Notificação de Preservação de Prova Modelo para Brasil

Envie uma Notificação de Preservação de Prova imediatamente quando sua empresa souber sobre um possível processo ou receber uma reclamação legal. Isso inclui situações como acidentes de trabalho, reclamações de discriminação, disputas contratuais ou quando órgãos reguladores federais começam a investigar seu negócio. O fundamental é agir rapidamente assim que você razoavelmente espera uma ação legal.

Emita essas notificações quando funcionários relatarem incidentes graves, após falhas importantes de produtos ou após violações de dados que possam resultar em processos. A distribuição rápida ajuda a proteger sua organização contra acusações de destruição de prova. Muitos tribunais esperam ver evidência de que você enviou notificações de preservação prontamente após tomar conhecimento de possível litigância.

• Notificação Padrão de Preservação: Versão básica cobrindo registros comerciais rotineiros, emails e arquivos digitais. Normalmente usada para disputas comerciais diretas.
• Notificação Específica por Departamento: Adaptada para equipes específicas como TI, Recursos Humanos ou Financeiro, com instruções detalhadas sobre seus tipos únicos de registros.
• Notificação Focada em Dados: Versão especializada para preservação de prova eletrônica, bancos de dados e comunicações digitais, frequentemente usada em casos de cibersegurança ou privacidade.
• Notificação Abrangente Corporativa: Versão compreensiva cobrindo múltiplas localizações, departamentos e subsidiárias para litigância corporativa complexa.
• Notificação para Terceiros: Formato modificado para fornecedores, contratados ou parceiros comerciais que podem deter prova relevante.

• Departamento Jurídico: Cria e gerencia o processo de aviso de preservação, determina o escopo e aconselha sobre requisitos de conformidade.
• Equipes de TI: Implementam medidas técnicas de preservação em sistemas digitais e auxiliam na identificação de fontes de dados relevantes.
• Gerentes de Departamento: Garantem que suas equipes compreendam e sigam os requisitos de preservação, reportam possíveis violações.
• Funcionários: Devem preservar documentos e dados especificados após notificados, independentemente de seu cargo ou departamento.
• Equipe de Gestão de Registros: Suspendem cronogramas normais de exclusão e auxiliam na coordenação dos esforços de preservação.
• Assessoria Externa: Frequentemente revisa avisos de preservação e aconselha sobre escopo e estratégia de distribuição.

• Identificar Escopo: Liste todos os documentos relevantes, tipos de dados e sistemas que necessitam preservação.
• Mapear Atores-Chave: Documente quais funcionários, departamentos e terceiros possuem informações relevantes.
• Definir Período de Tempo: Estabeleça o intervalo de datas para preservação, incluindo registros históricos e futuros.
• Redigir Instruções: Crie passos claros para preservar diferentes tipos de registros, desde emails até documentos físicos.
• Revisar Sistemas: Verifique políticas de exclusão automatizada, cronogramas de backup e processos de arquivo que necessitam modificação.
• Plano de Distribuição: Crie lista de destinatários e sistema de rastreamento para confirmar entrega do aviso e reconhecimento.

• Descrição do Aviso: Exposição clara explicando a obrigação legal de preservar provas e o motivo da retenção.
• Definição do Escopo: Lista detalhada de documentos, tipos de dados e informações que devem ser preservados.
• Período de Tempo: Data específica de início e duração do requisito de retenção.
• Instruções de Preservação: Orientações passo a passo sobre como manter diferentes tipos de registros.
• Seção de Reconhecimento: Espaço para os destinatários confirmarem o recebimento e compreensão.
• Informações de Contato: Pessoa designada ou departamento para dúvidas sobre conformidade.
• Declaração de Consequências: Descrição das sanções potenciais por não conformidade.

Um Aviso de Preservação de Provas difere significativamente de um Aviso de Inadimplência tanto em propósito quanto em momento de aplicação. Embora ambos os documentos funcionem como notificações formais, eles abordam situações jurídicas distintas e geram obrigações diferentes.

• Propósito: Um Aviso de Preservação de Provas preserva evidências para possíveis processos judiciais, enquanto um Aviso de Inadimplência alerta as partes sobre violações contratuais ou obrigações não cumpridas.
• Momento: Avisos de preservação são preventivos e emitidos antes ou durante a litispendência, enquanto avisos de inadimplência geralmente vêm após um descumprimento ter ocorrido.
• Escopo: Avisos de preservação se aplicam amplamente a todos os documentos e dados relevantes, enquanto avisos de inadimplência focam especificamente nos termos descumpridos ou pagamentos não realizados.
• Destinatários: Avisos de preservação vão para todos que possam ter informações relevantes, enquanto avisos de inadimplência se dirigem apenas à parte inadimplente.
• Efeito Legal: Avisos de preservação criam deveres de manutenção de provas, enquanto avisos de inadimplência frequentemente iniciam períodos de cura ou processos de rescisão.