Come ridurre i tempi di consegna dei contratti tra sales e legal

Il tempo di risposta sui contratti tra il team commerciale e quello legale è il tempo trascorso dal momento in cui un commerciale ha bisogno di un accordo a quello in cui ha una versione da poter inviare. La maggior parte dei team misura solo la fase in cui un avvocato sta lavorando sul contratto, ed è per questo che il dato riportato dal legale e il ritardo percepito dal commerciale quasi non coincidono mai.

Questo divario è il problema centrale, ed è lì che si trova la soluzione. Nella maggior parte delle aziende mid-market, la revisione non è la parte lenta. Un avvocato può leggere un modulo d'ordine standard in venti minuti. Se ci sono voluti quattro giorni, è perché il contratto ha aspettato per tre di essi.

Questa guida illustra dove va davvero il tempo, come misurarlo senza avviare un progetto apposito, le tre soluzioni in ordine di impatto e come capire se uno strumento vi aiuterà davvero o si limiterà ad accelerare la coda.

Tempo di ciclo, tempo di risposta e tempo di attesa sono tre cose diverse

Questi termini vengono usati in modo intercambiabile e la confusione ha un costo elevato, perché ciascuno richiede un intervento diverso.

Il tempo di ciclo del contratto è l'intera durata di un accordo, dalla prima richiesta alla firma. Include tutto ciò che fa la controparte, su cui non avete alcun controllo.

Il tempo di risposta è la parte di competenza della vostra organizzazione. È ciò che potete effettivamente gestire.

Il tempo di attesa è la parte che quasi nessuno misura: le ore che un contratto trascorre in attesa, in una casella di posta, dietro altri lavori, in una catena di approvazioni, o in attesa che qualcuno rientri da una pausa.

Un ciclo di trenta giorni può facilmente contenere quattro giorni di tempo di risposta e venti minuti di revisione effettiva. Se tracciate solo il tempo di ciclo, incolperete la controparte. Se tracciate solo il tempo di risposta, concluderete che i vostri avvocati sono lenti. Di solito nessuna delle due cose è vera.

Il tempo di revisione si riduce quando si fornisce al revisore strumenti migliori. Il tempo di attesa si riduce quando meno elementi richiedono un revisore. Acquistare strumenti per accelerare la revisione quando il problema è la profondità della coda produce una versione più veloce della stessa attesa. Questa è la diagnosi errata più comune e più costosa nelle operazioni contrattuali.

Dove va davvero il tempo nel passaggio dal commerciale al legale

Il passaggio ha cinque punti in cui un contratto può bloccarsi, e solo uno di essi è la revisione.

1. Richiesta. Il commerciale ha bisogno di un accordo e deve capire come chiederlo. Se il percorso è "scrivi a chiunque risponda", il conteggio parte già con un ritardo che nessuno registra.
2. Smistamento. Qualcuno decide se è standard, chi se ne occupa e quanto è urgente. Nei team privi di una regola di smistamento, è qui che si verificano i silenzi più lunghi, perché il contratto non appartiene a nessuno finché non appartiene a qualcuno.
3. Revisione. Un avvocato lo legge. È genuinamente il passaggio più rapido per la documentazione standard.
4. Approvazione. Spesso coinvolge più persone, spesso in sequenza, a volte incluso qualcuno che non ha mai respinto nulla.
5. Restituzione. Riconsegnare al commerciale la versione revisionata in una forma che possa inviare, operazione che non è immediata se richiede riformattazione o spiegazioni sui cambiamenti apportati.

I passaggi 1, 2, 4 e 5 sono tempo di attesa. Il passaggio 3 è revisione. Quando i team dicono che il legale è un collo di bottiglia, di solito intendono i passaggi 2 e 4, e di solito cercano di intervenire sul passaggio 3.

Come misurarlo senza avviare un progetto

Non serve un sistema per ottenere un punto di partenza attendibile. Prendete gli ultimi venti accordi standard e registrate tre timestamp per ciascuno.

• A: quando il commerciale ha fatto la prima richiesta
• B: quando il legale l'ha aperto per la prima volta
• C: quando il commerciale aveva una versione da poter inviare

Quindi:

• Tempo di attesa = B meno A
• Tempo di revisione = C meno B
• Tempo di risposta = C meno A

Fatelo solo per gli accordi standard. Inserire un MSA enterprise oggetto di intensa negoziazione tra venti moduli d'ordine distrugge il segnale, perché il contratto complesso domina la media e vi porta a concludere che la revisione è lenta quando il problema è la coda.

Di solito emergono due dati. Il tempo di attesa è un multiplo significativo del tempo di revisione. E la varianza è peggio della media, il che è ciò che il commerciale percepisce davvero. Un affare che imprevedibilmente richiede sei giorni è più difficile da pianificare di uno che richiede in modo affidabile quattro, anche se la media appare simile.

Se volete un solo numero da riportare, usate il rapporto tra tempo di attesa e tempo di revisione. È più utile di qualsiasi valore assoluto e vi dice immediatamente su quale delle soluzioni seguenti investire.

Le tre soluzioni, in ordine di impatto

1. Decidete in anticipo cosa possono contenere gli accordi standard

Questa è la soluzione con l'effetto maggiore e non richiede alcun software.

La maggior parte delle revisioni contrattuali consiste in un avvocato che ridecide qualcosa che l'azienda aveva già stabilito: quale massimale di responsabilità è accettabile, quali termini di pagamento, quanto deve durare un periodo di preavviso, se un'indennità può essere reciproca. Queste sono decisioni di policy, non valutazioni legali specifiche per ogni operazione, e una volta messe per iscritto smettono di richiedere una revisione ogni volta.

La forma scritta di tutto ciò è un playbook: la vostra posizione su ogni clausola rilevante, la soluzione alternativa che siete disposti ad accettare e il punto in cui è necessario escalare.

La verifica per capire se ne avete davvero uno non consiste nell'esistenza di un documento. Consiste nel fatto che un commerciale possa guardare le modifiche proposte dalla controparte e sapere, senza chiedere, se sono accettabili. Se devono ancora chiedere, avete un documento di riferimento, non un playbook.

Partite dalle cinque clausole che generano più botta e risposta. Nella maggior parte degli accordi commerciali si tratta di massimale di responsabilità, indennità, termini di pagamento, durata e risoluzione, e protezione dei dati. Definire quelle cinque voci elimina più code di qualsiasi strumento.

2. Permettete ai team commerciali di lavorare all'interno di quelle posizioni

Una volta definite le posizioni, gli accordi di routine non devono entrare nella coda. Il commerciale genera il documento da un template approvato, confronta le modifiche della controparte con le posizioni concordate ed esegue l'escalation solo di ciò che esula da esse.

L'obiezione è sempre il rischio, e merita una risposta seria anziché una smentita.

Il self-serve aumenta il rischio quando significa che le persone fanno valutazioni discrezionali senza una guida. Riduce il rischio quando significa che le persone applicano decisioni già prese da un avvocato. La differenza dipende interamente dall'esistenza dei guardrail, motivo per cui la prima soluzione viene prima. Invertire l'ordine è il modo in cui il self-serve si guadagna la sua cattiva reputazione.

Fatto correttamente, questo non significa che il legale perde il controllo. Significa che il legale definisce lo standard una volta sola anziché applicarlo cinquanta volte, e vede ogni accordo anziché rivedere ogni accordo. Questa distinzione è il punto centrale.

È qui che si inserisce GenieAI. Conserva le vostre posizioni concordate e verifica i contratti in ingresso rispetto a esse, così un team commerciale può redigere e rivedere e negoziare gli accordi standard entro i limiti definiti dal legale, mentre tutto ciò che esula viene indirizzato a un avvocato. I clienti che lavorano in questo modo riferiscono di chiudere con il 70% di velocità in più, e il motivo è l'eliminazione della coda, non una lettura più rapida.

3. Rimuovete le approvazioni che esistono per rassicurazione

La maggior parte delle catene di approvazione contiene almeno un passaggio che non blocca nulla.

I segnali sono chiari. L'approvatore non ha mai respinto nulla. Non riesce a descrivere cosa sta cercando. Sta approvando qualcosa già coperto da un passaggio precedente. Oppure l'approvazione esiste a causa di un contratto problematico avvenuto diversi anni fa e nessuno l'ha mai riesaminata.

Un esercizio utile: per ogni approvazione, chiedetevi cosa succederebbe se venisse rimossa. Se nessuno riesce a nominare un rischio specifico che intercetta, è una notifica più che un controllo, e può diventare tale. Informare qualcuno è istantaneo; chiedere a qualcuno è una coda.

Le catene sequenziali meritano un'attenzione particolare. Se quattro persone devono approvare in ordine, il tempo trascorso è la somma di quattro attese, non di quattro revisioni. Le approvazioni che non dipendono l'una dall'altra dovrebbero avvenire in parallelo, e nella maggior parte dei casi non dipendono l'una dall'altra.

Due regole che funzionano bene in pratica: stabilire una soglia di valore al di sotto della quale un contratto richiede un solo approvatore anziché tre, e fissare una scadenza per ogni approvazione, così il silenzio oltre un certo periodo vale come approvazione anziché come un ciclo aperto.

Azioni rapide che potete mettere in atto questa settimana

Le tre soluzioni sopra descritte sono il lavoro strutturale. Questi sono i cambiamenti che non richiedono budget, software né progetti, e di solito spostano il numero da soli.

• Date alle richieste un unico punto di ingresso. Un canale, un modulo, un posto. La maggior parte dei ritardi di smistamento è causata da richieste che arrivano in cinque caselle di posta diverse, dove ciascuna attende la persona che per caso gestisce quella casella.
• Fissate una scadenza per ogni approvazione. Stabilite che il silenzio oltre un certo periodo, ad esempio due giorni lavorativi, vale come approvato. Le approvazioni senza scadenza sono il luogo in cui i contratti scompaiono, e nessuno è mai responsabile di un ritardo senza termine.
• Stabilite una soglia di valore. Al di sotto di un valore contrattuale concordato, un approvatore anziché tre. La maggior parte delle catene di approvazione è stata progettata per l'operazione più grande che l'azienda abbia mai concluso e poi applicata a ogni operazione successiva.
• Mettete per iscritto la vostra posizione su cinque clausole. Massimale di responsabilità, indennità, termini di pagamento, durata e risoluzione, protezione dei dati. Non un playbook completo, solo quelle cinque, concordate e scritte dove il commerciale possa vederle.
• Pubblicate l'obiettivo del legale e l'effettivo attuale. Il commerciale sollecita perché non riesce a vedere i progressi. Un obiettivo visibile riduce i solleciti, e i solleciti stessi sono un drenaggio significativo della capacità di revisione.
• Misurate venti contratti. L'esercizio descritto sopra richiede un pomeriggio e vi dice quale delle tre soluzioni vale il vostro trimestre.

Nessuna di queste richiede che qualcuno lavori più velocemente. Tutte eliminano l'attesa, che è dove il tempo si trova davvero.

Come appare un buon risultato

Uno stato obiettivo verso cui tendere, per un'azienda mid-market con una piccola funzione legale interna:

• Gli accordi standard, ovvero la vostra documentazione senza modifiche sostanziali, non raggiungono mai un avvocato. Il commerciale genera, invia e chiude. Il legale li vede nel registro.
• Gli accordi leggermente modificati vengono verificati automaticamente rispetto al playbook. Se le modifiche rientrano nelle vostre posizioni, il commerciale procede. In caso contrario, solo le clausole problematiche vengono inviate al legale, con la deviazione segnalata anziché l'intero documento allegato.
• Gli accordi genuinamente non standard, ovvero documentazione nuova della controparte, rischi insoliti o valore reale, ricevono una revisione appropriata, perché è per questo che la capacità del legale è stata liberata.

Il risultato misurabile è che la coda del legale contiene solo la terza categoria. Questo è ciò che le persone intendono quando parlano di revisione per eccezione, ed è un obiettivo più utile di qualsiasi dato sul tempo di risposta, perché descrive la forma del lavoro piuttosto che la sua velocità.

Quando uno strumento aiuta e quando non lo fa

Uno strumento aiuta quando la revisione è davvero il vincolo: volumi elevati, complessità reale, o un team che non riesce a stare al passo con i contratti che richiedono effettivamente il giudizio di un avvocato. Aiuta anche quando avete delle posizioni ma nessun modo per applicarle in modo coerente, il che è il caso comune una volta che esiste un playbook.

Uno strumento non aiuterà se il ritardo è strutturale. Se i contratti aspettano tre giorni perché nessuno ha deciso chi prende la decisione, il software non lo risolve, e acquistare una piattaforma di contract lifecycle management per risolvere un problema di accodamento è un modo costoso per scoprirlo. La sequenza corretta è risolvere prima il processo decisionale, poi automatizzare ciò che rimane.

La domanda che vale la pena porre a un fornitore non è quanto tempo fa risparmiare il suo strumento. È cosa succede quando un contratto esula dai vostri standard, perché è questo il caso che determina se il vostro rischio si riduce davvero o si sposta semplicemente in un posto meno visibile.

Cosa non possiamo dirvi

I benchmark pubblicati sui tempi di risposta vanno trattati con cautela, compresi quelli che trovate nei contenuti dei fornitori e quelli che sembrano autorevoli.

Il tempo di risposta varia enormemente in base alla composizione dei contratti, alle dimensioni dell'azienda, al settore e a dove il singolo team avvia il conteggio. La maggior parte dei dati pubblicati non indica la propria definizione, quindi due numeri che sembrano comparabili spesso non lo sono. Un dato proveniente da un'azienda con una funzione legale di dieci persone e accordi enterprise oggetto di intensa negoziazione vi dice ben poco se avete due avvocati e una serie di moduli d'ordine.

Il confronto più utile è con la vostra baseline, misurata nello stesso modo ogni volta. Per questo motivo la sezione sulla misurazione sopra riportata è deliberatamente manuale. Un numero che avete prodotto e capite vale più di una media di settore che non riuscite a interrogare.

Domande frequenti

Qual è un buon tempo di risposta sui contratti?

Non esiste un dato universale degno di essere citato, perché dipende dalla composizione dei contratti e da dove si avvia il conteggio. La misura più utile è il rapporto tra tempo di attesa e tempo di revisione. Se l'attesa è un multiplo significativo della revisione, la vostra opportunità sta nel processo piuttosto che nella velocità di lettura.

Il tempo di risposta sui contratti è uguale al tempo di ciclo?

No. Il tempo di ciclo è l'intera durata dell'accordo, incluso tutto ciò che fa la controparte. Il tempo di risposta è la parte di competenza della vostra organizzazione. Misurare solo il tempo di ciclo nasconde dove si trova il ritardo, perché il ritardo della controparte e il vostro accodamento appaiono identici nel totale.

Perché il legale sembra sempre essere il collo di bottiglia?

Di solito perché il legale è l'unico passaggio con un nome associato. Le richieste in attesa di smistamento e le approvazioni in attesa nella casella di qualcuno sono invisibili nella maggior parte dei report, così l'intero ritardo si attribuisce al passaggio che viene effettivamente registrato. Misurare il tempo di attesa separatamente tende a spostare la conversazione dalla ricerca di colpevoli all'analisi del processo abbastanza rapidamente.

Può il commerciale rivedere i contratti senza un avvocato?

Il commerciale può lavorare all'interno di posizioni già definite da un avvocato, il che è diverso dalla revisione senza input legale. Il rischio non sta nel fatto che una persona non avvocato guardi un contratto; sta nel fatto che faccia una valutazione senza che nessuno l'abbia guidata. Con le posizioni definite, gli accordi di routine diventano un'applicazione di decisioni già prese, non nuove decisioni.

Cosa dovremmo risolvere per primo se il legale è un collo di bottiglia?

Mettete per iscritto le posizioni che la vostra azienda è disposta ad accettare su responsabilità, indennità, termini di pagamento, durata e protezione dei dati. Costa una riunione, non richiede software e rimuove la principale fonte di revisioni ripetute. Ogni decisione successiva, compresa qualsiasi decisione sugli strumenti, diventa più semplice, perché saprete cosa state automatizzando.

Come possiamo ridurre il tempo di revisione legale sugli accordi di vendita standard nello specifico?

Separare gli accordi standard da quelli non standard in fase di ricezione anziché in fase di revisione. La maggior parte del tempo perso sugli accordi standard viene spesa per stabilire che sono effettivamente standard. Se la verifica avviene automaticamente rispetto al vostro playbook, quelli genuinamente standard non consumano mai capacità di revisione.

Andare più veloce significa accettare più rischi?

No, se la velocità deriva dall'eliminazione dell'attesa piuttosto dal salto dei controlli. I contratti che non richiedevano il giudizio di un avvocato non diventano più rischiosi raggiungendo prima il cliente. Il rischio aumenta quando si accorcia la revisione di accordi che la richiedevano davvero, il che è l'opposto di ciò che fa la revisione per eccezione.

Come aiuta GenieAI in questo?

GenieAI conserva le vostre posizioni concordate e verifica i contratti rispetto a esse, così i team commerciali possono redigere e negoziare gli accordi standard entro i limiti definiti dal legale, mentre il legale mantiene la visibilità su ogni accordo e dedica il proprio tempo alle eccezioni. I clienti riferiscono di chiudere con il 70% di velocità in più come risultato. Trovate ulteriori informazioni su come i team commerciali lavorano in questo modo nella nostra pagina legal AI for sales teams.