Acuerdo de Protección de Datos Plantilla para España

Necesitas un Acuerdo de Protección de Datos siempre que tu empresa comparta datos sensibles con proveedores, socios o prestadores de servicios. Esto incluye contratar proveedores de almacenamiento en la nube, trabajar con agencias de marketing que acceden a información de clientes, o contratar a especialistas en IT que pueden consultar registros de empleados.

El acuerdo resulta crucial al compartir datos protegidos por la legislación española y europea, como la RGPD. Por ejemplo, los proveedores sanitarios necesitan uno antes de permitir que empresas de facturación procesen registros de pacientes, y las firmas financieras deben tener uno al externalizar el análisis de datos de clientes. Establecer este acuerdo antes de compartir información sensible protege a ambas partes y ayuda a prevenir costosas brechas de seguridad.

• Acuerdo de Protección de Datos Estándar: La versión básica cubre tratamiento de datos, medidas de seguridad y notificación de brechas. Perfecta para la mayoría de relaciones comerciales con compartición rutinaria de datos.
• Acuerdo Responsable-Encargado: Se utiliza cuando una empresa trata datos en nombre de otra, con requisitos detallados para el tratamiento de datos y protecciones alineadas con la RGPD.
• Acuerdo Específico por Sector: Contiene salvaguardas adicionales para sectores regulados como sanidad (compatible con RGPD) o servicios financieros (conforme a normativa bancaria).
• Acuerdo Multipartes: Diseñado para relaciones complejas donde los datos fluyen entre varias organizaciones, definiendo claramente los roles y responsabilidades de cada parte.

• Responsables del Tratamiento: Empresas que recopilan y poseen datos personales, como comercios minoristas con bases de datos de clientes u hospitales con historiales de pacientes.
• Encargados del Tratamiento: Proveedores externos que tratan datos en nombre de responsables, como proveedores de almacenamiento en la nube o empresas de análisis de marketing.
• Equipos Legales: Abogados internos o externos que redactan y revisan estos acuerdos para garantizar el cumplimiento de la normativa de protección de datos de la Unión Europea.
• Responsables de Privacidad: Profesionales del cumplimiento que supervisan las prácticas de protección de datos y controlan la adherencia a los términos del acuerdo.
• Equipos de Seguridad Informática: Personal técnico responsable de implementar las medidas de seguridad especificadas en el acuerdo.

• Inventario de Datos: Enumerar todos los tipos de datos compartidos, incluyendo información personal, registros de clientes o datos comerciales propietarios.
• Requisitos de Seguridad: Documentar medidas de seguridad específicas necesarias, como estándares de cifrado, controles de acceso y procedimientos de notificación de brechas.
• Verificación de Cumplimiento: Identificar qué normativas de la Unión Europea aplican (RGPD, LORGPD) y recopilar requisitos de cumplimiento relevantes.
• Detalles del Socio: Recopilar información sobre encargados del tratamiento, incluyendo sus certificaciones de seguridad y prácticas de manejo de datos.
• Mapa de Flujo de Datos: Crear un diagrama que muestre cómo se mueven los datos entre partes y dónde se almacenan o tratan.

• Partes y Ámbito: Identificación clara del responsable del tratamiento, encargado del tratamiento y tipos exactos de datos cubiertos.
• Medidas de Seguridad: Salvaguardas técnicas y organizativas específicas requeridas para proteger los datos.
• Términos de Tratamiento de Datos: Reglas para el procesamiento, almacenamiento, acceso y transferencia de información protegida.
• Protocolo de Brecha: Procedimientos detallados para notificación y respuesta a incidentes de seguridad de datos.
• Marco de Cumplimiento: Referencias a normativas de la Unión Europea relevantes (RGPD, LORGPD) y requisitos regulatorios.
• Derechos de Finalización: Condiciones para terminar el acuerdo y requisitos para la devolución o destrucción de datos.

Un Acuerdo de Protección de Datos difiere significativamente de un Contrato de Tratamiento de Datos en varios aspectos clave, aunque frecuentemente se confunden. Aunque ambos abordan el manejo de datos, su alcance y funciones principales son distintos.

• Propósito Principal: Los Acuerdos de Protección de Datos se centran en medidas generales de seguridad y salvaguardas para cualquier información sensible compartida entre partes, mientras que los Contratos de Tratamiento detallan específicamente cómo una parte puede manejar y procesar datos en nombre de otra.
• Ámbito de Cobertura: Los Acuerdos de Protección cubren protocolos de seguridad más amplios y todos los tipos de datos confidenciales, mientras que los Contratos de Tratamiento normalmente se enfocan en actividades de tratamiento de datos personales y cumplimiento estilo RGPD.
• Requisitos Legales: Los Acuerdos de Protección se utilizan comúnmente en relaciones comerciales generales que implican intercambio de datos, mientras que los Contratos de Tratamiento suelen ser obligatorios bajo regulaciones específicas de privacidad como la LORGPD o cuando se actúa como encargado del tratamiento.
• Relaciones entre Partes: Los Acuerdos de Protección funcionan para diversas relaciones comerciales, mientras que los Contratos de Tratamiento rigen específicamente las relaciones responsable-encargado del tratamiento.