Come il team commerciale di HoSt Group esamina i contratti senza un reparto legale.

Nel settore del biogas, gli accordi non aspettano. Quando un’azienda energetica deve costruire un impianto, c’è una finestra temporale limitata. I permessi scadono. Il finanziamento ha delle scadenze. E in mezzo a tutto questo, un contratto EPC di 100 pagine resta sulla scrivania di qualcuno, in attesa di essere revisionato.

In HoSt Group, quel qualcuno di solito non è un avvocato.

HoSt è uno dei principali fornitori di tecnologia nel settore del biogas. 700 persone distribuite in sette sedi in tutto il mondo, con quartier generale nei Paesi Bassi, e progetti in corso in Europa e Nord America. Progettano e vendono la tecnologia che le aziende industriali utilizzano per costruire impianti a biogas. È un lavoro complesso, con posta in gioco alta, tempistiche lunghe e contratti scritti in un linguaggio che la maggior parte dei venditori non è mai stata formata a interpretare.

Eppure, il team commerciale ha sempre gestito autonomamente le proprie trattative. Nessun ufficio legale interno. Solo un team di venditori e ingegneri che ha imparato a leggere i contratti sul campo, supportato da avvocati esterni quando le cose si facevano davvero serie.

Per anni, questo modello ha funzionato abbastanza bene. Poi il team è cresciuto. Il volume degli accordi è cresciuto più in fretta. E tutto ha cominciato a rallentare.

Dove sono emerse le crepe.

Jafeth Bulsink è Head of Sales presso Bright Renewables, una delle aziende del gruppo HoSt. Ha visto la pressione accumularsi in tempo reale.

«Molte delle domande legate alle trattative finivano al livello dirigenziale», racconta Jafeth. «Il che diventava poi il collo di bottiglia di tutte le negoziazioni».

Lo schema era sempre lo stesso. Un venditore riceveva un contratto, lo leggeva, si bloccava su qualcosa che sembrava rischioso e lo inoltrava ai superiori. Moltiplicate questo per un team in crescita distribuito su più paesi, e il livello dirigenziale si trasformava in una coda.

Il problema di fondo non era la capacità operativa. Era la fiducia in sé stessi. Non tutti i venditori riuscivano a individuare i rischi nascosti nel linguaggio legale. E chi ci riusciva, lo aveva imparato a proprie spese.

«Non tutti i commerciali hanno una formazione legale», spiega Jafeth. «Ci vuole molto tempo per formare le persone a negoziare i contratti con i clienti, oppure le persone non riuscivano davvero a vedere i rischi di ciò che avevamo accettato senza il supporto di un consulente legale esterno».

Quando emergeva qualcosa di davvero importante, un grande progetto o un tipo di contratto mai visto prima, HoSt coinvolgeva avvocati esterni. Ma per gli accordi quotidiani, gli NDA e le condizioni commerciali standard che costituiscono la maggior parte del carico di lavoro? Il team era da solo.

Cento pagine, clausola per clausola.

Rahul Ranjan sa bene come si presenta questo nella pratica. Come Sales Engineer presso HoSt Bioenergy, si occupa dei mercati asiatico e statunitense. Le sue giornate sono un mix di valutazione delle richieste dei clienti, calcoli preliminari e partecipazione a incontri con i clienti. Ma una parte significativa del suo tempo è dedicata ai contratti. In particolare, contratti Orgoline e Redbook, accordi EPC e quadri normativi specifici per paese che variano in base alla giurisdizione.

Prima di GenieAI, il processo di revisione era manuale. Riga per riga. Clausola per clausola.

«Era un po’ tedioso», racconta Rahul. «Passare in rassegna i documenti contrattuali riga per riga, solo per essere sicuri che l’azienda fosse protetta dai rischi. E quando la questione si fa un po’ seria, coinvolgiamo un avvocato esterno per revisionare e proporre modifiche. Poi si negozia con il cliente, si affina l’accordo e si arriva a una bozza finale».

Un tipico ciclo contrattuale richiedeva dai due ai tre mesi. A volte quattro, a seconda della complessità e del cliente. Ma anche la sola fase di revisione, prima che iniziasse qualsiasi trattativa, richiedeva ore ogni giorno per settimane. Un documento di 100 pagine con solo 20 o 30 clausole critiche richiedeva comunque di leggere ogni singola pagina.

E poi c’era il problema del controllo delle versioni. Più persone che lavoravano sullo stesso documento. Commenti stratificati su altri commenti. Modifiche traccate che a volte non venivano tracciate affatto.

«A volte le persone non sono davvero organizzate. Si perde la tracciabilità di chi ha cambiato cosa, chi ha fatto cosa e il ragionamento dietro le decisioni. Abbiamo cercato di essere un po’ organizzati, ma resta comunque un disordine mantenere tutto strutturato».

Quando il progetto era legato a tempistiche stringenti, cosa che nel settore energetico accade spesso, al team non restava che aspettare. Aspettare l’avvocato esterno. Aspettare l’avvocato del cliente. Aspettare un feedback che, con GenieAI, avrebbero potuto generare da soli.

«Dipendevamo dalle tempistiche di qualcun altro», dice Rahul. «Cose che ora possiamo fare facilmente con GenieAI».

La scelta di GenieAI.

La decisione di introdurre una revisione contrattuale basata sull’IA è nata da un’esigenza pratica. HoSt ha valutato diverse opzioni, cercando qualcosa che si integrasse con i flussi di lavoro esistenti e che potesse scalare su tutto il gruppo.

«Il motivo per cui abbiamo scelto GenieAI è che ci offriva un pacchetto completo con le componenti più integrate di cui avevamo bisogno», racconta Jafeth. «Poteva confrontare i contratti con le condizioni standard che già avevamo. E con il pacchetto enterprise, chiunque nel gruppo poteva usarlo internamente».

Quest’ultimo punto era importante. HoSt Group non è un’unica azienda. È un gruppo di aziende che opera in diversi paesi europei e in Nord America. Giurisdizioni diverse. Quadri normativi diversi. Standard contrattuali diversi. La configurazione enterprise ha permesso a tutti i 25 utenti commerciali di lavorare all’interno di GenieAI, ciascuno con il contesto legale corretto per il proprio paese.

«Ci piace molto il fatto di poterlo usare in modo specifico per ogni paese, in base ai quadri normativi applicabili in ciascuno di essi», aggiunge Jafeth.

Come funziona nella pratica.

Oggi, quando un contratto arriva sulla scrivania di Rahul, sia che si tratti di una bozza creata da HoSt sia che sia stata ricevuta da un cliente, il primo passo è caricarlo su GenieAI.

La piattaforma esegue una revisione dei rischi in base al playbook del team. HoSt ha definito una serie di condizioni limite standard e GenieAI verifica ogni clausola rispetto a questi limiti. Segnala i problemi in base alla gravità. E adatta la propria prospettiva in base al fatto che HoSt agisca come contraente o come acquirente.

«Invece di leggere ogni riga, puoi prima passare in rassegna i punti critici e verificare se rappresentano davvero un rischio per te o no», spiega Rahul. «Un documento di 100 pagine che a me richiederebbe una settimana, GenieAI può farlo in pochi minuti. Riassume i punti chiave. Poi si va a controllare le clausole specifiche dove si trovano le criticità».

Ma la parte che ha davvero cambiato le cose per Rahul non è la velocità. È la capacità di rispondere per iscritto.

Nelle trattative contrattuali, avere un’opinione su una clausola non basta. Bisogna esprimere quell’opinione in un linguaggio contrattuale. Il tipo di formulazione precisa e legalmente solida che tiene in tribunale. Prima di GenieAI, questo richiedeva un avvocato. Ora il team può farlo da solo.

«A volte abbiamo delle idee, ma queste idee devono essere espresse in linguaggio contrattuale», racconta Rahul. «Inseriamo le nostre idee, l’obiettivo, e GenieAI modifica la clausola in base alle leggi vigenti. Così tutti possono contribuire, anche senza formazione legale».

È un cambiamento che va oltre la semplice ottimizzazione dei flussi di lavoro. Cambia chi, all’interno del team, può partecipare in modo significativo a una trattativa.

I risultati.

Le revisioni contrattuali che prima richiedevano dalle due alle tre ore al giorno per due settimane ora vengono completate in poche ore in totale.

«A volte è anche di più, a seconda di quanto rischio è coinvolto», aggiunge Rahul.

Per Jafeth, l’impatto si vede nella rapidità verso il cliente. «Siamo riusciti ad accelerare i tempi di risposta, dal momento in cui riceviamo un contratto o un NDA a quando lo rimandiamo al cliente. Questo è il grande impatto che abbiamo avuto».

Ma il cambiamento meno visibile potrebbe essere quello più importante. Per la prima volta, HoSt dispone di un processo standardizzato per la revisione dei contratti.

«Ora abbiamo un playbook», dice Rahul. «Se cinque persone stanno revisionando lo stesso documento, tutte seguono un playbook standard. Prima ognuno faceva le revisioni a modo suo. Questo rende tutto più strutturato».

Il team continua a usare avvocati esterni. Questo non è cambiato. Ma l’ambito si è ridotto. Invece di inviare ogni pagina di ogni contratto al consulente legale, concentrano la competenza esterna sugli elementi davvero critici. Il resto viene gestito internamente.

«Le cose di base si possono gestire facilmente con GenieAI», dice Rahul. «Per quelle critiche, quando non si è sicuri, si può sempre contattare un avvocato. Ma almeno si ha già una prima bozza pronta. L’80% di ciò che serviva a un avvocato è già risolto».

Jafeth vede l’effetto più ampio sulle capacità del suo team. «I nostri commerciali ottengono più informazioni per determinare quali rischi sono presenti nel contratto, rischi che probabilmente prima non vedevano. Stanno acquisendo conoscenza e costruendo la fiducia necessaria per condurre da soli le trattative contrattuali».

Un’anteprima di Genie 3.0.

Durante una visita recente, Rahul ha avuto un’anteprima delle prossime funzionalità di Genie 3.0. La sua reazione è stata schietta.

«Quello con cui lavoravamo era forse a livello due. Questo è quasi come un livello otto o nove. Le funzionalità sono semplicemente esplose».

L’anteprima ha mostrato l’analisi multi-documento, la capacità di lavorare su più contratti contemporaneamente. Una conoscenza aziendale condivisa che si trasferisce da un progetto all’altro. E qualcosa che a Rahul mancava. La possibilità di chiedere a GenieAI quali termini erano stati concordati negli accordi passati e applicare quel contesto alle nuove trattative.

«Quando si lavora su un nuovo contratto, si può chiedere a GenieAI quali fossero gli ultimi termini concordati, cosa è stato firmato negli anni. Così conosci i tuoi limiti e anche GenieAI li conosce. Propone modifiche di conseguenza».

Si è fermato un momento, cercando il modo giusto per formularlo.

«Un avvocato esaminerebbe solo un contratto. GenieAI ha un database di tutti i tuoi contratti. Sa cosa è stato firmato in passato. Quindi è un avvocato, ma è un avvocato intelligente».

Per un’azienda di 700 persone che negozia progetti energetici complessi su più continenti, non si tratta solo di un aggiornamento delle funzionalità. È il tipo di cambiamento che modifica la velocità con cui puoi muoverti.

«Sono davvero entusiasta di usarlo», dice Rahul. «Lo abbiamo testato. Può svolgere quasi tutti i compiti che abbiamo suggerito. Siamo stati davvero, davvero contenti».