Cómo el equipo comercial de HoSt Group revisa contratos sin departamento legal.

En el sector del biogás, los acuerdos no esperan. Cuando una empresa energética necesita construir una instalación, hay una ventana de tiempo. Los permisos caducan. La financiación tiene plazos. Y en algún punto de todo esto, un contrato EPC de 100 páginas espera sobre el escritorio de alguien a ser revisado.

En HoSt Group, ese alguien no suele ser un abogado.

HoSt es uno de los principales proveedores de tecnología del sector del biogás. Cuenta con 700 personas repartidas en siete oficinas en todo el mundo, tiene su sede en los Países Bajos y desarrolla proyectos en Europa y Norteamérica. Diseñan y venden la tecnología que las empresas industriales utilizan para construir instalaciones de biogás. Es un trabajo complejo, con mucho en juego, plazos largos y contratos redactados en un lenguaje para el que la mayoría de los comerciales nunca recibió formación.

Y, sin embargo, el equipo comercial siempre ha gestionado sus propias negociaciones. Sin departamento legal interno. Solo un equipo de comerciales e ingenieros que aprendieron a leer contratos sobre la marcha, apoyados por abogados externos cuando las cosas se ponían realmente serias.

Durante años, ese modelo funcionó razonablemente bien. Luego el equipo creció. El volumen de acuerdos creció más rápido. Y todo empezó a ralentizarse.

Donde se notaron las grietas.

Jafeth Bulsink es director de Ventas en Bright Renewables, una de las empresas de HoSt Group. Vio cómo la presión se acumulaba en tiempo real.

“Muchas de las preguntas de las negociaciones terminaban llegando al nivel directivo”, dice Jafeth. “Lo que se convertía en el cuello de botella de todas las negociaciones.”

El patrón era siempre el mismo. Un comercial recibía un contrato, lo leía, se quedaba atascado en algo que le parecía arriesgado y lo escalaba hacia arriba. Multiplica eso por un equipo en crecimiento repartido en varios países, y la capa directiva se convertía en una cola de espera.

El problema de fondo no era la capacidad. Era la confianza. No todos los comerciales sabían detectar los riesgos ocultos en el lenguaje legal. Y los que sí sabían, lo aprendieron a las malas.

“No todos los comerciales tienen formación legal”, explica Jafeth. “O se necesita bastante tiempo para formar a la gente en la negociación de contratos con sus clientes, o las personas no llegaban a ver los riesgos de aquello que acordábamos sin recurrir a asesoría legal externa.”

Cuando surgía algo realmente importante, un gran proyecto o un tipo de contrato que no habían visto antes, HoSt recurría a abogados externos. Pero para los acuerdos del día a día, los NDA y las condiciones comerciales estándar que suponen la mayor parte de la carga de trabajo, ¿qué pasaba? El equipo se las apañaba solo.

Cien páginas, cláusula a cláusula.

Rahul Ranjan sabe cómo es eso en la práctica. Como ingeniero de ventas en HoSt Bioenergy, se encarga de los mercados de Asia y Estados Unidos. Sus días son una mezcla de evaluar consultas de clientes, hacer cálculos preliminares y participar en reuniones con clientes. Pero una parte importante de su tiempo se dedica a los contratos. En concreto, contratos Orgoline y Redbook, acuerdos EPC y marcos específicos de cada país que varían según la jurisdicción.

Antes de GenieAI, el proceso de revisión era manual. Línea por línea. Cláusula por cláusula.

“Era un poco tedioso”, dice Rahul. “Repasar los documentos del contrato línea por línea, solo para asegurarnos de que la empresa está protegida frente a los riesgos. Y cuando la cosa se pone algo seria, contratamos a un abogado externo para que lo revise y proponga modificaciones. Luego negocias con el cliente, ajustas el acuerdo y llegas a un borrador final.”

Un ciclo de contrato típico llevaba entre dos y tres meses. A veces cuatro, según la complejidad y el cliente. Pero incluso solo la parte de revisión, antes de que empezara ninguna negociación, consumía horas cada día durante semanas. Un documento de 100 páginas con solo 20 o 30 cláusulas críticas seguía exigiendo leer cada una de las páginas.

Y luego estaba el problema del control de versiones. Varias personas trabajando sobre el mismo documento. Comentarios apilados sobre comentarios. Cambios controlados que, a veces, no se controlaban en absoluto.

“A veces la gente no está muy organizada. Pierdes la trazabilidad de quién cambió qué, quién hizo qué y el razonamiento detrás de ello. Intentábamos tener algo de orden, pero aun así era un caos mantenerlo todo estructurado.”

Cuando el proyecto tenía plazos ajustados, algo habitual en el sector energético, al equipo no le quedaba otra que esperar. Esperar al abogado externo. Esperar al abogado del cliente. Esperar comentarios que, con GenieAI, podrían haber generado ellos mismos.

“Dependíamos de los plazos de otra persona”, dice Rahul. “Cosas que ahora podemos hacer fácilmente con GenieAI.”

Elegir GenieAI.

La decisión de incorporar una revisión de contratos con IA surgió de una necesidad práctica. HoSt evaluó varias opciones, buscando algo que se integrara con sus flujos de trabajo existentes y que pudiera escalar a todo el grupo.

“La razón por la que elegimos GenieAI fue que nos ofrecía un paquete completo con las partes más integradas que necesitábamos”, dice Jafeth. “Podía comparar contratos con los términos estándar que ya teníamos. Y con el paquete enterprise, todo el grupo podía usarlo internamente.”

Ese último punto importaba. HoSt Group no es una sola empresa. Es un grupo de empresas que operan en varios países europeos y en Norteamérica. Distintas jurisdicciones. Distintos marcos legales. Distintos estándares de contrato. La configuración enterprise significaba que los 25 usuarios comerciales podían trabajar dentro de GenieAI, cada uno con el contexto legal adecuado para su país.

“Nos gusta mucho poder usarlo país por país, para los marcos legales que aplican en cada uno”, añade Jafeth.

Cómo funciona en la práctica.

Hoy, cuando un contrato llega al escritorio de Rahul, ya sea un borrador creado por HoSt o uno recibido de un cliente, el primer paso es subirlo a GenieAI.

La plataforma ejecuta una revisión de riesgos frente al propio playbook del equipo. HoSt creó un conjunto de condiciones límite estándar, y GenieAI comprueba cada cláusula frente a esos límites. Señala los problemas por gravedad. Y adapta su perspectiva según si HoSt actúa como contratista o como comprador.

“En lugar de repasar cada línea, primero puedes revisar los puntos críticos y comprobar si realmente supone un riesgo para ti o no”, explica Rahul. “Un documento de 100 páginas que a mí me llevaría una semana, GenieAI lo hace en unos minutos. Resume los puntos clave. Luego vas directamente a las cláusulas concretas donde están las preocupaciones.”

Pero lo que realmente cambió las reglas del juego para Rahul no fue la velocidad. Fue la capacidad de responder por escrito.

En las negociaciones de contratos, tener una opinión sobre una cláusula no es suficiente. Hay que expresar esa opinión en lenguaje contractual. El tipo de redacción precisa y jurídicamente sólida que se sostiene ante un tribunal. Antes de GenieAI, esto requería un abogado. Ahora el equipo puede hacerlo por sí mismo.

“A veces tenemos ideas, pero esas ideas necesitan estar en lenguaje contractual”, dice Rahul. “Introducimos nuestras ideas, el objetivo, y GenieAI modifica la cláusula según la legislación aplicable. Así todo el mundo puede contribuir, incluso sin formación legal.”

Es un cambio que va más allá de optimizar el flujo de trabajo. Cambia quién en el equipo puede participar de forma real en una negociación.

Los resultados.

Las revisiones de contratos que antes consumían de dos a tres horas al día durante dos semanas ahora se completan en unas pocas horas en total.

“A veces es más que eso, según el nivel de riesgo que haya”, añade Rahul.

Para Jafeth, el impacto se nota en la rapidez de cara al cliente. “Pudimos acelerar los tiempos de respuesta, desde que recibimos un contrato o un NDA hasta que lo devolvemos al cliente. Ese es el gran impacto que hemos tenido.”

Pero el cambio menos visible podría ser el más importante. Por primera vez, HoSt cuenta con un proceso estandarizado de revisión de contratos.

“Ahora tenemos un playbook”, dice Rahul. “Si cinco personas están revisando el mismo documento, todas siguen un playbook estándar. Antes cada uno hacía las revisiones a su manera. Esto le da más estructura.”

El equipo sigue utilizando abogados externos. Eso no ha cambiado. Pero el alcance se ha reducido. En lugar de enviar cada página de cada contrato a asesoría legal, centran la experiencia externa en los puntos realmente críticos. El resto se gestiona internamente.

“Las cosas básicas se resuelven fácilmente con GenieAI”, dice Rahul. “Para los casos críticos en los que no estás seguro, siempre puedes recurrir a un abogado. Pero al menos ya tienes un primer borrador listo. El 80% de lo que necesitarías de un abogado ya está resuelto.”

Jafeth ve el efecto más amplio en las capacidades de su equipo. “Nuestros comerciales tienen más información para determinar qué riesgos hay en el contrato, algo que probablemente antes no veían. Están adquiriendo conocimientos y ganando confianza para llevar ellos mismos las negociaciones de los contratos.”

Un adelanto de Genie 3.0.

Durante una visita reciente, Rahul pudo ver de forma anticipada las próximas funciones de Genie 3.0. Su reacción fue sin filtros.

“Con lo que trabajábamos antes era quizá nivel dos. Esto es casi como nivel ocho o nueve. Las funciones han explotado.”

El adelanto mostró análisis multidocumento, la capacidad de trabajar con varios contratos a la vez. Conocimiento a escala de toda la empresa que se traslada entre proyectos. Y algo que a Rahul le faltaba. La capacidad de preguntarle a GenieAI qué términos se acordaron en negociaciones pasadas y aplicar ese contexto a las nuevas negociaciones.

“Cuando estás trabajando en un contrato nuevo, puedes preguntarle a GenieAI cuáles fueron los últimos términos acordados, qué hemos firmado a lo largo de los años. Así conoces tus límites y GenieAI también los conoce. Y propone cambios en consecuencia.”

Se detuvo un momento, buscando la manera correcta de expresarlo.

“Un abogado solo revisaría un contrato. GenieAI tiene una base de datos con todos tus contratos. Sabe qué se firmó en el pasado. Así que es como un abogado, pero un abogado inteligente.”

Para una empresa de 700 personas que negocia proyectos energéticos complejos en distintos continentes, esto no es solo una mejora de funciones. Es el tipo de cambio que transforma la velocidad a la que puedes avanzar.

“Tengo muchas ganas de usarlo”, dice Rahul. “Lo probamos. Puede hacer casi cualquier tarea que le propusimos. Estábamos realmente, realmente contentos.”