Développer un code de conduite fournisseur

Introduction

Dans le marché concurrentiel d'aujourd'hui, comprendre les attentes et les normes que les entreprises imposent à leurs fournisseurs est absolument essentiel. Les codes de conduite des fournisseurs fournissent un cadre permettant de s'assurer que les entreprises respectent leurs obligations éthiques et légales tout en maintenant les normes de conduite commerciale les plus élevées possible.

L'importance d'un code de conduite des fournisseurs ne saurait être surestimée ; non seulement il peut protéger les entreprises contre toute responsabilité juridique en définissant des attentes claires à l'égard des fournisseurs, mais il contribue également à préserver la réputation d'une entreprise et de ses clients. De plus, en disposant d'un code bien défini, les entreprises peuvent favoriser de meilleures relations avec leurs fournisseurs, les deux parties comprenant leurs obligations.

L'équipe GenieAI est experte dans l'élaboration de codes de conduite des fournisseurs : nous avons accès à des millions de données qui permettent à notre IA de déterminer ce qui constitue un accord conforme aux standards du marché entre les entreprises et leurs fournisseurs. Notre bibliothèque de modèles communautaires permet à quiconque de rédiger et de personnaliser des documents juridiques de haute qualité sans avoir à consulter un avocat expert ni à payer des honoraires élevés ; il vous suffit d'accéder à nos modèles gratuits !

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Définitions (n'hésitez pas à passer cette section)

Code de conduite des fournisseurs : Un ensemble de lignes directrices que les entreprises utilisent pour s'assurer que leurs fournisseurs respectent certaines normes éthiques et légales.
Anticorruption et lutte contre la corruption : Pratiques ou activités illégales ou contraires à l'éthique impliquant l'offre, la remise, la réception ou la sollicitation de quelque chose de valeur dans le but d'influencer les actions d'une personne.
Responsabilité sociale : L'obligation pour une entreprise d'agir de manière bénéfique pour la société et l'environnement.
Propriété intellectuelle : Œuvres créatives protégées par le droit d'auteur, les marques de commerce ou le droit des brevets.
Application : Le fait de prendre des mesures pour s'assurer qu'une règle ou une loi est respectée.
Règlement des litiges : Un processus de résolution d'un désaccord ou d'un conflit entre deux parties ou plus.
Audit : Le processus d'examen et de vérification des comptes et des registres financiers.

Sommaire

• Comprendre pourquoi un code de conduite des fournisseurs est important
• Rechercher et analyser les éléments clés à inclure dans un code de conduite des fournisseurs
• Rédiger le code de conduite des fournisseurs
• Examiner le code de conduite des fournisseurs pour en vérifier l'exactitude et l'exhaustivité
• Approuver le code de conduite des fournisseurs
• Communiquer le code de conduite des fournisseurs aux fournisseurs
• Mettre en œuvre le code de conduite des fournisseurs
• Surveiller la conformité avec le code de conduite des fournisseurs
• Auditer le code de conduite des fournisseurs
• Établir un processus pour faire respecter le code de conduite des fournisseurs
• Établir un processus pour assurer l'amélioration continue du code de conduite des fournisseurs
• Créer un processus pour répondre aux cas de non-conformité
• Créer un processus pour réviser régulièrement le code de conduite des fournisseurs
• Former le personnel sur le code de conduite des fournisseurs

Commencer

Comprendre pourquoi un code de conduite des fournisseurs est important

• Rechercher les avantages commerciaux liés à l'établissement d'un code de conduite des fournisseurs.
• Évaluer les risques potentiels pour l'entreprise associés à l'absence d'un code de conduite des fournisseurs.
• Consulter les principales parties prenantes pour comprendre leur point de vue sur l'importance d'un code de conduite des fournisseurs.
• Établir l'engagement de l'entreprise à respecter les normes éthiques.

Vous pouvez cocher cette étape lorsque vous avez recherché les avantages commerciaux liés à l'établissement d'un code de conduite des fournisseurs, évalué les risques potentiels pour l'entreprise associés à l'absence d'un tel code, consulté les principales parties prenantes pour comprendre leur point de vue sur l'importance de ce code et établi l'engagement de l'entreprise à respecter les normes éthiques.

Rechercher et analyser les éléments clés à inclure dans un code de conduite des fournisseurs

• Examiner les codes de conduite existants d'autres entreprises du secteur afin de comprendre les éléments communs et les meilleures pratiques
• Rechercher les normes sectorielles et légales relatives à la conduite des fournisseurs
• Analyser les résultats de la recherche pour identifier les éléments à inclure dans le code de conduite
• Créer une liste des éléments clés du code de conduite des fournisseurs
• Lorsque les éléments clés du code de conduite des fournisseurs ont été identifiés et répertoriés, l'étape est terminée et vous pouvez passer à la rédaction du code de conduite des fournisseurs.

Rédiger le code de conduite des fournisseurs

• Créer un plan qui couvre tous les éléments du code de conduite des fournisseurs
• Identifier toutes les parties prenantes qui doivent être impliquées dans le processus
• Utiliser les recherches et analyses effectuées à l'étape précédente pour renseigner le contenu du code de conduite des fournisseurs
• Veiller à inclure toutes les exigences légales, les normes sectorielles et les meilleures pratiques
• Veiller à inclure toutes les politiques et procédures pertinentes
• Examiner le document avec toutes les parties prenantes et l'ajuster si nécessaire
• Une fois que toutes les parties prenantes sont d'accord, finaliser le code de conduite des fournisseurs

Vous saurez que vous pouvez cocher cette étape et passer à la suivante lorsque toutes les parties prenantes se seront mises d'accord sur la version finale du code de conduite des fournisseurs.

Examiner le code de conduite des fournisseurs pour en vérifier l'exactitude et l'exhaustivité

• Analyser le code de conduite des fournisseurs pour en vérifier la clarté, l'exactitude, l'exhaustivité et la cohérence
• Examiner le code de conduite des fournisseurs avec les parties prenantes concernées pour s'assurer que leurs contributions sont prises en compte
• S'assurer que le langage utilisé est clair et sans ambiguïté
• Vérifier que tous les termes et conditions sont exacts
• Rechercher toute information manquante ou tout aspect nécessitant des précisions
• S'assurer que toutes les exigences légales de conformité nécessaires sont prises en compte
• Une fois toutes les modifications effectuées, le code de conduite des fournisseurs est prêt à être approuvé
• Vous saurez que vous avez terminé l'examen du code de conduite des fournisseurs lorsque toutes les modifications auront été apportées pour en garantir l'exactitude et l'exhaustivité.

Approuver le code de conduite des fournisseurs

• Examiner le code de conduite des fournisseurs pour en vérifier l'exactitude et l'exhaustivité
• Confirmer que le code de conduite des fournisseurs satisfait à toutes les exigences internes et externes
• Obtenir l'approbation des parties prenantes concernées
• Documenter l'approbation avec des signatures
• Créer un système pour stocker le code de conduite des fournisseurs approuvé
• Lorsque toutes les étapes sont complétées, vous pouvez cocher cette étape et passer à la suivante, qui consiste à communiquer le code de conduite des fournisseurs aux fournisseurs.

Communiquer le code de conduite des fournisseurs aux fournisseurs

• Rédiger une lettre ou un e-mail à tous les fournisseurs actuels présentant le code de conduite et les attentes à leur égard
• Organiser des réunions individuelles avec chaque fournisseur pour discuter du code de conduite en détail
• S'assurer que chaque fournisseur comprend le code de conduite et les attentes relatives à sa performance
• Demander aux fournisseurs de signer un document confirmant qu'ils ont reçu et compris le code de conduite
• Assurer un suivi régulier auprès des fournisseurs pour s'assurer qu'ils respectent les attentes du code de conduite
• Lorsque tous les fournisseurs ont signé le document confirmant qu'ils ont reçu et compris le code de conduite, vous pouvez cocher cette étape et passer à la suivante.

Mettre en œuvre le code de conduite des fournisseurs

• Finaliser le document du code de conduite des fournisseurs et le faire approuver par le personnel concerné.
• Fournir une copie du code de conduite des fournisseurs à chaque fournisseur.
• Demander à chaque fournisseur de signer et de retourner un accusé de réception du code de conduite, indiquant qu'il accepte de se conformer aux normes définies.
• Mettre le code de conduite des fournisseurs à la disposition de tous les fournisseurs et du personnel sur le site internet ou l'intranet de votre entreprise.

Une fois que tous les fournisseurs ont accusé réception du code de conduite et que celui-ci est disponible en ligne, vous pouvez passer à l'étape suivante.

Surveiller la conformité avec le code de conduite des fournisseurs

• Établir un système pour surveiller régulièrement la conformité des fournisseurs avec le code de conduite et ses éventuelles modifications
• Établir un système permettant aux fournisseurs de signaler tout cas de non-conformité
• Établir un système pour escalader et résoudre tout problème de non-conformité
• Suivre et rendre compte de la conformité des fournisseurs
• Développer un plan pour traiter tout problème de non-conformité identifié
• Sensibiliser les fournisseurs aux attentes du code de conduite
• Publier un rapport annuel sur la conformité des fournisseurs

Comment savoir quand vous pouvez cocher cette étape et passer à la suivante :
Lorsque toutes les étapes ci-dessus ont été complétées, la surveillance de la conformité avec le code de conduite des fournisseurs a été mise en œuvre avec succès et est prête pour l'audit.

Auditer le code de conduite des fournisseurs

• Définir le périmètre de l'audit et les fournisseurs à inclure
• Établir les critères de l'audit et les attentes à l'égard des fournisseurs
• Déterminer la fréquence de l'audit
• Rechercher et sélectionner un auditeur pour l'audit
• Communiquer le plan d'audit aux fournisseurs et aux parties prenantes
• Collecter des informations et des preuves d'audit pour évaluer le code de conduite des fournisseurs
• Évaluer les résultats de l'audit et déterminer les mesures correctives nécessaires
• À la fin de l'audit, documenter les résultats et produire un rapport
• Lorsque les audits sont terminés et que le rapport est finalisé, cette étape peut être cochée et la suivante peut être entamée.

Établir un processus pour faire respecter le code de conduite des fournisseurs

• Développer un système pour surveiller les fournisseurs et s'assurer que le code de conduite est respecté.
• Envisager de développer un processus d'évaluation pour mesurer la performance des fournisseurs par rapport au code de conduite.
• Créer un ensemble de conséquences pour les fournisseurs qui enfreignent le code de conduite.
• Établir un processus pour traiter les violations des fournisseurs et les informer des conséquences.
• Développer un plan pour auditer régulièrement les fournisseurs et confirmer qu'ils sont conformes au code de conduite.
• Lorsque le processus est établi et que le code de conduite des fournisseurs est appliqué, il est temps de passer à l'étape suivante.

Établir un processus pour assurer l'amélioration continue du code de conduite des fournisseurs

• Établir un calendrier régulier pour examiner et évaluer l'efficacité du code de conduite
• Identifier et combler les lacunes du code de conduite
• Développer un système pour suivre et améliorer le code de conduite des fournisseurs
• Solliciter les retours des fournisseurs pour identifier les domaines d'amélioration
• Établir un calendrier pour la collecte des retours des fournisseurs
• Surveiller la performance des fournisseurs pour s'assurer de leur conformité avec le code de conduite

Lorsque vous avez établi le processus pour assurer l'amélioration continue du code de conduite des fournisseurs, vous pouvez cocher cette étape et passer à la suivante.

Créer un processus pour répondre aux cas de non-conformité

• Établir un protocole pour répondre aux cas de non-conformité. Celui-ci doit inclure des étapes pour l'investigation, la communication et les mesures correctives.
• Développer un processus pour suivre et signaler les incidents de non-conformité et les mesures correctives prises.
• S'assurer que tous les employés et sous-traitants comprennent le processus de réponse aux cas de non-conformité.
• S'assurer que tous les employés et sous-traitants sont conscients des conséquences de la non-conformité.
• S'assurer qu'une procédure établie existe pour signaler les incidents de non-conformité et que tous les employés et sous-traitants en sont informés.

Une fois que vous avez établi un processus pour répondre aux cas de non-conformité et vous êtes assuré que tous les employés et sous-traitants le comprennent, vous pouvez cocher cette étape et passer à la suivante.

Créer un processus pour réviser régulièrement le code de conduite des fournisseurs

• Établir un calendrier de révision du code de conduite (par exemple, tous les 6 mois)
• Désigner une équipe chargée d'examiner le code de conduite
• Recueillir les retours de l'équipe sur les changements, mises à jour ou modifications nécessaires
• S'assurer que le code de conduite est mis à jour pour refléter tout changement ou modification apporté
• Partager le code de conduite mis à jour avec les fournisseurs
• Surveiller les retours des fournisseurs et apporter les modifications en conséquence
• Documenter tout changement ou modification apporté lors du processus de révision
• Une fois tous les changements et mises à jour effectués, cocher cette étape et passer à la suivante.

Former le personnel sur le code de conduite des fournisseurs

• Développer un programme de formation du personnel sur le code de conduite des fournisseurs
• Veiller à expliquer l'objectif du code de conduite et les comportements attendus
• Inclure des scénarios ou des études de cas pertinents pour aider le personnel à comprendre le code de conduite
• Veiller à expliquer les conséquences en cas de violation du code de conduite
• Permettre au personnel de poser des questions et de donner son avis
• Assurer un suivi approprié pour s'assurer que le personnel comprend le code de conduite et peut s'y conformer
• Documenter la réussite de la formation du personnel
• Une fois que tout le personnel a été formé, vous pouvez cocher cette étape et passer à la suivante.

FAQ :

Q : Quel est l'objectif principal d'un code de conduite des fournisseurs ?

Posée par Richard le 2 mars 2022.
R : L'objectif principal d'un code de conduite des fournisseurs (SCoC) est de fournir des normes et des procédures écrites qui guident les fournisseurs dans la conduite de leurs activités. Il contribue à s'assurer que les fournisseurs opèrent de manière éthique et respectent les lois et réglementations du pays dans lequel ils exercent. Le SCoC doit définir des attentes claires pour les fournisseurs et aborder des sujets tels que l'anticorruption, les droits de l'homme, la responsabilité environnementale, la sécurité et la santé.

Q : Quelles sont les différences entre les juridictions et les lois du Royaume-Uni, des États-Unis et de l'UE ?

Posée par Elizabeth le 17 avril 2022.
R : Les systèmes juridiques du Royaume-Uni, des États-Unis et de l'UE reposent sur des principes différents et ont évolué différemment au fil du temps. Il existe des différences significatives dans leurs lois et réglementations en matière de gouvernance d'entreprise, de droits de propriété intellectuelle, de droit du travail, de protection des consommateurs, de législation anticorruption, de confidentialité des données, de sécurité des données, de protection de l'environnement, de réglementations en matière de santé & sécurité et de fiscalité. Par exemple, le Royaume-Uni dispose d'une législation du travail plus stricte que les États-Unis ou l'UE ; il dispose également d'une législation anticorruption plus stricte que les États-Unis ou l'UE. De plus, les États-Unis ont des lois sur la confidentialité des données plus strictes que le Royaume-Uni ou l'UE.

Q : En quoi un code de conduite des fournisseurs peut-il différer selon les secteurs d'activité ?

Posée par Justin le 12 mai 2022.
R : Un code de conduite des fournisseurs peut être adapté à des secteurs d'activité spécifiques en fonction de leurs besoins particuliers. Par exemple, une entreprise technologique peut avoir des exigences plus strictes à l'égard de ses fournisseurs en matière de sécurité des données qu'une entreprise de commerce électronique. De même, un secteur tel que le B2B peut avoir des exigences différentes pour les fournisseurs en matière de service client par rapport à une entreprise opérant dans le secteur SaaS. Un SCoC devrait être régulièrement révisé pour s'assurer qu'il reste pertinent et à jour par rapport aux normes de meilleures pratiques du secteur.

Q : Quels facteurs faut-il prendre en compte lors de l'élaboration d'un code de conduite des fournisseurs ?

Posée par Jessica le 1er juin 2022.
R : Lors de l'élaboration d'un code de conduite des fournisseurs, il est important de prendre en compte des facteurs tels que le ou les pays dans lesquels vos fournisseurs opèrent, le secteur d'activité, toutes les lois, réglementations ou lignes directrices de meilleures pratiques applicables, les exigences des clients, ainsi que tout autre facteur pouvant avoir une incidence sur vos relations avec les fournisseurs. Il est également important de considérer comment vous allez mesurer la performance des fournisseurs par rapport au code pour garantir la conformité et le respect de celui-ci.

Q : Existe-t-il des exemples de lignes directrices de meilleures pratiques utiles lors de l'élaboration d'un code de conduite des fournisseurs ?

Posée par David le 23 juin 2022.
R : Oui, il existe plusieurs exemples de lignes directrices de meilleures pratiques pouvant être utiles lors de l'élaboration d'un code de conduite des fournisseurs. Ceux-ci comprennent les lignes directrices d'organisations telles que le Global Compact Network (qui fournit des conseils sur les droits de l'homme et les normes du travail), la Global Reporting Initiative (qui fournit des conseils sur la durabilité environnementale), l'International Organization for Standardization (qui fournit des conseils sur les systèmes de gestion de la qualité) et la Responsible Business Alliance (qui fournit des conseils sur l'approvisionnement responsable). De plus, il existe plusieurs meilleures pratiques spécifiques à certains secteurs qui peuvent être utiles pour des domaines tels que la finance ou le commerce de détail.

Q : Quels autres documents faut-il prendre en compte lors de l'élaboration d'un code de conduite des fournisseurs ?

Posée par Matthew le 9 juillet 2022.
R : En plus de prendre en compte les lignes directrices de meilleures pratiques lors de l'élaboration d'un code de conduite des fournisseurs, il est important de considérer également d'autres documents tels que les politiques existantes au sein de votre organisation, les lois et réglementations applicables, les contrats avec les fournisseurs, les termes & conditions, les accords avec les fournisseurs, ainsi que toute norme ou convention internationale applicable telle que les Principes directeurs de l'OCDE à l'intention des entreprises multinationales ou les Principes directeurs des Nations Unies relatifs aux entreprises et aux droits de l'homme.

Q : Comment un code de conduite des fournisseurs doit-il être appliqué ?

Posée par Ashley le 20 août 2022.
R : Un SCoC doit être appliqué par le biais d'une surveillance régulière et d'un suivi auprès des fournisseurs si nécessaire pour garantir le respect des exigences du code. Cela peut inclure des audits ou des inspections des installations des fournisseurs, des examens des contrats des fournisseurs et des rapports de performance, des sessions de formation pour les fournisseurs, ainsi que la mise en place d'un système efficace pour signaler les problèmes de non-conformité des fournisseurs, ce qui pourrait inclure des politiques de dénonciation anonyme ou d'autres mesures pour s'assurer que les problèmes sont traités rapidement et efficacement.

Q : Quel type de sanctions peut être imposé si des fournisseurs manquent à leurs obligations au titre d'un code de conduite des fournisseurs ?

Posée par John le 5 septembre 2022.
R : Les sanctions pour violation d'un SCoC peuvent varier selon la nature et la gravité du manquement, mais peuvent inclure des pénalités financières, la suspension ou la résiliation des contrats avec les fournisseurs, un préjudice de réputation par divulgation publique, voire des poursuites pénales dans des cas extrêmes où il existe des preuves que des lois ont été enfreintes. Il est important de disposer de processus clairs pour traiter les manquements, processus qui soient proportionnés mais fermes, afin de s'assurer que les fournisseurs comprennent que tout manquement ne sera pas toléré et entraînera l'imposition de conséquences appropriées.

Q : Quels défis peuvent survenir lors de la mise en œuvre d'un code de conduite des fournisseurs ?

Posée par Sarah le 10 octobre 2022.
R : L'un des défis lors de la mise en œuvre d'un SCoC est de s'assurer que les fournisseurs comprennent ce qui est attendu d'eux au titre des exigences du code et qu'ils s'y conforment pleinement. Il est également important de considérer comment vous allez mesurer la conformité avec le code et comment vous allez traiter tout problème survenant lorsque les fournisseurs ne le respectent pas pleinement. De plus, les différences culturelles entre les pays ou les régions peuvent présenter des défis lors de la mise en œuvre d'un SCoC ; il est donc important que ces différences soient prises en compte lors de la mise en œuvre afin de garantir une adoption réussie par toutes les parties prenantes impliquées dans le processus.

Exemple de litige

Procès faisant référence au code de conduite des fournisseurs

• Un demandeur peut intenter un procès faisant référence à un code de conduite des fournisseurs si ce code a été violé. Le code de conduite doit être juridiquement contraignant et doit avoir été accepté par le fournisseur et le demandeur.
• Le demandeur doit être en mesure de fournir des preuves que le code de conduite a été violé et le fournisseur ne doit pas avoir pris de mesures pour remédier à la violation.
• Le procès peut demander une indemnisation pour les dommages, tels que les bénéfices perdus ou les dépenses engagées en raison de la violation. Le demandeur peut également être en mesure de demander des dommages et intérêts punitifs si la violation était intentionnelle ou malveillante.
• Le demandeur peut également demander une ordonnance judiciaire obligeant le fournisseur à se conformer au code de conduite et à prendre des mesures correctives.
• Dans certains cas, le tribunal peut également accorder des honoraires d'avocat au demandeur, s'il est jugé que la conduite du fournisseur était illégale ou contraire à l'éthique.
• Un règlement peut être obtenu par médiation ou négociation entre le demandeur et le fournisseur. Si l'affaire est portée devant le tribunal, celui-ci peut déterminer le montant des dommages et intérêts ou toute autre réparation à accorder.

Modèles disponibles (utilisation gratuite)

Code de conduite des fournisseurs pour les clients B2B basés au Royaume-Uni
Politique du code de conduite des fournisseurs
Affiche du code de conduite des fournisseurs

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