Dans l’industrie du biogaz, les affaires n’attendent pas. Lorsqu’une entreprise énergétique doit construire une installation, il y a une fenêtre d’opportunité. Les permis expirent. Les financements ont des échéances. Et au milieu de tout cela, un contrat EPC de 100 pages attend sur le bureau de quelqu’un, en attente d’être examiné.
Chez HoSt Group, cette personne n’est généralement pas juriste.
HoSt est l’un des principaux fournisseurs de technologies dans le secteur du biogaz. 700 collaborateurs répartis dans sept bureaux dans le monde, avec son siège aux Pays-Bas, et des projets menés en Europe et en Amérique du Nord. L’entreprise conçoit et vend la technologie que les acteurs industriels utilisent pour construire des installations de biogaz. C’est un travail complexe, avec des enjeux élevés, des délais longs et des contrats rédigés dans un langage que la plupart des commerciaux n’ont jamais été formés à interpréter.
Et pourtant, l’équipe commerciale a toujours géré ses propres négociations. Aucun service juridique interne. Juste une équipe de commerciaux et d’ingénieurs qui ont appris à lire des contrats sur le terrain, épaulés par des avocats externes lorsque les choses devenaient vraiment sérieuses.
Pendant des années, ce modèle a plutôt bien fonctionné. Puis l’équipe s’est agrandie. Le volume d’affaires a augmenté plus vite encore. Et tout a commencé à ralentir.
Là où les failles sont apparues.
Jafeth Bulsink est directeur commercial chez Bright Renewables, l’une des entreprises du groupe HoSt. Il a vu la pression monter en temps réel.
« Beaucoup des questions posées pendant les négociations finissaient par remonter au niveau de la direction, » explique Jafeth. « Ce qui devenait alors le goulot d’étranglement de toutes les négociations. »
Le schéma était constant. Un commercial recevait un contrat, le lisait, restait bloqué sur un point qui semblait risqué, puis le faisait remonter à la direction. Multipliez cela par une équipe en pleine croissance répartie dans plusieurs pays, et le niveau managérial devenait une file d’attente.
Le problème de fond n’était pas la capacité. C’était la confiance. Tous les commerciaux n’étaient pas capables de repérer les risques cachés dans le langage juridique. Et ceux qui le pouvaient l’avaient appris à leurs dépens.
« Tous les commerciaux n’ont pas de formation juridique, » explique Jafeth. « Il faut soit beaucoup de temps pour former les gens à négocier des contrats avec leurs clients, soit les gens ne voyaient pas vraiment les risques de ce que nous acceptions sans faire appel à un conseil juridique externe. »
Lorsqu’un enjeu vraiment important se présentait, un grand projet ou un type de contrat jamais vu auparavant, HoSt faisait appel à des avocats externes. Mais pour les accords du quotidien, les NDA et les conditions commerciales standard qui constituaient la majeure partie de la charge de travail ? L’équipe se retrouvait seule.
« Je peux me comporter comme un avocat. Tout le monde a des idées, mais tout le monde n’a pas la compétence pour les rédiger dans un langage contractuel. C’est là que GenieAI aide. »
Cent pages, clause par clause.
Rahul Ranjan sait à quoi cela ressemble concrètement. En tant qu’ingénieur commercial chez HoSt Bioenergy, il couvre les marchés d’Asie et des États-Unis. Ses journées sont un mélange d’évaluation des demandes clients, de calculs préliminaires et de réunions avec les clients. Mais une partie importante de son temps est consacrée aux contrats. Plus précisément, aux contrats Orgoline et Redbook, aux accords EPC, et aux cadres juridiques propres à chaque pays, qui varient selon la juridiction.
Avant GenieAI, le processus de révision était manuel. Ligne par ligne. Clause par clause.
« C’était un peu fastidieux, » dit Rahul. « Parcourir les documents contractuels ligne par ligne, juste pour être sûr que l’entreprise est protégée contre les risques. Et quand c’est un peu sérieux, nous faisons appel à un avocat externe pour examiner le contrat et proposer des modifications. Ensuite, on négocie avec le client, on ajuste l’accord, et on arrive à une version finale. »
Un cycle contractuel classique prenait deux à trois mois. Parfois quatre, selon la complexité et le client. Mais la seule phase de révision, avant même toute négociation, consommait déjà des heures chaque jour pendant des semaines. Un document de 100 pages ne contenant que 20 ou 30 clauses critiques exigeait quand même de lire chaque page.
Et il y avait aussi le problème de la gestion des versions. Plusieurs personnes travaillant sur le même document. Des commentaires empilés sur d’autres commentaires. Un suivi des modifications qui, parfois, n’en suivait aucune.
« Parfois, les gens ne sont pas vraiment organisés. On perd la traçabilité de qui a changé quoi, qui a fait quoi, et le raisonnement derrière. On a essayé d’être un peu organisés, mais c’est quand même un casse-tête de tout garder structuré. »
Analyse des risques dans GenieAI. Le playbook de l’équipe est appliqué à chaque clause. Les indicateurs de gravité font ressortir en premier les points critiques, pour que les relecteurs commencent là où c’est important.
Lorsque le projet était soumis à des délais serrés, ce qui est souvent le cas dans le secteur de l’énergie, l’équipe n’avait pas d’autre choix que d’attendre. Attendre l’avocat externe. Attendre l’avocat du client. Attendre des retours qu’elle aurait pu, avec GenieAI, générer elle-même.
« Nous dépendions du calendrier de quelqu’un d’autre, » dit Rahul. « Des choses que nous pouvons désormais facilement faire nous-mêmes avec GenieAI. »
Le choix de GenieAI.
La décision d’adopter une révision de contrats basée sur l’IA répondait à un besoin concret. HoSt a évalué plusieurs options, à la recherche d’une solution capable de s’intégrer à ses flux de travail existants et de s’étendre à l’ensemble du groupe.
« La raison pour laquelle nous avons choisi GenieAI, c’est qu’il nous offrait un ensemble complet, avec les éléments les plus intégrés dont nous avions besoin, » dit Jafeth. « Il pouvait comparer les contrats à la trame standard que nous avions déjà. Et avec l’offre entreprise, tout le monde dans le groupe pouvait l’utiliser en interne. »
Ce dernier point comptait. HoSt Group n’est pas une seule entreprise. C’est un groupe de sociétés opérant dans plusieurs pays européens et en Amérique du Nord. Des juridictions différentes. Des cadres juridiques différents. Des normes contractuelles différentes. L’offre entreprise signifiait que les 25 utilisateurs commerciaux pouvaient tous travailler au sein de GenieAI, chacun disposant du bon contexte juridique pour son pays.
« Nous apprécions vraiment de pouvoir l’utiliser pays par pays, en fonction des cadres juridiques applicables dans chacun d’eux, » ajoute Jafeth.
Comment cela fonctionne concrètement.
Aujourd’hui, lorsqu’un contrat arrive sur le bureau de Rahul, qu’il s’agisse d’un projet créé par HoSt ou d’un document reçu d’un client, la première étape consiste à le charger dans GenieAI.
La plateforme effectue une analyse des risques par rapport au propre playbook de l’équipe. HoSt a établi un ensemble de conditions limites standard, et GenieAI vérifie chaque clause au regard de ces limites. Il signale les problèmes selon leur gravité. Et il adapte son point de vue selon que HoSt agit en tant qu’entrepreneur ou qu’acheteur.
« Au lieu de passer en revue chaque ligne, on peut d’abord parcourir les points critiques et vérifier si c’est vraiment un risque pour nous ou non, » explique Rahul. « Un document de 100 pages qui me prendrait une semaine, GenieAI peut le faire en quelques minutes. Il résume les points clés. Ensuite, on va consulter les clauses précises où se trouvent les points de préoccupation. »
Mais ce qui a vraiment changé la donne pour Rahul, ce n’est pas la vitesse. C’est la capacité à rédiger une réponse.
Dans les négociations contractuelles, avoir un avis sur une clause ne suffit pas. Il faut exprimer cet avis dans un langage contractuel. Le genre de formulation précise et juridiquement solide qui tient devant un tribunal. Avant GenieAI, cela nécessitait un avocat. Aujourd’hui, l’équipe peut le faire elle-même.
« Parfois, nous avons des idées, mais ces idées doivent être exprimées dans un langage contractuel, » dit Rahul. « Nous indiquons notre pensée, l’objectif, et GenieAI modifie la clause en fonction du droit applicable. Ainsi, tout le monde peut contribuer, même sans formation juridique. »
C’est un changement qui va au-delà de la simple optimisation des processus. Il modifie qui, au sein de l’équipe, peut réellement participer à une négociation.
Contexte contractuel organisationnel dans GenieAI. Chaque accord passé est indexé, consultable, et prêt pour la prochaine négociation.
« C’est un avocat, mais un avocat intelligent. Un avocat ne consulterait qu’un seul contrat. GenieAI dispose d’une base de données de tous vos contrats et sait ce qui a été signé dans le passé. »
Les résultats.
Les révisions de contrats qui prenaient auparavant deux à trois heures par jour pendant deux semaines se font désormais en quelques heures au total.
« Parfois, c’est même plus que ça, selon le niveau de risque, » ajoute Rahul.
Pour Jafeth, l’impact se traduit par une plus grande rapidité vis-à-vis des clients. « Nous avons pu accélérer les délais de réponse, entre la réception d’un contrat ou d’un NDA et son renvoi au client. C’est le grand impact que nous avons eu. »
Mais le changement le moins visible est peut-être le plus important. Pour la première fois, HoSt dispose d’un processus standardisé de révision des contrats.
« Maintenant, nous avons un playbook, » dit Rahul. « Si cinq personnes révisent le même document, elles suivent toutes le même playbook standard. Avant, chacun faisait ses révisions à sa façon. Cela rend les choses plus structurées. »
L’équipe fait toujours appel à des avocats externes. Cela n’a pas changé. Mais le périmètre s’est réduit. Plutôt que d’envoyer chaque page de chaque contrat au conseil juridique, ils réservent l’expertise externe aux points vraiment critiques. Le reste est traité en interne.
« Pour les choses basiques, on peut facilement s’en occuper avec GenieAI, » dit Rahul. « Pour les points critiques dont on n’est pas sûr, on peut toujours contacter un avocat. Mais au moins, on a déjà un premier projet prêt. 80% de ce dont on aurait besoin d’un avocat est déjà réglé. »
Jafeth observe un effet plus large sur les compétences de son équipe. « Nos commerciaux disposent de plus d’éléments pour identifier les risques présents dans le contrat, des risques qu’ils ne voyaient probablement pas avant. Ils gagnent en connaissances et en confiance pour mener eux-mêmes les négociations contractuelles. »
Un aperçu de Genie 3.0.
Lors d’une visite récente, Rahul a eu un aperçu en avant-première des futures fonctionnalités de Genie 3.0. Sa réaction a été sans filtre.
« Ce que nous utilisions, c’était peut-être le niveau deux. Là, c’est presque le niveau huit ou neuf. Les fonctionnalités ont littéralement explosé. »
L’aperçu montrait une analyse multi-documents, la possibilité de travailler sur plusieurs contrats à la fois. Une connaissance à l’échelle de l’entreprise qui se transmet d’un projet à l’autre. Et quelque chose qui manquait à Rahul. La possibilité de demander à GenieAI quelles conditions avaient été convenues lors d’accords précédents et d’appliquer ce contexte aux nouvelles négociations.
These screens are product views of Genie 3.0 shown for illustration. No real customer data is used.
Demo content stands in for the real documents so private information stays private.
« Quand on travaille sur un nouveau contrat, on peut demander à GenieAI quelles étaient les dernières conditions convenues, ce que nous avons signé au fil des années. Ainsi, on connaît ses limites, et GenieAI les connaît aussi. Il propose des modifications en conséquence. »
Il s’est arrêté un instant, cherchant la bonne façon de le formuler.
« Un avocat ne consulterait qu’un seul contrat. GenieAI dispose d’une base de données de tous vos contrats. Il sait ce qui a été signé dans le passé. C’est donc un avocat, mais un avocat intelligent. »
Pour une entreprise de 700 personnes qui négocie des projets énergétiques complexes sur plusieurs continents, ce n’est pas qu’une simple amélioration fonctionnelle. C’est le genre de changement qui transforme la vitesse à laquelle on peut avancer.
« Je suis très impatient de l’utiliser, » dit Rahul. « Nous l’avons testé. Il peut réaliser presque toutes les tâches que nous lui avons proposées. Nous étions vraiment, vraiment satisfaits. »
« J’encouragerais vivement les autres entreprises à utiliser un logiciel d’IA pour les accompagner. Cela améliore vraiment les délais de négociation des contrats. Et cela renforce la confiance de votre équipe commerciale pour mener elle-même les négociations. »
À propos de HoSt Group
HoSt Group is a family-owned Dutch technology leader in renewable energy, headquartered in Enschede and founded in 1991 by Herman Klein Teeselink.
The Group spans five brands across renewable gases, heat and power, biohydrogen, in-house manufacturing, and control systems, including HoSt Energy Systems, Bright Renewables, and HyGear.
In 2026, HoSt Group was named FD Gazelle Internationaal and broke ground on a new headquarters in Hengelo.