¿Necesitas verificar el derecho a trabajar de un contratista? Las nuevas normas del Reino Unido explicadas
Has contratado a un contratista autónomo para llevar tu proyecto, y alguien del equipo pregunta si necesitas ver su pasaporte. Parece una pregunta propia de un empleado, no de un contratista. Las normas cambiaron en 2025, y equivocarse ahora conlleva una sanción civil de hasta 60.000 libras por persona, así que vale la pena dedicarle dos minutos a tenerlo claro.
Respuesta breve. Si únicamente trabajas con un contratista genuinamente independiente que te factura como empresa, no tienes obligación legal de realizar una verificación del derecho a trabajar. Ese deber se aplica a las personas que empleas. No obstante, desde abril de 2025 el gobierno amplió el ámbito de aplicación, de modo que muchas empresas que contratan trabajadores individuales en la economía de plataformas o en regímenes eventuales deben verificarlo ahora, y la postura más segura para la mayoría de organizaciones es verificar a cualquier persona cuya relación laboral tenga en la práctica las características de un empleo.
¿A quién se aplica realmente la obligación legal?
La obligación de verificar el derecho a trabajar deriva de la Immigration, Asylum and Nationality Act 2006. Históricamente se aplicaba a los empleadores que contrataban bajo un contrato de trabajo (o un contrato de trabajador). Si una persona lleva su propio negocio y te presta un servicio, la obligación de verificar no recaía sobre ti como cliente final, sino sobre la propia empresa de esa persona o sobre un intermediario.
Esa distinción sigue siendo relevante, aunque se ha estrechado. En 2024 el gobierno anunció, y en 2025 confirmó, que extendería las verificaciones del derecho a trabajar y el régimen de sanciones civiles a las empresas que contratan a personas individuales en la economía de plataformas y en regímenes eventuales de tipo cero horas, como parte de un enfoque más amplio contra el trabajo irregular. La dirección es clara: si obtienes mano de obra de un individuo, lo que se espera es que lo verifiques.
Así que la pregunta real no es «¿se llama contratista a esta persona?», sino «¿cuál es el fondo de esta relación laboral?». Una etiqueta en una factura no lo resuelve.
Empleado, trabajador o contratista genuino: por qué la categoría determina la verificación
El derecho del Reino Unido reconoce tres grandes categorías, y cada una conlleva obligaciones distintas. Determinar la categoría correcta es el mismo análisis que harías para la fiscalidad, el pago de vacaciones y, desde 2025, el derecho a trabajar.
| Categoría | Cómo se identifica | ¿Verificación del derecho a trabajar? |
|---|---|---|
| Empleado | Trabaja bajo tu control, con horario fijo, integrado en la organización, sin derecho real a enviar un sustituto. | Sí. Verificar siempre antes de que empiece. |
| Trabajador / eventual / plataformas | Presta un servicio personal, con cierto grado de control por tu parte y escasa independencia. Incluye muchos contratos de cero horas y regímenes de plataformas. | Sí, bajo las normas ampliadas de 2025. Verificar antes de que comience el trabajo. |
| Contratista genuinamente independiente | Lleva su propio negocio, controla cómo se realiza el trabajo, puede enviar un sustituto, factura como empresa y asume riesgo financiero. | No es un requisito legal para ti, pero es muy aconsejable confirmar el estatus y verificar en caso de duda. |
Los factores que acercan a alguien a la categoría de «empleado» o «trabajador», y por tanto a la obligación de verificar, son los mismos que ponderan HMRC y los tribunales: control (¿diriges cómo, cuándo y dónde realiza el trabajo?), prestación personal (¿debe hacerlo él mismo, o puede enviar un sustituto?), integración (¿forma parte de tu equipo, usa tus sistemas, tiene un correo corporativo?), mutualidad de obligaciones (¿estás obligado a ofrecer trabajo y él a aceptarlo?) y riesgo financiero (¿obtiene beneficios o pérdidas en el encargo, o simplemente cobra por su tiempo?).
Un ejemplo práctico. Contratas a un desarrollador autónomo a través de su sociedad limitada para desarrollar una funcionalidad durante ocho semanas. Usa su propio equipo, fija su propio horario, podría enviar a un compañero y te factura mensualmente. Eso es un contratista genuino, y la obligación de verificar no recae sobre ti. Cambia ahora los hechos: trabaja en tu horario, en tu mesa, bajo la dirección diaria de tu responsable de proyecto, no puede sustituirse y le pagas semanalmente por horas. Eso es empleo en la práctica, sea cual sea lo que diga la factura, y deberías realizar una verificación del derecho a trabajar.
¿Qué cambia con la extensión a trabajadores de plataformas y eventuales?
El cambio de 2025 afecta principalmente a organizaciones que recurren a personas para trabajos flexibles, bajo demanda o de corta duración: reparto, hostelería, cuidados, limpieza, mano de obra en obra, personal de eventos y servicios basados en plataformas. Si contratas directamente a esas personas, sin intermediación de una agencia conforme o de su propia empresa, el gobierno entiende que eres tú quien debe realizar la verificación y quien asume la exposición a sanciones civiles.
De ello se derivan dos consecuencias prácticas. Primera, revisa cómo incorporas mano de obra eventual y de corta duración, porque «solo están aquí dos semanas» ya no es motivo para saltarse la verificación. Segunda, si dependes de una agencia o de una empresa paraguas, confirma por escrito quién realiza las verificaciones y conserva las evidencias, porque delegar la responsabilidad en la cadena solo funciona si la otra parte es genuinamente el empleador.
¿Cómo se realiza una verificación del derecho a trabajar conforme a la normativa?
Cuando la verificación es obligatoria, sigue el procedimiento del Home Office para establecer una «excusa legal» (statutory excuse), que es la protección jurídica frente a una sanción si después resulta que la persona no tenía derecho a trabajar. Existen tres vías:
- Verificación online. Para la mayoría de nacionales no británicos y no irlandeses, usa el servicio gov.uk view a job applicant's right to work con el código de acceso que te facilite la persona y su fecha de nacimiento. Esta es ahora la vía principal.
- Verificación de identidad digital mediante un IDSP. Para ciudadanos británicos e irlandeses con pasaporte válido, puedes usar un Proveedor de Servicios de Identidad certificado para verificar la identidad de forma digital.
- Verificación manual de documentos. Cuando las otras vías no sean aplicables, examina los documentos originales de la lista del Home Office en presencia de la persona o mediante videollamada en directo, comprueba que son auténticos y que pertenecen a esa persona, y conserva una copia fechada.
Consulta la guía del empleador sobre verificaciones del derecho a trabajar en gov.uk, ya que los documentos aceptados y el procedimiento se actualizan periódicamente. Realiza la verificación antes de que comience el trabajo, registra la fecha y anota en el calendario cualquier verificación de seguimiento para personas con permiso de duración limitada.
¿Qué ocurre si te equivocas?
Si empleas a alguien que no tiene derecho a trabajar y no realizaste una verificación conforme a la normativa, te expones a una sanción civil de hasta 60.000 libras por trabajador en caso de reincidencia (45.000 libras por una primera infracción). Si sabías o tenías motivos razonables para creer que la persona no tenía derecho a trabajar, se trata de un delito penal que conlleva hasta cinco años de prisión y una multa ilimitada.
Más allá de la sanción, existe un impacto reputacional y operativo: problemas con la licencia de patrocinador si la tienes, rescisiones de contratos y el coste de deshacer una contratación errónea a mitad de un proyecto. Tratar a un contratista genuino como si necesitara verificación te cuesta muy poco. Tratar a un empleado o trabajador como si no la necesitara puede costarte 60.000 libras.
¿Qué relación tiene el estatus con la fiscalidad, los seguros e IR35?
El derecho a trabajar es un aspecto de una cuestión de estatus más amplia, y conviene abordarlos de forma conjunta. La misma relación que activa una verificación del derecho a trabajar suele tener consecuencias fiscales en virtud de las normas sobre trabajo fuera de nómina (IR35), que determinan si un contratista que trabaja a través de su propia empresa debe tributar como un empleado. También afecta a quién tiene el seguro de responsabilidad del empleador, quién es responsable del seguro de indemnización profesional del propio contratista y si se aplican derechos legales como las vacaciones o la baja por enfermedad.
Determina la categoría correcta desde el principio, tanto en el contrato como en la forma en que se desarrolla realmente la relación, y todos estos aspectos encajarán solos. Un contrato de contratista bien redactado debe reflejar una independencia genuina, describir el servicio en lugar de un puesto, permitir la sustitución y evitar un lenguaje que se lea como empleo. Cuando en la práctica la relación es de contratista, la documentación debe decirlo y coincidir con la realidad. Disimular una relación laboral con un contrato de servicios no engaña a nadie, y mucho menos a HMRC o al Home Office.
Lista de verificación rápida para decidir
- ¿La persona presta un servicio personal bajo tu control? Si es así, trátala como empleado o trabajador y realiza una verificación del derecho a trabajar antes de que empiece.
- ¿Es un negocio genuino (empresa propia, derecho de sustitución, riesgo financiero, te factura)? No tienes obligación legal de verificar, pero confirma el estatus por escrito y verifica en caso de duda.
- ¿Se trata de mano de obra individual de plataformas, eventual, de cero horas o de corta duración? Bajo las normas de 2025, verifica.
- ¿Utilizas una agencia o una empresa paraguas? Confirma por escrito quién realiza la verificación y conserva las evidencias.
- ¿Alguna persona tiene un permiso de duración limitada? Anota la fecha de vencimiento en el calendario y verifica de nuevo antes de que caduque.
Nada de esto sustituye al asesoramiento en un caso genuinamente límite. Si no puedes determinar si alguien es contratista o trabajador, esa ambigüedad es exactamente donde vive la sanción, y merece la pena consultar a un abogado. Para el contrato en sí, GenieAI puede redactar un contrato de servicios para contratistas que refleje una independencia genuina e identificar cláusulas que deriven hacia el empleo, de modo que la documentación se corresponda con la relación que realmente pretendes. Descubre cómo GenieAI revisa y redacta contratos comerciales para equipos que trabajan sin un abogado interno.
