Audiencia Disciplinaria. Cómo Llevarla a Cabo de Forma Justa (Guía para el Reino Unido)

Introducción

Llevar a cabo una audiencia disciplinaria con éxito es fundamental para cualquier sistema disciplinario en el lugar de trabajo, y de suma importancia para garantizar resultados justos y equitativos. Una audiencia disciplinaria es un foro imparcial donde empleadores y empleados pueden expresar su versión de los hechos, presentar pruebas que respalden su caso y, en última instancia, determinar si un empleado ha cometido una infracción o ha incumplido las políticas o leyes del lugar de trabajo, con la posibilidad de que se impongan advertencias o incluso el despido como resultado.

Desde la perspectiva del empleador, las audiencias disciplinarias contribuyen a garantizar que dichas acciones se lleven a cabo de manera justa para todas las partes. También permite a los empleadores abordar las quejas, evitando futuros incumplimientos de las políticas; sin mencionar la protección de su reputación al demostrar que tratan a los empleados de forma justa. Esto puede conducir a una reducción de la rotación de personal y a mayores oportunidades de contratación por parte de quienes buscan empleadores que gestionen estos asuntos correctamente.

Desde el punto de vista financiero también existen beneficios; cuando los empleados sienten que han sido tratados con justicia, aumenta su lealtad hacia su empleador. Esto podría traducirse en mayores niveles de productividad, lo que a su vez podría impulsar los beneficios en general.

En GenieAI comprendemos la naturaleza compleja de estos procedimientos mejor que nadie. Fundada en 2017, nos hemos convertido en «la biblioteca de plantillas legales de código abierto más grande del mundo» gracias a millones de datos que enseñan a nuestra IA cómo es una audiencia disciplinaria estándar en el mercado, lo que permite a cualquier persona acceder a documentos legales de alta calidad sin tener que pagar honorarios de abogado desorbitados. Con una guía completa disponible sobre cómo llevar a cabo con éxito un proceso de audiencia (incluidas plantillas personalizadas), puede estar seguro de que siempre tendrá a su disposición las herramientas que necesita para su próximo procedimiento, sin importar cuán pequeño o grande sea.
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Definiciones (puede omitirlas si lo desea)

Audiencia disciplinaria: Reunión formal entre un empleador y un empleado para tratar cualquier comportamiento inadecuado u otras cuestiones disciplinarias.
Recopilación de documentos pertinentes: Recopilar cualquier documento que pueda estar relacionado con el caso, como correos electrónicos, memorandos, informes o pruebas que puedan respaldar el caso.
Preparación de preguntas: Redactar una lista de preguntas que se formularán al empleado durante la audiencia disciplinaria.
Acuerdo sobre quiénes deben estar presentes: Decidir qué personas deben asistir a la reunión, como el empleado, representantes del sindicato del empleado, testigos y otras partes pertinentes.
Establecimiento de los hechos: Investigar la situación para recopilar pruebas y entrevistar a testigos y al empleado.
Exposición del caso: Permitir al empleado que explique su caso y presente cualquier prueba pertinente.
Investigación de circunstancias atenuantes: Examinar cualquier factor que pueda haber provocado las acciones del empleado, como problemas de salud mental, problemas personales u otros factores pertinentes.
Garantía de imparcialidad: Asegurarse de que la audiencia disciplinaria se lleve a cabo de manera justa e imparcial, tratando a todos con respeto y dándoles la oportunidad de presentar su caso.
Comunicación de la decisión: Anunciar la decisión disciplinaria tras examinar todas las pruebas y tener en cuenta todos los testimonios.
Documentación del resultado: Registrar la decisión, las medidas adoptadas y cualquier información recopilada durante la audiencia.
Explicación del derecho de recurso: Informar al empleado de su derecho a recurrir la decisión y proporcionarle información detallada sobre el proceso de recurso.
Garantía de comprensión: Asegurarse de que el empleado entiende el proceso disciplinario, las leyes aplicables y su derecho de recurso.
Seguimiento: Ponerse en contacto con el empleado después de la audiencia para asegurarse de que se está cumpliendo la decisión disciplinaria.
Establecimiento de la medida adecuada: Determinar la medida disciplinaria adecuada para el empleado, como una advertencia o una suspensión.
Aclaración del resultado: Explicar al empleado el resultado de la audiencia, incluida la decisión disciplinaria y las medidas adoptadas.
Seguimiento del resultado: Hacer un seguimiento del resultado de la audiencia contactando con el empleado y proporcionando retroalimentación.
Retroalimentación: Dar una valoración sobre el proceso disciplinario, incluidos los pasos seguidos durante la audiencia, las leyes aplicables y cualquier cambio que pueda realizarse para mejorar el proceso en el futuro.

Contenido

• Preparación para la audiencia disciplinaria
• Recopilación de todos los documentos pertinentes
• Preparación de las preguntas que se van a formular
• Acuerdo sobre quiénes deben estar presentes
• Establecimiento de los hechos
• Permitir al empleado que explique su caso
• Investigación de cualquier circunstancia atenuante
• Garantizar que la audiencia sea justa e imparcial
• Comunicación de la decisión disciplinaria
• Documentación del resultado
• Explicación del derecho de recurso
• Garantizar que el empleado comprenda sus derechos
• Seguimiento de la decisión
• Establecimiento de la medida disciplinaria adecuada
• Aclaración del resultado de la audiencia
• Información detallada sobre el proceso de recurso
• Garantizar que se adopten las medidas necesarias
• Seguimiento del resultado de la audiencia
• Retroalimentación sobre el proceso disciplinario

Comenzar

Preparación para la audiencia disciplinaria

• Asegurarse de que la audiencia disciplinaria esté debidamente programada, con tiempo suficiente asignado para tratar cualquier asunto pertinente
• Comprobar que el empleado ha sido notificado de la audiencia y ha recibido la información y los documentos necesarios
• Asegurarse de que la persona que dirige la audiencia tiene la autoridad y las competencias necesarias para hacerlo
• Comprobar que el empleado ha tenido acceso al conjunto completo de normas y procedimientos disciplinarios
• Recopilar cualquier documento pertinente, como los que detallan la acusación y la respuesta del empleado
• Determinar si el empleado ha solicitado que un acompañante asista a la audiencia
• Preparar las preguntas que pueda necesitar formular al empleado durante la audiencia

Sabrá que puede tachar este paso de su lista y pasar al siguiente cuando haya recopilado todos los documentos pertinentes y se haya asegurado de que la audiencia disciplinaria está debidamente programada con tiempo suficiente para el debate.

Recopilación de todos los documentos pertinentes

• Recopilar todos los documentos relacionados con la queja, incluidos informes, correos electrónicos, notas y demás pruebas
• Pedir al empleado que aporte cualquier documento pertinente para su defensa
• Asegurarse de que todas las pruebas sean recopiladas, revisadas y validadas por el personal correspondiente
• Una vez recopilados y revisados todos los documentos, podrá pasar al siguiente paso del proceso de audiencia disciplinaria.

Preparación de las preguntas que se van a formular

• Elaborar una lista de preguntas que se formularán al empleado durante la audiencia disciplinaria.
• Tener en cuenta los hechos y las pruebas disponibles, la política disciplinaria y la supuesta conducta irregular.
• Centrarse en los hechos, no en las opiniones, y evitar las preguntas inductivas.
• Las preguntas deben estar diseñadas para permitir al empleado explicar su versión de los hechos y brindar la oportunidad de solicitar aclaraciones si fuera necesario.
• Una vez completada la lista, revisarla para asegurarse de que las preguntas son pertinentes y cumplen con la legalidad.
• Una vez elaborada la lista de preguntas, puede tachar este punto de su lista y pasar al siguiente paso.

Acuerdo sobre quiénes deben estar presentes

• Invitar al empleado, a su representante (si lo tiene) y al responsable o representante correspondiente del empleador
• Considerar si debe estar presente un representante sindical, en función del caso
• Decidir quién debe presidir la audiencia
• Asegurarse de que todas las partes han recibido los documentos pertinentes y han tenido el tiempo necesario para prepararse
• Este paso estará completado cuando todas las personas hayan sido invitadas y hayan aceptado la invitación, y se hayan enviado todos los documentos necesarios.

Establecimiento de los hechos

• Recopilar pruebas, incluidas declaraciones de testigos y cualquier otro documento pertinente
• Pedir al empleado que explique su versión de los hechos
• Tomar notas y formular preguntas pertinentes para comprender mejor la situación
• Preguntar al empleado si acepta los hechos tal como se han presentado
• Una vez establecidos los hechos, puede pasar al siguiente paso
• Sabrá que ha completado este paso cuando haya establecido los hechos y el empleado los haya aceptado.

Permitir al empleado que explique su caso

• Asegurarse de que el empleado tenga la oportunidad de explicar su caso, su versión de los hechos y cualquier circunstancia atenuante que pueda ser relevante
• Formular preguntas para aclarar la versión del empleado y tomar nota de los puntos importantes
• Animar al empleado a aportar pruebas pertinentes que ayuden a explicar su caso
• Permitir al empleado llamar a los testigos que pueda tener
• Asegurarse de que el empleado tenga una oportunidad justa de presentar su caso en su totalidad
• Comprobar que el empleado ha podido exponer su caso y que se han debatido todos los puntos pertinentes
• Cuando el empleado haya terminado de presentar su caso, agradecerle su contribución
• Una vez que el empleado haya terminado de presentar su caso, puede tachar este punto de su lista y pasar al siguiente paso: investigar cualquier circunstancia atenuante.

Investigación de cualquier circunstancia atenuante

• Pedir al empleado que aporte cualquier prueba que demuestre la existencia de circunstancias atenuantes que puedan haber dado lugar a la situación en cuestión.
• Considerar cualquier problema médico o personal que el empleado pueda haber estado atravesando y cómo podría haber contribuido a la situación.
• Revisar cualquier documento pertinente que pueda indicar una circunstancia atenuante.
• Preguntar a los testigos pertinentes si pueden aportar pruebas que demuestren la existencia de una circunstancia atenuante.
• Preguntar al empleado si dispone de alguna otra prueba atenuante que pueda tenerse en cuenta.

Una vez que haya revisado todas las pruebas y tenido en cuenta las circunstancias atenuantes, puede pasar al siguiente paso: garantizar que la audiencia sea justa e imparcial.

Garantizar que la audiencia sea justa e imparcial

• Asegurarse de que usted y cualquier testigo que vaya a estar presente no hayan estado involucrados en el caso de ninguna manera
• Elegir un presidente imparcial que dirija la audiencia
• Asegurarse de que el empleado acusado haya recibido todos los documentos y pruebas pertinentes con antelación a la audiencia
• Dar al empleado acusado la oportunidad de responder a las alegaciones y de formular preguntas a los testigos
• Permitir al empleado acusado que lleve consigo a un compañero de trabajo o representante sindical a la audiencia, si así lo desea
• Cuando haya terminado de recopilar todas las pruebas, comprobar que dispone de un registro completo y preciso de la audiencia
• Cuando esté convencido de que dispone de todas las pruebas pertinentes, puede pasar al siguiente paso: comunicar la decisión disciplinaria.

Comunicación de la decisión disciplinaria

• Proporcionar una explicación clara y concisa de la decisión adoptada, incluida la medida disciplinaria que se va a aplicar
• Entregar al empleado una copia de la carta de decisión disciplinaria
• Asegurarse de que el empleado comprende la decisión y sus implicaciones
• Invitar al empleado a formular preguntas o plantear cualquier cuestión
• Informar al empleado de su derecho a recurrir la decisión
• Comprobar con el empleado que ha comprendido la decisión
• Firmar y fechar la carta de decisión disciplinaria
• Puede tachar este punto de su lista cuando haya entregado al empleado una copia de la carta de decisión disciplinaria.

Documentación del resultado

• Tomar notas detalladas de la audiencia a efectos de registro
• Registrar la decisión final adoptada y las medidas asociadas
• Asegurarse de conservar una copia de todos los documentos relacionados con la audiencia
• Enviar al empleado una confirmación escrita de la decisión disciplinaria y del derecho de recurso

Una vez que haya tomado notas detalladas de la audiencia y registrado la decisión final y las medidas asociadas, habrá completado este paso y podrá pasar al siguiente: explicar el derecho de recurso.

Explicación del derecho de recurso

• Explicar claramente al empleado su derecho a recurrir la decisión adoptada y el resultado de la audiencia disciplinaria.
• Asegurarse de anotar los detalles de la información sobre el derecho de recurso que ha facilitado al empleado.
• Facilitar al empleado una declaración escrita de su derecho de recurso y el plazo para presentarlo.
• Asegurarse de que el empleado comprende su derecho de recurso y el procedimiento para presentarlo.
• Pedir al empleado que firme y feche la declaración escrita de su derecho de recurso para confirmar que ha recibido la información.

Cómo sabrá que puede tachar este punto de su lista y pasar al siguiente paso:

• Una vez que haya explicado al empleado su derecho de recurso y el procedimiento para presentarlo, y el empleado haya firmado y fechado la declaración escrita de su derecho de recurso, podrá pasar al siguiente paso.

Garantizar que el empleado comprenda sus derechos

• Explicar al empleado que tiene derecho a estar acompañado por un compañero de trabajo o representante sindical durante la audiencia.
• Preguntar al empleado si desea que alguien le acompañe.
• Facilitar al empleado la información y los documentos pertinentes con antelación, como las alegaciones que se formulan y cualquier prueba de apoyo.
• Informar al empleado de que puede formular preguntas y plantear cuestiones durante la audiencia.
• Asegurarse de que el empleado haya tenido tiempo suficiente para considerar las alegaciones y las pruebas disponibles.
• Comprobar que el empleado comprende todos sus derechos antes de la audiencia y responder a cualquier pregunta que pueda tener.

Una vez que se haya asegurado de que el empleado comprende sus derechos, puede tachar este punto de su lista y pasar al siguiente paso: el seguimiento de la decisión.

Seguimiento de la decisión

• Enviar al empleado un registro escrito de la audiencia disciplinaria y su resultado, confirmando la decisión y cualquier medida disciplinaria
• Anotar los derechos de recurso y el plazo para presentarlo
• Asegurarse de que el empleado reciba una copia de la documentación
• Hacer un seguimiento del progreso del empleado en el lugar de trabajo para asegurarse de que está cumpliendo la medida disciplinaria
• Cuando el empleado haya cumplido la medida disciplinaria, puede tachar este punto de su lista y pasar al siguiente paso: establecer la medida disciplinaria adecuada.

Establecimiento de la medida disciplinaria adecuada

• Consultar la política disciplinaria de la empresa para determinar la medida disciplinaria adecuada
• Considerar la gravedad de la infracción, el historial laboral del empleado y cualquier factor atenuante
• Considerar el posible impacto de la medida disciplinaria en el empleado
• Debatir la posible medida disciplinaria con Recursos Humanos u otro responsable competente
• Llevar un registro de la decisión y los motivos que la sustentan
• Una vez establecida la medida disciplinaria adecuada, puede pasar al siguiente paso.

Aclaración del resultado de la audiencia

• Explicar al empleado el resultado de la audiencia disciplinaria y los motivos que lo sustentan
• Dar al empleado la oportunidad de formular preguntas y debatir el resultado
• Proporcionar al empleado una confirmación escrita del resultado y los motivos del mismo
• Informar al empleado de su derecho a recurrir la decisión
• Asegurarse de que el empleado esté informado de los plazos y procedimientos del proceso de recurso
• Registrar el resultado y los motivos del mismo en el expediente disciplinario
• Cuando el empleado haya sido informado del resultado y de su derecho de recurso, el paso estará completado.

Información detallada sobre el proceso de recurso

• Explicar al empleado el derecho a recurrir la decisión y el plazo para hacerlo
• Facilitar al empleado copias del formulario de recurso y de los procedimientos
• Informar al empleado de su derecho a estar acompañado por un compañero de trabajo o representante sindical en el recurso
• Asegurarse de que el empleado conozca los motivos del recurso y cómo presentarlo
• Asegurarse de que cualquier recurso sea resuelto por un responsable superior que no haya participado en el proceso disciplinario original
• Tachar este paso cuando esté seguro de que el empleado ha recibido la información necesaria sobre el proceso de recurso.

Garantizar que se adopten las medidas necesarias

• Asegurarse de que todos los documentos necesarios relacionados con la audiencia disciplinaria han sido presentados y registrados.
• Confirmar que la medida disciplinaria adoptada está en conformidad con las políticas y procedimientos del empleador.
• Si es necesario realizar cambios en los términos y condiciones de empleo del empleado, asegurarse de que queden documentados y firmados por el empleado.
• Garantizar que se adopten las medidas necesarias, como cambiar el puesto del empleado o suspenderlo de su trabajo.
• Documentar el resultado de la audiencia y asegurarse de que se comunica al empleado.

Cuando haya completado los pasos anteriores, puede pasar al siguiente paso del proceso de audiencia disciplinaria: el seguimiento del resultado de la audiencia.

Seguimiento del resultado de la audiencia

• Llevar un registro del resultado de la audiencia disciplinaria y de las medidas que deben adoptarse
• Asegurarse de que se lleve a cabo cualquier medida de seguimiento, como la degradación, la suspensión o el despido
• Supervisar la aplicación del resultado para asegurarse de que se cumple
• Comprobar que el empleado ha comprendido las advertencias u otras medidas adoptadas
• Puede tachar este paso de su lista una vez que haya revisado el resultado de la audiencia disciplinaria y haya adoptado cualquier medida de seguimiento necesaria.

Retroalimentación sobre el proceso disciplinario

• Proporcionar al empleado retroalimentación sobre el resultado de la audiencia disciplinaria.
• Explicar el resultado y cualquier medida que deba adoptarse.
• Facilitar al empleado una copia de las notas tomadas durante la audiencia disciplinaria.
• Asegurarse de que el empleado conoce su derecho de recurso y el procedimiento para ejercerlo.
• Asegurarse de que el empleado comprende las implicaciones del resultado y cualquier medida que deba adoptarse.
• Comprobar que el empleado ha comprendido el resultado y su derecho de recurso.
• Asegurarse de que cualquier medida que deba adoptarse se aplique con prontitud.
• Documentar el resultado y cualquier medida que deba adoptarse.
• Cuando haya completado todos los pasos anteriores, puede tachar este punto de su lista y pasar al seguimiento del resultado de la audiencia.

Preguntas frecuentes:

P: ¿Existe alguna diferencia entre llevar a cabo una audiencia disciplinaria en el Reino Unido y en otros países, como los EE. UU. o la UE?

Preguntado por Karen el 11 de abril de 2022.
R: Sí, llevar a cabo una audiencia disciplinaria en el Reino Unido está sujeto a normas y reglamentos diferentes a los de otros países, como los EE. UU. y la UE. En el Reino Unido, las audiencias disciplinarias están reguladas por la Employment Rights Act 1996, que establece las normas para llevar a cabo investigaciones, recursos y despidos. También abarca cuestiones como las quejas y los procedimientos disciplinarios. Las normas para llevar a cabo audiencias disciplinarias en los EE. UU. y la UE pueden diferir de las del Reino Unido, por lo que es importante familiarizarse con la legislación local antes de iniciar una audiencia disciplinaria en esos territorios.

P: ¿Es necesario llevar a cabo una audiencia disciplinaria si tengo un empleado con un rendimiento deficiente?

Preguntado por David el 18 de abril de 2022.
R: No necesariamente. La decisión de iniciar o no una audiencia disciplinaria depende de la situación y de sus necesidades específicas. En términos generales, si el rendimiento de un empleado ha disminuido hasta el punto de afectar negativamente a su negocio, puede ser conveniente abordar el problema mediante una audiencia disciplinaria. Sin embargo, es posible que desee considerar primero soluciones alternativas, como la orientación o la formación adicional. También debe tener en cuenta cualquier factor atenuante antes de tomar una decisión; por ejemplo, ¿podría haber algo que estuviera causando una disminución del rendimiento (como el estrés o problemas personales)?

P: ¿Qué ocurre si un empleado se niega a asistir a una audiencia disciplinaria?

Preguntado por Andrew el 24 de abril de 2022.
R: Si un empleado se niega a asistir a una audiencia disciplinaria, puede continuar con el proceso sin su presencia si lo considera necesario. Debe seguir procedimientos justos al tratar el asunto; por ejemplo, notificar la reunión y escribir al empleado al respecto (aunque este se niegue a asistir). A continuación, debe considerar cualquier prueba disponible de otras fuentes y evaluarla de forma imparcial antes de tomar ninguna decisión.

P: ¿Cómo puedo garantizar que las decisiones adoptadas en una audiencia disciplinaria sean justas?

Preguntado por Jessica el 29 de abril de 2022.
R: Garantizar que las decisiones adoptadas en una audiencia disciplinaria sean justas es clave para mantener buenas relaciones en el lugar de trabajo. Para garantizar la imparcialidad, debe seguir siempre el procedimiento establecido; por ejemplo, notificando las reuniones con suficiente antelación y comunicando las decisiones de forma clara y sin demora una vez adoptadas. También debe asegurarse de que todas las partes implicadas tengan la oportunidad de presentar su caso en su totalidad; esto incluye formular preguntas durante la reunión, aportar documentos o pruebas pertinentes que respalden su caso y contar con alguien presente que pueda hablar en su nombre si fuera necesario. Además, debe asegurarse de que todas las decisiones se basen en los hechos y las pruebas recopilados durante la reunión, y no en opiniones personales ni en sesgos.

P: ¿Cómo decido qué medidas deben adoptarse tras una audiencia disciplinaria?

Preguntado por Sarah el 3 de mayo de 2022.
R: Decidir qué medidas deben adoptarse tras una audiencia disciplinaria depende de la situación y de sus necesidades específicas. En términos generales, las medidas adecuadas podrían incluir la emisión de advertencias verbales o escritas (o ambas), la suspensión del empleado con o sin sueldo durante un período determinado, la degradación del empleado o su traslado a otro puesto dentro de la organización, o su despido definitivo. La medida elegida debe ser proporcional a la infracción cometida y tener en cuenta cualquier factor atenuante que pueda haber contribuido a ella; por ejemplo, ¿ha sido este comportamiento constante a lo largo de su relación laboral? En última instancia, debe asegurarse de actuar con justicia al tomar estas decisiones y de cumplir la legislación vigente en todo momento; como la Employment Rights Act 1996 (Reino Unido).

Ejemplo de litigio

Demandas que hacen referencia a audiencias disciplinarias

• El demandante puede alegar que el empleador actuó de forma ilegal al sancionarle sin seguir las políticas y procedimientos de la empresa, incluyendo la falta de garantías del debido proceso.
• El demandante puede alegar que el empleador infringió el Título VII de la Civil Rights Act, la Age Discrimination in Employment Act, la Americans with Disabilities Act o la Family and Medical Leave Act.
• El demandante también puede alegar que su empleador le despidió de forma improcedente por ejercer sus derechos en virtud de la legislación laboral o por llevar a cabo una actividad protegida.
• El demandante puede alegar que la medida disciplinaria del empleador se adoptó en represalia por una actividad protegida.
• El demandante puede solicitar una variedad de medidas compensatorias, incluido el pago de salarios atrasados, la readmisión, daños punitivos, daños compensatorios y honorarios de abogado.
• Los demandantes también pueden solicitar medidas cautelares, como una orden judicial para prevenir futuras infracciones.

Plantillas disponibles (de uso gratuito)

Carta de convocatoria de audiencia disciplinaria reprogramada tras una ausencia no relacionada con enfermedad
Carta para reanudar una audiencia disciplinaria tras un aplazamiento

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