Wie das Commercial Team von HoSt Group Verträge ohne Rechtsabteilung prüft.

In der Biogasbranche warten Geschäfte nicht. Wenn ein Energieunternehmen eine Anlage bauen muss, gibt es ein Zeitfenster. Genehmigungen laufen ab. Finanzierungen haben Fristen. Und irgendwo mittendrin liegt ein 100-seitiger EPC-Vertrag auf jemandes Schreibtisch und wartet darauf, geprüft zu werden.

Bei HoSt Group ist diese Person in der Regel kein Anwalt.

HoSt ist einer der führenden Technologieanbieter in der Biogasbranche. 700 Mitarbeitende an sieben Standorten weltweit, mit Hauptsitz in den Niederlanden, mit Projekten in ganz Europa und Nordamerika. Sie entwickeln und verkaufen die Technologie, die Industrieunternehmen zum Bau von Biogasanlagen nutzen. Es ist komplexe Arbeit mit hohem Einsatz, langen Zeitplänen und Verträgen, die in einer Sprache verfasst sind, die die meisten Vertriebsmitarbeiter nie gelernt haben zu interpretieren.

Und trotzdem hat das Vertriebsteam seine Verhandlungen schon immer selbst geführt. Keine interne Rechtsabteilung. Nur ein Team aus Vertriebsmitarbeitern und Ingenieuren, die das Lesen von Verträgen im Arbeitsalltag gelernt haben, unterstützt von externen Anwälten, wenn es wirklich ernst wurde.

Jahrelang funktionierte dieses Modell gut genug. Dann wuchs das Team. Das Geschäftsvolumen wuchs schneller. Und alles begann, sich zu verlangsamen.

Wo die Risse sichtbar wurden.

Jafeth Bulsink ist Head of Sales bei Bright Renewables, einem der Unternehmen der HoSt Group. Er beobachtete, wie sich der Druck in Echtzeit aufbaute.

„Viele der Fragen aus den Verhandlungen landeten auf Managementebene“, sagt Jafeth. „Das wurde dann zum Flaschenhals aller Verhandlungen.“

Das Muster war immer gleich. Ein Vertriebsmitarbeiter erhielt einen Vertrag, las ihn durch, blieb an etwas hängen, das riskant wirkte, und eskalierte es nach oben. Multipliziert man das mit einem wachsenden Team in mehreren Ländern, wurde die Managementebene zu einer Warteschlange.

Das eigentliche Problem war nicht die Kapazität. Es war das Selbstvertrauen. Nicht jeder im Vertrieb konnte die Risiken erkennen, die sich in der juristischen Sprache verbargen. Und diejenigen, die es konnten, lernten es auf die harte Tour.

„Nicht alle Vertriebsmitarbeiter sind juristisch ausgebildet“, erklärt Jafeth. „Es dauert entweder recht lange, Mitarbeiter darin zu schulen, Verträge mit ihren Kunden zu verhandeln, oder die Leute erkannten die Risiken von Dingen, die wir vereinbarten, nicht wirklich, ohne externen Rechtsrat einzuholen.“

Wenn etwas wirklich Wichtiges anstand, ein großes Projekt oder ein Vertragstyp, den sie noch nicht gesehen hatten, holte HoSt externe Anwälte hinzu. Aber bei den alltäglichen Vereinbarungen, NDAs und Standardgeschäftsbedingungen, aus denen der Großteil der Arbeit bestand? Da war das Team auf sich allein gestellt.

Hundert Seiten, Klausel für Klausel.

Rahul Ranjan weiß, wie sich das in der Praxis anfühlt. Als Sales Engineer bei HoSt Bioenergy betreut er die Märkte Asien und USA. Sein Alltag besteht aus einer Mischung aus der Prüfung von Kundenanfragen, der Durchführung vorläufiger Berechnungen und der Teilnahme an Kundenterminen. Aber ein bedeutender Teil seiner Zeit fließt in Verträge. Insbesondere Orgoline- und Redbook-Verträge, EPC-Vereinbarungen und länderspezifische Rahmenwerke, die je nach Rechtsraum variieren.

Vor GenieAI war der Prüfprozess manuell. Zeile für Zeile. Klausel für Klausel.

„Es war etwas mühsam“, sagt Rahul. „Die Vertragsdokumente Zeile für Zeile durchzugehen, nur um sicherzustellen, dass das Unternehmen vor den Risiken geschützt ist. Und wenn es etwas ernster wird, beauftragen wir einen externen Anwalt, um Änderungen zu prüfen und vorzuschlagen. Dann verhandelt man mit dem Kunden, feilt an der Vereinbarung und kommt zu einem finalen Entwurf.“

Ein typischer Vertragszyklus dauerte zwei bis drei Monate. Manchmal vier, je nach Komplexität und Kunde. Aber allein die Prüfung, noch bevor überhaupt verhandelt wurde, verschlang wochenlang jeden Tag mehrere Stunden. Ein 100-seitiges Dokument mit nur 20 oder 30 kritischen Klauseln erforderte trotzdem, jede einzelne Seite zu lesen.

Und dann war da noch das Problem der Versionskontrolle. Mehrere Personen arbeiteten am gleichen Dokument. Kommentare stapelten sich auf Kommentare. Änderungsverfolgungen, die manchmal überhaupt nicht verfolgt wurden.

„Manchmal sind die Leute nicht wirklich organisiert. Man verliert die Nachvollziehbarkeit, wer was geändert hat, wer was gemacht hat und die Gründe dahinter. Wir haben versucht, etwas organisiert zu sein, aber trotzdem ist es ein Chaos, alles strukturiert zu halten.“

Wenn das Projekt zeitkritisch war, was im Energiesektor oft der Fall ist, hatte das Team keine andere Wahl, als zu warten. Auf den externen Anwalt warten. Auf den Anwalt des Kunden warten. Auf Feedback warten, das sie mit GenieAI selbst hätten erstellen können.

„Wir waren vom Zeitplan anderer abhängig“, sagt Rahul. „Dinge, die wir jetzt mit GenieAI ganz einfach selbst erledigen können.“

Die Entscheidung für GenieAI.

Die Entscheidung, KI-gestützte Vertragsprüfung einzuführen, entstand aus einem praktischen Bedürfnis. HoSt prüfte mehrere Optionen auf der Suche nach einer Lösung, die sich in die bestehenden Arbeitsabläufe integrieren und über die gesamte Gruppe skalieren ließe.

„Wir haben uns für GenieAI entschieden, weil es uns ein komplettes Paket mit den am besten integrierten Bausteinen bot, die wir brauchten“, sagt Jafeth. „Es konnte Verträge mit den Standard-Eckpunkten vergleichen, die wir bereits hatten. Und mit dem Enterprise-Paket konnte jeder in der gesamten Gruppe es intern nutzen.“

Dieser letzte Punkt war entscheidend. HoSt Group ist nicht ein einzelnes Unternehmen. Es ist eine Unternehmensgruppe, die in mehreren europäischen Ländern und Nordamerika tätig ist. Unterschiedliche Rechtsräume. Unterschiedliche Rechtsrahmen. Unterschiedliche Vertragsstandards. Das Enterprise-Setup bedeutete, dass alle 25 kommerziellen Nutzer innerhalb von GenieAI arbeiten konnten, jeder mit dem passenden rechtlichen Kontext für sein Land.

„Uns gefällt besonders, dass wir es länderspezifisch für die jeweils geltenden Rechtsrahmen nutzen können“, fügt Jafeth hinzu.

So funktioniert es in der Praxis.

Heute, wenn ein Vertrag auf Rahuls Schreibtisch landet, egal ob es sich um einen von HoSt erstellten Entwurf oder einen von einem Kunden erhaltenen Vertrag handelt, ist der erste Schritt, ihn in GenieAI hochzuladen.

Die Plattform führt eine Risikoprüfung anhand des eigenen Playbooks des Teams durch. HoSt hat eine Reihe von Standard-Rahmenbedingungen definiert, und GenieAI prüft jede Klausel gegen diese Grenzen. Probleme werden nach Schweregrad markiert. Und die Perspektive passt sich an, je nachdem, ob HoSt als Auftragnehmer oder als Käufer auftritt.

„Anstatt jede Zeile durchzugehen, kann man sich zuerst die kritischen Punkte ansehen und prüfen, ob es wirklich ein Risiko für einen darstellt oder nicht“, erklärt Rahul. „Ein 100-seitiges Dokument, für das ich eine Woche brauchen würde, könnte GenieAI in wenigen Minuten erledigen. Es fasst die wichtigsten Punkte zusammen. Dann schaut man sich die spezifischen Klauseln an, bei denen es Bedenken gibt.“

Doch was für Rahul den entscheidenden Unterschied macht, ist nicht die Geschwindigkeit. Es ist die Möglichkeit, zurückzuschreiben.

Bei Vertragsverhandlungen reicht es nicht, eine Meinung zu einer Klausel zu haben. Man muss diese Meinung in Vertragssprache ausdrücken. Die Art von präziser, rechtlich fundierter Formulierung, die vor Gericht Bestand hat. Vor GenieAI erforderte das einen Anwalt. Jetzt kann das Team es selbst tun.

„Manchmal haben wir Gedanken, aber diese Gedanken müssen in Vertragssprache formuliert werden“, sagt Rahul. „Wir geben unsere Gedanken ein, das Ziel, und GenieAI passt die Klausel entsprechend dem geltenden Recht an. So kann jeder einen Beitrag leisten, auch ohne juristische Ausbildung.“

Das ist ein Wandel, der über die Optimierung von Arbeitsabläufen hinausgeht. Er verändert, wer im Team sinnvoll an einer Verhandlung teilnehmen kann.

Die Ergebnisse.

Vertragsprüfungen, die früher zwei Wochen lang zwei bis drei Stunden täglich in Anspruch nahmen, sind heute in insgesamt wenigen Stunden erledigt.

„Manchmal ist es sogar noch mehr, je nachdem, wie viel Risiko vorhanden ist“, fügt Rahul hinzu.

Für Jafeth zeigt sich die Wirkung in der Geschwindigkeit gegenüber dem Kunden. „Wir konnten die Reaktionszeiten verkürzen, vom Erhalt eines Vertrags oder einer NDA bis zur Rücksendung an den Kunden. Das ist der große Effekt, den wir erzielt haben.“

Doch die weniger sichtbare Veränderung ist vielleicht die wichtigere. Zum ersten Mal hat HoSt einen standardisierten Prozess für die Vertragsprüfung.

„Jetzt haben wir ein Playbook“, sagt Rahul. „Wenn fünf Leute dasselbe Dokument prüfen, haben sie alle ein einheitliches Playbook, dem sie folgen. Früher machte jeder die Prüfung auf seine eigene Art. Das macht es strukturierter.“

Das Team nutzt weiterhin externe Anwälte. Das hat sich nicht geändert. Aber der Umfang hat sich verringert. Anstatt jede Seite jedes Vertrags an den Rechtsberater zu senden, konzentrieren sie externes Fachwissen auf die wirklich kritischen Punkte. Der Rest wird intern erledigt.

„Grundlegende Dinge kann man mit GenieAI ganz einfach erledigen“, sagt Rahul. „Bei kritischen Punkten, bei denen man sich nicht sicher ist, kann man sich immer an einen Anwalt wenden. Aber man hat zumindest schon einen ersten Entwurf. 80% von dem, was man von einem Anwalt bräuchte, ist bereits gelöst.“

Jafeth sieht die umfassendere Wirkung auf die Fähigkeiten seines Teams. „Unsere Vertriebsmitarbeiter erhalten mehr Input, um zu erkennen, welche Risiken im Vertrag stecken, die sie vorher wahrscheinlich nicht gesehen haben. Sie gewinnen Wissen und bauen Selbstvertrauen auf, um die Vertragsverhandlungen selbst zu führen.“

Ein Ausblick auf Genie 3.0.

Bei einem kürzlichen Besuch erhielt Rahul einen frühen Einblick in die kommenden Funktionen von Genie 3.0. Seine Reaktion war ungefiltert.

„Was wir bisher genutzt haben, war vielleicht Level zwei. Das hier ist fast wie Level acht oder neun. Die Funktionen sind förmlich explodiert.“

Die Vorschau zeigte eine Multi-Dokument-Analyse, die Möglichkeit, an mehreren Verträgen gleichzeitig zu arbeiten. Unternehmensweites Wissen, das zwischen Projekten erhalten bleibt. Und etwas, das Rahul bisher gefehlt hatte. Die Möglichkeit, GenieAI zu fragen, welche Konditionen in früheren Deals vereinbart wurden, und diesen Kontext auf neue Verhandlungen anzuwenden.

„Wenn man an einem neuen Vertrag arbeitet, kann man GenieAI fragen, was die zuletzt vereinbarten Konditionen waren, was wir über die Jahre unterschrieben haben. So kennt man seine Grenzwerte, und GenieAI kennt sie auch. Es schlägt entsprechende Änderungen vor.“

Er hielt für einen Moment inne und suchte nach der richtigen Formulierung.

„Ein Anwalt würde sich nur mit einem Vertrag befassen. GenieAI hat eine Datenbank aller Ihrer Verträge. Es weiß, was in der Vergangenheit unterschrieben wurde. Es ist also wie ein Anwalt, aber ein kluger Anwalt.“

Für ein Unternehmen mit 700 Mitarbeitenden, das komplexe Energieprojekte über Kontinente hinweg verhandelt, ist das nicht nur ein Funktionsupdate. Es ist die Art von Wandel, die verändert, wie schnell man vorankommen kann.

„Ich freue mich sehr, es zu nutzen“, sagt Rahul. „Wir haben es getestet. Es kann fast jede Aufgabe erledigen, die wir vorgeschlagen haben. Wir waren wirklich, wirklich zufrieden.“