.

As etapas 1, 2, 4 e 5 são fila. A etapa 3 é revisão. Quando as equipes dizem que o jurídico é um gargalo, geralmente se referem às etapas 2 e 4, mas costumam tentar corrigir a etapa 3.

Como medir sem iniciar um projeto

Você não precisa de um sistema para obter uma linha de base honesta. Pegue os últimos vinte acordos padrão e registre três marcações de tempo para cada um.

• A: quando o vendedor fez a primeira solicitação
• B: quando o jurídico o abriu pela primeira vez
• C: quando vendas tinha uma versão que podia enviar

Então:

• Tempo de fila = B menos A
• Tempo de revisão = C menos B
• Tempo de retorno = C menos A

Faça isso apenas para acordos padrão. Misturar um MSA empresarial altamente negociado com vinte formulários de pedido destrói o sinal, porque o contrato complexo domina a média e leva à conclusão de que a revisão é lenta quando o problema é a fila.

Duas conclusões costumam surgir. O tempo de fila é um múltiplo significativo do tempo de revisão. E a variância é pior do que a média, que é o que vendas realmente sente. Um negócio que imprevisível leva seis dias é mais difícil de prever do que um que confiavelmente leva quatro, mesmo que a média pareça similar.

Se você quer um único número para reportar, use a razão entre tempo de fila e tempo de revisão. Ela é mais acionável do que qualquer valor absoluto e indica imediatamente em qual das correções abaixo investir.

As três correções, em ordem de retorno

1. Decida com antecedência o que os acordos padrão podem dizer

Esta é a correção com maior efeito e não requer nenhum software.

A maior parte da revisão de contratos consiste em um advogado re-decidindo algo que a empresa já definiu: qual limite de responsabilidade é aceitável, quais condições de pagamento, qual o prazo de aviso prévio, se uma indenização pode ser mútua. Essas são decisões de política, não julgamentos jurídicos por negócio, e uma vez escritas, deixam de consumir uma revisão a cada vez.

A forma escrita disso é um playbook: sua posição sobre cada cláusula relevante, mais a alternativa que você aceitará, mais o ponto em que deve escalar.

O teste para saber se você realmente tem um não é se existe um documento. É se um vendedor consegue olhar para o markup de uma contraparte e saber, sem perguntar, se é aceitável. Se ainda precisar perguntar, você tem um documento de referência, não um playbook.

Comece com as cinco cláusulas que geram mais idas e vindas. Na maioria dos acordos comerciais, são: limite de responsabilidade, indenizações, condições de pagamento, vigência e rescisão, e proteção de dados. Resolver essas cinco elimina mais fila do que qualquer ferramenta.

2. Permita que as equipes comerciais trabalhem dentro dessas posições

Uma vez definidas as posições, os acordos de rotina não precisam entrar na fila. Vendas gera a partir de um modelo aprovado, verifica o markup da contraparte em relação às posições acordadas, e escala apenas o que estiver fora delas.

A objeção é sempre o risco, e merece uma resposta séria, não uma dispensa.

O autoatendimento aumenta o risco quando significa que as pessoas tomam decisões por julgamento próprio sem orientação. Ele reduz o risco quando significa que as pessoas aplicam decisões que um advogado já tomou. A diferença está inteiramente em se existem ou não as proteções necessárias, e é por isso que a primeira correção vem antes. Invertendo a ordem é como o autoatendimento ganha sua má reputação.

Feito corretamente, isso não é o jurídico perdendo o controle. É o jurídico definindo o padrão uma vez, em vez de reaplicá-lo cinquenta vezes, e tendo visibilidade sobre todos os acordos em vez de revisar todos os acordos. Essa distinção é o ponto central.

É aqui que o GenieAI se encaixa. Ele armazena suas posições acordadas e verifica os contratos recebidos em relação a elas, para que uma equipe comercial possa redigir e revisar e negociar acordos padrão dentro dos limites definidos pelo jurídico, enquanto tudo que estiver fora deles é encaminhado para um advogado. Clientes que trabalham dessa forma relatam fechar negócios 70% mais rápido, e o motivo é a eliminação da fila, não uma leitura mais veloz.

3. Elimine aprovações que existem por conforto

A maioria das cadeias de aprovação contém pelo menos uma etapa que não captura nada.

Os sinais são consistentes. O aprovador nunca reprovou nada. Ele não consegue descrever o que está procurando. Está aprovando algo já coberto por uma etapa anterior. Ou a aprovação existe por causa de um contrato problemático de vários anos atrás e ninguém revisitou isso desde então.

Um exercício útil: para cada aprovação, pergunte o que aconteceria se ela fosse removida. Se ninguém consegue nomear um risco específico que ela captura, é uma notificação, não um controle, e pode se tornar uma. Informar alguém é instantâneo; pedir aprovação a alguém é uma fila.

Cadeias sequenciais merecem atenção especial. Se quatro pessoas precisam aprovar em ordem, o tempo decorrido é a soma de quatro esperas, não de quatro revisões. Aprovações que não dependem umas das outras devem acontecer em paralelo, e a maioria não depende.

Duas regras que funcionam bem na prática: defina um limite de valor abaixo do qual um contrato precisa de um aprovador em vez de três, e torne cada aprovação com prazo definido, para que o silêncio após um período determinado seja contado como aprovação, em vez de um processo em aberto.

Melhorias rápidas que você pode implementar esta semana

As três correções acima são o trabalho estrutural. Estas são as mudanças que não exigem orçamento, software nem projeto, e geralmente movem o número por conta própria.

• Crie uma única entrada para solicitações. Um canal, um formulário, um lugar. A maior parte do atraso de triagem é causada por solicitações chegando em cinco caixas de entrada diferentes, onde cada uma espera pela pessoa que, por acaso, é dona daquela caixa.
• Defina prazo para cada aprovação. Acorde que o silêncio após um período definido, digamos dois dias úteis, conta como aprovado. Aprovações sem prazo são onde os contratos ficam quietos, e ninguém é responsabilizado por um atraso que não tem deadline.
• Defina um limite de valor. Abaixo de um valor contratual acordado, um aprovador em vez de três. A maioria das cadeias de aprovação foi desenhada para o maior negócio que a empresa já fez e depois aplicada a todos os negócios desde então.
• Escreva sua posição sobre cinco cláusulas. Limite de responsabilidade, indenizações, condições de pagamento, vigência e rescisão, proteção de dados. Não precisa ser um playbook completo, apenas essas cinco, acordadas e escritas onde vendas possa consultá-las.
• Publique a meta do jurídico e o resultado atual real. Vendas cobra porque não consegue ver o progresso. Uma meta visível reduz as cobranças, e cobrar é por si só um dreno significativo na capacidade de revisão.
• Meça vinte contratos. O exercício acima leva uma tarde e indica qual das três correções vale o seu trimestre.

Nenhuma dessas medidas exige que alguém trabalhe mais rápido. Todas eliminam a espera, que é onde o tempo realmente está.

Como é o estado ideal

Um estado-alvo que vale a pena perseguir, para uma empresa de médio porte com uma pequena função jurídica interna:

• Acordos padrão, ou seja, seus documentos sem alterações materiais, nunca chegam a um advogado. Vendas gera, envia e fecha. O jurídico os vê no registro.
• Acordos levemente alterados são verificados automaticamente em relação ao playbook. Se o markup estiver dentro das suas posições, vendas prossegue. Se não estiver, apenas as cláusulas problemáticas vão para o jurídico, com o desvio indicado em vez do documento inteiro anexado.
• Acordos genuinamente fora do padrão, ou seja, documentos novos da contraparte, risco incomum ou valor real, recebem uma revisão adequada, porque é para isso que a capacidade do jurídico foi liberada.

O resultado mensurável é que a fila do jurídico contém apenas a terceira categoria. É isso que as pessoas querem dizer quando falam em revisão por exceção, e é um alvo mais útil do que qualquer prazo de retorno, porque descreve a natureza do trabalho em vez de sua velocidade.

Quando uma ferramenta ajuda e quando não vai ajudar

Uma ferramenta ajuda quando a revisão é genuinamente o gargalo: alto volume, complexidade real, ou uma equipe que não consegue acompanhar os contratos que de fato precisam do julgamento de um advogado. Ela também ajuda quando você tem posições definidas, mas não tem como aplicá-las de forma consistente, o que é o caso comum quando um playbook já existe.

Uma ferramenta não vai ajudar se o atraso for estrutural. Se os contratos esperam três dias porque ninguém decidiu quem tem a palavra final, o software não vai resolver isso, e comprar uma plataforma de gestão do ciclo de vida de contratos para resolver um problema de fila é uma forma cara de descobrir isso. A sequência honesta é corrigir o processo de tomada de decisão primeiro, depois automatizar o que sobrar.

A pergunta que vale a pena fazer a um fornecedor não é quanto tempo a ferramenta economiza. É o que acontece quando um contrato está fora dos seus padrões, porque é esse caso que determina se o seu risco realmente diminui ou simplesmente se move para um lugar menos visível.

O que não podemos dizer

Benchmarks publicados de tempo de retorno devem ser tratados com cautela, incluindo os que você encontra em conteúdo de fornecedores e aqueles que parecem autoritativos.

O tempo de retorno varia enormemente com o mix de contratos, o tamanho da empresa, o setor e o ponto em que uma determinada equipe inicia o relógio. A maioria dos dados publicados não declara sua definição, então dois números que parecem comparáveis muitas vezes não são. Um dado de uma empresa com uma função jurídica de dez pessoas e acordos empresariais altamente negociados diz muito pouco se você tem dois advogados e uma pilha de formulários de pedido.

A comparação mais útil é com a sua própria linha de base, medida da mesma forma a cada vez. É por isso que a seção de medição acima é deliberadamente manual. Um número que você mesmo produziu e entende vale mais do que uma média do setor que você não consegue questionar.

Perguntas frequentes

Qual é um bom tempo de retorno de contratos?

Não há um valor universal que valha a pena citar, porque depende do mix de contratos e do ponto em que você inicia o relógio. A medida mais útil é a razão entre tempo de fila e tempo de revisão. Se a fila é várias vezes maior que a revisão, sua oportunidade está no processo, não na velocidade de leitura de alguém.

O tempo de retorno de contratos é o mesmo que o tempo de ciclo?

Não. O tempo de ciclo é toda a vida útil do acordo, incluindo tudo o que a contraparte faz. O tempo de retorno é a parte que cabe à sua organização. Medir apenas o tempo de ciclo oculta onde está o atraso, porque o atraso da contraparte e a sua própria fila parecem idênticos no total.

Por que o jurídico parece sempre ser o gargalo?

Geralmente porque o jurídico é a única etapa com um nome associado. Solicitações aguardando triagem e aprovações esperando na caixa de entrada de alguém são invisíveis na maioria dos relatórios, então todo o atraso recai sobre a etapa que de fato é registrada. Medir o tempo de fila separadamente tende a mover a conversa de culpa para processo com bastante rapidez.

Vendas pode revisar contratos sem um advogado?

Vendas pode trabalhar dentro de posições que um advogado já definiu, o que é diferente de revisar sem participação do jurídico. O risco não é que um não-advogado olhe para um contrato; é que um não-advogado tome uma decisão sem orientação de ninguém. Com posições definidas, os acordos de rotina se tornam uma aplicação de decisões já existentes, não de decisões novas.

O que devemos corrigir primeiro se o jurídico for um gargalo?

Escreva as posições que sua empresa aceita em relação a responsabilidade, indenizações, condições de pagamento, vigência e proteção de dados. Custa uma reunião, não requer software e elimina a maior fonte de revisões repetidas. Toda decisão subsequente, incluindo qualquer decisão sobre ferramentas, fica mais fácil, porque você saberá o que está automatizando.

Como reduzir o tempo de revisão jurídica em acordos de vendas padrão especificamente?

Separe o padrão do não-padrão na entrada, não na revisão. A maior parte do tempo perdido em acordos padrão é gasta estabelecendo que eles são padrão. Se a verificação acontece automaticamente em relação ao seu playbook, os genuinamente padrão nunca consomem capacidade de revisão.

Ir mais rápido significa aceitar mais risco?

Não, se a velocidade vem da eliminação da fila, não da omissão de verificações. Contratos que nunca precisaram do julgamento de um advogado não se tornam mais arriscados por chegar a um cliente mais cedo. O risco aumenta quando você encurta a revisão de acordos que genuinamente a exigiam, o que é o oposto do que a revisão por exceção faz.

Como o GenieAI ajuda com isso?

O GenieAI armazena suas posições acordadas e verifica os contratos em relação a elas, para que as equipes comerciais possam redigir e negociar acordos padrão dentro dos limites definidos pelo jurídico, enquanto o jurídico mantém visibilidade sobre todos os acordos e dedica seu tempo às exceções. Clientes relatam fechar negócios 70% mais rápido como resultado. Há mais informações sobre como as equipes de vendas trabalham dessa forma na nossa página de IA jurídica para equipes de vendas.