„Es hat alle wichtigen Punkte erfasst. Es hat das Ganze vereinfacht und gesagt: Das sagt der Vertrag tatsächlich aus. Ich kann es bitten, die für unser Geschäft spezifischen Teile hinzuzufügen - und es formuliert alles in klarer, professioneller Rechtssprache neu.“
Die Herausforderung: hohes Vertragsvolumen ohne juristische Ressourcen.
Bubble Inc, ein schnell wachsendes Spielzeug- und Entertainment-Unternehmen, verwaltet ein vielfältiges rechtliches Arbeitspensum - von Auftrittsverträgen über saisonale Personaldokumente bis hin zu internationalen Tourverträgen. In einer typischen Woche bearbeitet das Unternehmen 3–4 eingehende Kundenverträge sowie 25+ Mitarbeiterverträge pro Sommer.
Ohne eigene Rechtsabteilung lag die gesamte Dokumentenerstellung und -prüfung bei der operativen Leitung von Bubble Inc. Selbst einfache Vereinbarungen erforderten erheblichen manuellen Aufwand: die Suche nach Vorlagen im Internet, das manuelle Bearbeiten von Namen, Klauseln und Formatierung, die Sicherstellung der korrekten Rechtsordnung sowie die Prüfung langer, detaillierter Verträge ohne juristische Unterstützung.
Größere Vereinbarungen konnten 8–10 Stunden kombinierten Aufwand für Prüfung und Fertigstellung erfordern - wertvolle Zeit, die stattdessen für die Gewinnung neuer Kunden und das Wachstum des Unternehmens hätte genutzt werden können.
„Die Sprache in diesen Vereinbarungen ist oft dicht, langatmig und schwer zu durchschauen“, sagt Chaz, der die Geschäfte von Bubble Inc leitet. „Etwas zu haben, das alles vereinfachen und strukturieren kann, ist enorm wertvoll.“
Das Unternehmen brauchte eine schnellere, präzisere Methode zur Verwaltung von Rechtsdokumenten - ohne Auslagerung und ohne den Betrieb zu verlangsamen.
Die Lösung: schnellere Entwürfe, sofortige Zusammenfassungen, verlässliche Anpassung.
Bubble Inc entdeckte GenieAI auf der Suche nach Tools zur Optimierung der Rechtsverwaltung. Von Tag eins an ersetzte die Plattform stundenlange manuelle Arbeit durch strukturierte, KI-gestützte Workflows.
Prüfung komplexer Verträge: von 10 Stunden auf 10 Minuten.
Ein großer internationaler Tourvertrag erforderte in der Regel 3–4 Stunden Lesen und Annotieren, 2 Stunden Koordination für die externe Prüfung sowie 3–4 Stunden für die Durchsicht von Änderungen und die Fertigstellung - insgesamt 8–10 Stunden manueller Prüfzeit.
Mit GenieAI wurde derselbe Vertrag in Minuten geprüft: hochladen und in weniger als 3 Minuten eine strukturierte Zusammenfassung erhalten, dann die stichpunktartig aufgeführten Risiken und Klauseln in weniger als 10 durchsehen.
„Es hat alle wichtigen Punkte erfasst“, sagt Chaz. „Es hat das Ganze vereinfacht und gesagt: Das sagt der Vertrag tatsächlich aus.“ Genie wies sogar auf eine wichtige Klausel zu Rechten an Filmmaterial hin - etwas, das externen Rechtsprüfern nicht aufgefallen war.
Verträge in Rekordzeit erstellen.
Die Vorbereitung saisonaler Mitarbeiterverträge nahm früher Stunden an manueller Formatierung und Klauselbearbeitung in Anspruch. Mit GenieAI spart das Entwerfen einer konformen, individuellen Vorlage ~6 Stunden, und das automatische Ausfüllen der Mitarbeiterdaten spart ~20 Minuten pro Person - insgesamt ~14 Stunden Ersparnis während der Hauptsaison für das Onboarding.
Chaz fand Genie besonders nützlich für die Anpassung von Klauseln: „Ich konnte es bitten, die für unser Geschäft spezifischen Teile hinzuzufügen - und es formulierte alles in klarer, professioneller Rechtssprache neu.“
Schnellere, zuverlässigere vorgerichtliche Mahnschreiben.
Bubble Inc versendet gelegentlich vorgerichtliche Mahnschreiben bei überfälligen Zahlungen. Früher kostete die Suche nach und Bearbeitung von Vorlagen Zeit und warf oft Bedenken hinsichtlich der korrekten Rechtsordnung auf, besonders bei internationalen Kunden. Mit GenieAI wird das Schreiben sofort erstellt, korrekt formatiert und auf die jeweiligen Anforderungen der Rechtsordnung abgestimmt - was jedes Mal 10–15 Minuten spart und mehr Sicherheit bei der Genauigkeit bietet.
Die Wirkung: gesparte Stunden und mehr rechtliche Sicherheit.
Bei Vertragsprüfungen, saisonalem Onboarding und ad hoc erstellten Rechtsdokumenten spart Bubble Inc nun 8–10 Stunden bei einem einzelnen großen Vertrag, 6–8 Stunden während der sommerlichen Personaleinstellungszyklen, sowie zusätzliche Zeit jede Woche bei routinemäßigen Prüfungen und dem Verfassen von Mahnschreiben. Insgesamt gewinnen diese Effizienzsteigerungen Dutzende Arbeitsstunden pro Jahr zurück - das Äquivalent von mehr als £1,000 an internen Verwaltungskosten.
Die klausel-für-klausel-Aufschlüsselungen von GenieAI verschaffen Bubble Inc außerdem mehr Klarheit über Risiken und Verpflichtungen. „Es hat tatsächlich eine wichtige Klausel aufgedeckt, auf die wir achten mussten“, erklärt Chaz. „Diese Art von Klarheit ist enorm hilfreich.“
„Vorlagen online sind nicht anpassbar, und man weiß nie, ob sie aktuell sind. Genie wirkt vertrauenswürdig und zeitgemäß.“
Der Blick nach vorn.
Bubble Inc plant nun, GenieAI als zentralen Bestandteil seines juristischen Workflows zu nutzen - von der Vertragsprüfung während geschäftiger Festivalsaisons bis hin zu internationalen Vereinbarungen und dem Onboarding von Mitarbeitern. „Für uns rechtfertigt allein die Funktion zur Vertragszusammenfassung schon das Abonnement.“