Devez-vous vérifier le droit au travail d'un contractant ? Les nouvelles règles britanniques expliquées
Vous avez recruté un prestataire indépendant pour piloter votre projet, et quelqu'un dans l'équipe vous demande si vous devez voir son passeport. Cela ressemble à une question que l'on poserait pour un salarié, pas pour un prestataire. Les règles ont changé en 2025, et une erreur sur ce point peut entraîner une amende civile allant jusqu'à 60 000 £ par personne ; cela vaut donc la peine de prendre deux minutes pour y voir clair.
Réponse courte. Si vous faites uniquement appel à un prestataire véritablement indépendant qui vous facture en tant qu'entreprise, vous n'avez pas l'obligation légale d'effectuer un contrôle du droit au travail à son égard. Cette obligation s'applique aux personnes que vous employez. Depuis avril 2025, cependant, le gouvernement a élargi le champ d'application de sorte que de nombreuses entreprises ayant recours à des travailleurs individuels de type gig ou occasionnels doivent désormais effectuer ce contrôle ; la position la plus prudente pour la plupart des organisations est de contrôler toute personne dont la relation de travail ressemble dans les faits à un emploi salarié.
À qui s'applique réellement l'obligation légale ?
L'obligation d'effectuer un contrôle du droit au travail découle de l'Immigration, Asylum and Nationality Act 2006. Historiquement, elle s'appliquait aux employeurs recrutant dans le cadre d'un contrat de travail (ou d'un contrat de travailleur). Lorsqu'une personne dirige véritablement sa propre entreprise et vous fournit un service, l'obligation de contrôle n'incombait pas à vous en tant que client final. C'est la société de la personne, ou un intermédiaire, qui en était responsable.
Cette distinction reste importante, mais elle s'est resserrée. En 2024, le gouvernement a annoncé, et en 2025 confirmé, qu'il étendrait les contrôles du droit au travail et le régime des amendes civiles aux entreprises ayant recours à des individus dans l'économie des petits boulots et dans des arrangements occasionnels de type zéro heure, parallèlement à un renforcement plus large de la lutte contre le travail illégal. La direction est claire : si vous obtenez de la main-d'oeuvre d'un individu, l'attente est que vous effectuiez un contrôle.
La vraie question n'est donc pas « cette personne est-elle appelée prestataire ? », mais « quelle est la nature réelle de cette relation de travail ? ». Un intitulé sur une facture ne tranche pas la question.
Salarié, travailleur ou véritable prestataire ? Pourquoi la catégorie détermine le contrôle
Le droit britannique reconnaît trois grandes catégories, chacune entraînant des obligations différentes. Déterminer la bonne catégorie relève de la même analyse que celle effectuée en matière fiscale, de congés payés et, depuis 2025, de droit au travail.
| Catégorie | Ce à quoi cela ressemble | Contrôle du droit au travail ? |
|---|---|---|
| Salarié | Travaille sous votre autorité, horaires fixes, intégré à l'organisation, aucun droit réel d'envoyer un remplaçant. | Oui. Toujours contrôler avant le début de la mission. |
| Travailleur / occasionnel / gig | Fournit un service personnel, sous un certain contrôle de votre part, indépendance limitée. Inclut de nombreux arrangements zéro heure et sur plateforme. | Oui, en vertu des règles étendues de 2025. Contrôler avant le début du travail. |
| Véritable prestataire indépendant | Dirige sa propre entreprise, contrôle la façon dont le travail est effectué, peut envoyer un remplaçant, facture en tant qu'entreprise, supporte le risque financier. | Pas d'obligation légale de contrôle pour vous, mais il est fortement conseillé de confirmer le statut et de contrôler en cas de doute. |
Les éléments qui poussent quelqu'un vers la catégorie « salarié » ou « travailleur », et donc vers un contrôle, sont les mêmes que ceux pris en compte par HMRC et les tribunaux : le contrôle (dirigez-vous la façon, le moment et le lieu d'exécution du travail ?), le service personnel (la personne doit-elle effectuer le travail elle-même, ou peut-elle envoyer un remplaçant ?), l'intégration (fait-elle partie de votre équipe, utilise-t-elle vos systèmes, possède-t-elle une adresse email de l'entreprise ?), la mutualité des obligations (êtes-vous obligé de proposer du travail et elle de l'accepter ?) et le risque financier (réalise-t-elle un bénéfice ou une perte sur la mission, ou est-elle simplement rémunérée pour son temps ?).
Un exemple concret. Vous faites appel à un développeur indépendant via sa société à responsabilité limitée pour développer une fonctionnalité sur huit semaines. Il utilise son propre matériel, fixe ses propres horaires, pourrait envoyer un collègue et vous facture mensuellement. C'est un véritable prestataire, et l'obligation de contrôle ne vous incombe pas. Changez maintenant les données : il travaille selon vos horaires, à votre bureau, sous la direction quotidienne de votre chef de projet, ne peut pas se faire remplacer, et vous le payez à l'heure chaque semaine. C'est dans les faits une relation d'emploi salarié, quoi qu'indique la facture, et vous devriez effectuer un contrôle du droit au travail.
Qu'est-ce que l'extension aux travailleurs gig et occasionnels change ?
Le changement de 2025 concerne surtout les organisations qui font appel à des individus pour des travaux flexibles, à la demande ou de courte durée : livraison, hôtellerie-restauration, soins, nettoyage, main-d'oeuvre sur chantier, personnel événementiel et services sur plateforme. Si vous faites appel à ces personnes directement plutôt que par l'intermédiaire d'une agence conforme ou de leur propre société, la position du gouvernement est que vous assumez le contrôle et l'exposition aux amendes civiles.
Deux conséquences pratiques en découlent. Premièrement, revoyez la façon dont vous recrutez de la main-d'oeuvre occasionnelle et de courte durée, car « ils ne sont là que quinze jours » n'est plus une raison de passer outre le contrôle. Deuxièmement, si vous comptez sur une agence ou une société parapluie, confirmez par écrit qui effectue les contrôles et conservez les preuves, car le transfert de responsabilité dans la chaîne ne fonctionne que si l'autre partie est véritablement l'employeur.
Comment effectuer un contrôle du droit au travail conforme ?
Lorsqu'un contrôle est requis, suivez la procédure du Home Office pour établir une « excuse légale », c'est-à-dire la protection juridique contre une amende si la personne s'avère par la suite ne pas avoir le droit de travailler. Il existe trois voies :
- Contrôle en ligne. Pour la plupart des ressortissants non britanniques et non irlandais, utilisez le service gov.uk view a job applicant's right to work avec un code de partage qu'ils fournissent et leur date de naissance. C'est désormais la voie principale.
- Contrôle d'identité numérique via un IDSP. Pour les ressortissants britanniques et irlandais titulaires d'un passeport valide, vous pouvez faire appel à un fournisseur de services d'identité certifié pour vérifier l'identité par voie numérique.
- Contrôle manuel des documents. Lorsque les autres voies ne s'appliquent pas, examinez les documents originaux figurant sur la liste du Home Office, en présence de la personne ou lors d'un appel vidéo en direct, vérifiez leur authenticité et leur appartenance à cette personne, et conservez une copie datée.
Consultez le guide de l'employeur sur les contrôles du droit au travail disponible sur gov.uk, car les documents acceptés et la procédure sont mis à jour périodiquement. Effectuez le contrôle avant le début du travail, notez la date et programmez un rappel pour tout contrôle de suivi concernant les personnes dont l'autorisation est limitée dans le temps.
Que se passe-t-il si vous faites une erreur ?
Si vous employez une personne qui n'a pas le droit de travailler et que vous n'avez pas effectué de contrôle conforme, vous risquez une amende civile allant jusqu'à 60 000 £ par travailleur en cas de récidive (45 000 £ pour une première infraction). Si vous saviez ou aviez des raisons sérieuses de croire que la personne n'avait pas le droit de travailler, il s'agit d'une infraction pénale passible d'une peine pouvant aller jusqu'à cinq ans d'emprisonnement et d'une amende illimitée.
Au-delà de l'amende, les répercussions sur la réputation et les opérations sont importantes : problèmes de licence de parrainage si vous en détenez une, résiliations de contrats et coût lié au dénoûment d'un mauvais recrutement en cours de projet. Traiter un véritable prestataire comme s'il devait être contrôlé vous coûte très peu. Traiter un salarié ou un travailleur comme s'il n'avait pas à l'être peut vous coûter 60 000 £.
Où se situe la question du statut par rapport à la fiscalité, à l'assurance et à IR35 ?
Le droit au travail est l'un des aspects d'une question de statut plus large, et il est utile de les examiner ensemble. La même relation qui déclenche un contrôle du droit au travail a souvent des conséquences fiscales au titre des règles de travail hors paie (IR35), qui déterminent si un prestataire travaillant via sa propre société doit être imposé comme un salarié. Cela influe également sur la question de savoir qui souscrit l'assurance responsabilité civile employeur, qui est responsable de la propre assurance responsabilité professionnelle du prestataire, et si des droits légaux tels que les congés payés et les indemnités de maladie s'appliquent.
Déterminez correctement la catégorie une fois pour toutes, dans le contrat et dans la façon dont la relation se déroule réellement, et ces aspects se mettront en place d'eux-mêmes. Un contrat de prestation bien rédigé doit refléter une véritable indépendance, décrire le service plutôt qu'un rôle, permettre la substitution et éviter tout langage qui ressemble à un emploi salarié. Lorsque la réalité est véritablement celle d'un prestataire, les documents doivent le mentionner et correspondre à la réalité. Habiller une relation d'emploi salarié avec un contrat de services ne trompe personne, et certainement pas HMRC ni le Home Office.
Une liste de contrôle rapide pour prendre une décision
- La personne fournit-elle un service personnel sous votre autorité ? Si oui, traitez-la comme un salarié ou un travailleur et effectuez un contrôle du droit au travail avant le début de la mission.
- S'agit-il d'une véritable entreprise (société propre, droit de substitution, risque financier, vous facture) ? Pas d'obligation légale de contrôle pour vous, mais confirmez le statut par écrit et contrôlez en cas de doute.
- S'agit-il d'une main-d'oeuvre gig, occasionnelle, zéro heure ou de courte durée ? En vertu des règles de 2025, effectuez un contrôle.
- Vous faites appel à une agence ou à une société parapluie ? Confirmez par écrit qui effectue le contrôle et conservez les preuves.
- Certaines personnes ont-elles une autorisation limitée dans le temps ? Notez la date d'expiration et effectuez un nouveau contrôle avant qu'elle n'arrive à échéance.
Rien de tout cela ne remplace un conseil juridique dans un cas véritablement ambigu. Si vous ne parvenez pas à déterminer si une personne est un prestataire ou un travailleur, cette ambiguïté est précisément là où réside le risque d'amende, et l'avis d'un avocat vaut la peine. Pour le contrat lui-même au quotidien, GenieAI peut rédiger un contrat de services de prestataire reflétant une véritable indépendance et signaler les clauses qui dérivent vers l'emploi salarié, afin que les documents correspondent à la relation que vous souhaitez réellement. Découvrez comment GenieAI examine et rédige des contrats commerciaux pour les équipes qui n'ont pas d'avocat interne.
