Como a equipe comercial do HoSt Group analisa contratos sem departamento jurídico.

No setor de biogás, os negócios não esperam. Quando uma empresa de energia precisa construir uma instalação, existe uma janela de oportunidade. As licenças expiram. O financiamento tem prazos. E, em algum ponto no meio de tudo isso, um contrato EPC de 100 páginas fica na mesa de alguém, esperando para ser revisado.

Na HoSt Group, essa pessoa geralmente não é advogada.

A HoSt é uma das principais fornecedoras de tecnologia do setor de biogás. São 700 pessoas em sete escritórios pelo mundo, com sede na Holanda, e projetos em andamento na Europa e na América do Norte. Eles projetam e vendem a tecnologia que empresas industriais usam para construir instalações de biogás. É um trabalho complexo, com altos riscos, prazos longos e contratos escritos em uma linguagem que a maioria dos vendedores nunca foi treinada para interpretar.

Ainda assim, a equipe comercial sempre conduziu suas próprias negociações. Sem departamento jurídico interno. Apenas uma equipe de vendedores e engenheiros que aprenderam a ler contratos na prática, apoiados por advogados externos quando as coisas ficavam realmente sérias.

Por anos, esse modelo funcionou bem o suficiente. Depois a equipe cresceu. O volume de negócios cresceu mais rápido ainda. E tudo começou a ficar mais lento.

Onde as rachaduras apareceram.

Jafeth Bulsink é Head of Sales na Bright Renewables, uma das empresas do grupo HoSt. Ele viu a pressão aumentar em tempo real.

“Muitas das dúvidas das negociações acabavam chegando ao nível da gerência”, diz Jafeth. “O que então se tornava o gargalo de todas as negociações.”

O padrão era sempre o mesmo. Um vendedor recebia um contrato, lia tudo, ficava travado em algo que parecia arriscado e escalava para cima. Multiplique isso por uma equipe crescente em vários países, e a camada de gerência se transformava em uma fila.

O problema mais profundo não era capacidade. Era confiança. Nem todo profissional comercial conseguia identificar os riscos escondidos na linguagem jurídica. E os que conseguiam, aprenderam da maneira mais difícil.

“Nem todo profissional comercial tem formação jurídica”, explica Jafeth. “Ou leva bastante tempo para treinar as pessoas a negociar contratos com os clientes, ou elas simplesmente não percebiam os riscos do que estávamos acordando sem consultar uma assessoria jurídica externa.”

Quando algo realmente importante surgia, um projeto grande ou um tipo de contrato que nunca tinham visto antes, a HoSt trazia advogados externos. Mas para os acordos do dia a dia, os NDAs e os termos comerciais padrão que formam a maior parte do trabalho? A equipe estava por conta própria.

Cem páginas, cláusula por cláusula.

Rahul Ranjan sabe bem como isso funciona na prática. Como Sales Engineer na HoSt Bioenergy, ele atende os mercados da Ásia e dos Estados Unidos. Seus dias são uma mistura de avaliar solicitações de clientes, fazer cálculos preliminares e participar de reuniões com clientes. Mas uma parte significativa do seu tempo é dedicada a contratos. Especificamente, contratos Orgoline e Redbook, acordos EPC e estruturas específicas de cada país, que variam conforme a jurisdição.

Antes da GenieAI, o processo de revisão era manual. Linha por linha. Cláusula por cláusula.

“Era um pouco tedioso”, diz Rahul. “Passar pelos documentos do contrato linha por linha, só para ter certeza de que a empresa está protegida dos riscos. E quando o assunto é mais sério, contratamos um advogado externo para revisar e propor alterações. Depois você negocia com o cliente, ajusta o acordo e chega a uma versão final.”

Um ciclo típico de contrato levava de dois a três meses. Às vezes quatro, dependendo da complexidade e do cliente. Mas só a etapa de revisão, antes de qualquer negociação, já consumia horas por dia durante semanas. Um documento de 100 páginas com apenas 20 ou 30 cláusulas críticas ainda exigia a leitura de cada página.

E depois havia o problema do controle de versões. Várias pessoas trabalhando no mesmo documento. Comentários em camadas sobre comentários. Controle de alterações que, às vezes, simplesmente não era controlado.

“Às vezes as pessoas não são muito organizadas. Você perde a rastreabilidade de quem mudou o quê, quem fez o quê e qual foi o raciocínio por trás disso. Nós tentamos ser um pouco organizados, mas ainda assim é uma confusão manter tudo estruturado.”

Quando o projeto era urgente, o que no setor de energia costuma ser o caso, a equipe não tinha escolha a não ser esperar. Esperar pelo advogado externo. Esperar pelo advogado do cliente. Esperar por um retorno que, com a GenieAI, eles mesmos poderiam ter gerado.

“Dependíamos do cronograma de outra pessoa”, diz Rahul. “Coisas que agora conseguimos fazer facilmente com a GenieAI.”

A escolha pela GenieAI.

A decisão de adotar uma revisão de contratos com IA veio de uma necessidade prática. A HoSt avaliou várias opções, buscando algo que se integrasse aos fluxos de trabalho já existentes e que pudesse ser escalado para todo o grupo.

“O motivo pelo qual escolhemos a GenieAI foi que ela nos oferecia um pacote completo, com as partes mais integradas de que precisávamos”, diz Jafeth. “Ela conseguia comparar contratos com o modelo padrão de termos que já tínhamos. E, com o pacote enterprise, todo o grupo podia usá-la internamente.”

Esse último ponto foi importante. A HoSt Group não é uma única empresa. É um grupo de empresas que opera em vários países europeus e na América do Norte. Jurisdições diferentes. Estruturas jurídicas diferentes. Padrões contratuais diferentes. A configuração enterprise permitiu que todos os 25 usuários comerciais trabalhassem dentro da GenieAI, cada um com o contexto jurídico correto para o seu país.

“Gostamos muito do fato de poder usá-la de forma diferente por país, de acordo com as estruturas jurídicas aplicáveis em cada país”, acrescenta Jafeth.

Como funciona na prática.

Hoje, quando um contrato chega à mesa de Rahul, seja uma minuta criada pela HoSt ou uma recebida de um cliente, o primeiro passo é fazer o upload para a GenieAI.

A plataforma faz uma análise de risco com base no próprio playbook da equipe. A HoSt criou um conjunto de condições-limite padrão, e a GenieAI verifica cada cláusula em relação a esses limites. Ela sinaliza os problemas por nível de severidade. E adapta sua perspectiva dependendo se a HoSt está atuando como contratada ou como compradora.

“Em vez de passar por cada linha, você pode primeiro passar pelos pontos críticos e verificar se realmente representam um risco para você ou não”, explica Rahul. “Um documento de 100 páginas que levaria uma semana para mim, a GenieAI faz em poucos minutos. Ela resume os pontos principais. Depois você vai direto às cláusulas específicas onde estão as preocupações.”

Mas o que realmente mudou o jogo para Rahul não foi a velocidade. Foi a capacidade de responder por escrito.

Em negociações de contrato, ter uma opinião sobre uma cláusula não basta. É preciso expressar essa opinião em linguagem contratual. Do tipo de redação precisa e juridicamente sólida que se sustenta em um tribunal. Antes da GenieAI, isso exigia um advogado. Agora a equipe consegue fazer isso por conta própria.

“Às vezes temos ideias, mas essas ideias precisam estar em linguagem contratual”, diz Rahul. “A gente coloca nossas ideias, o objetivo, e a GenieAI ajusta a cláusula de acordo com a legislação aplicável. Assim, todo mundo pode contribuir, mesmo sem formação jurídica.”

É uma mudança que vai além da otimização de processos. Ela transforma quem, dentro da equipe, pode participar de forma relevante de uma negociação.

Os resultados.

Revisões de contrato que costumavam consumir de duas a três horas por dia durante duas semanas agora são feitas em poucas horas no total.

“Às vezes é até mais do que isso, dependendo do quanto de risco existe”, acrescenta Rahul.

Para Jafeth, o impacto aparece na velocidade voltada para o cliente. “Conseguimos acelerar os tempos de resposta entre receber um contrato ou um NDA e devolvê-lo ao cliente. Esse foi o grande impacto que tivemos.”

Mas a mudança menos visível pode ser a mais importante. Pela primeira vez, a HoSt tem um processo padronizado de revisão de contratos.

“Agora temos um playbook”, diz Rahul. “Se cinco pessoas estão revisando o mesmo documento, todas seguem o mesmo playbook padrão. Antes, cada um fazia a revisão do seu próprio jeito. Isso torna tudo mais estruturado.”

A equipe ainda usa advogados externos. Isso não mudou. Mas o escopo diminuiu. Em vez de enviar cada página de cada contrato para a assessoria jurídica, eles concentram a expertise externa nos itens realmente críticos. O restante é resolvido internamente.

“Coisas básicas você resolve facilmente com a GenieAI”, diz Rahul. “Para os casos críticos, quando você não tem certeza, sempre pode recorrer a um advogado. Mas pelo menos você já tem uma primeira minuta pronta. 80% do que você precisaria de um advogado já está resolvido.”

Jafeth percebe o efeito mais amplo nas capacidades da sua equipe. “Nosso pessoal comercial recebe mais informações para identificar quais riscos existem no contrato, riscos que provavelmente não veriam antes. Eles estão ganhando conhecimento e construindo a confiança para conduzir as negociações de contrato por conta própria.”

Um preview do Genie 3.0.

Durante uma visita recente, Rahul teve um primeiro contato com os recursos que estão por vir no Genie 3.0. Sua reação foi sem filtros.

“O que estávamos usando era talvez nível dois. Isso aqui é quase nível oito ou nove. Os recursos simplesmente explodiram.”

O preview mostrou a análise de múltiplos documentos, a capacidade de trabalhar em vários contratos ao mesmo tempo. Conhecimento que se estende por toda a empresa e que passa de um projeto para outro. E algo que Rahul sentia falta. A capacidade de perguntar à GenieAI quais termos foram acordados em negócios anteriores e aplicar esse contexto a novas negociações.

“Quando você está trabalhando em um novo contrato, pode perguntar à GenieAI quais foram os últimos termos acordados, o que assinamos ao longo dos anos. Assim você conhece seus limites e a GenieAI também os conhece. Ela propõe alterações de acordo com isso.”

Ele fez uma pausa por um momento, procurando a forma certa de dizer isso.

“Um advogado só analisaria um contrato. A GenieAI tem um banco de dados de todos os seus contratos. Ela sabe o que foi assinado no passado. Então é como um advogado, mas um advogado inteligente.”

Para uma empresa de 700 pessoas que negocia projetos complexos de energia entre continentes, isso não é apenas uma atualização de recursos. É o tipo de mudança que altera a velocidade com que você consegue avançar.

“Estou muito animado para usar”, diz Rahul. “Nós testamos. Ela consegue fazer quase qualquer tarefa que sugerimos. Ficamos muito, muito satisfeitos.”