Procedura di Indagine Interna Modello per Italia

Le organizzazioni devono attivare la loro Procedura di Indagine Interna quando i dipendenti segnalano molestie, discriminazione, furto, frode, violazioni della sicurezza o altri comportamenti scorretti. L'intervento rapido diventa critico dopo aver ricevuto reclami formali, scoperto irregolarità finanziarie o aver appreso di potenziali violazioni delle norme nazionali e internazionali applicabili.

La procedura si rivela essenziale di fronte ad allerte di segnalatori, furto sospetto di segreti aziendali o incidenti sul lavoro. Un'indagine tempestiva aiuta a proteggere i diritti dei dipendenti, preservare le prove, limitare l'esposizione legale e dimostrare ai regolatori gli sforzi di conformità in buona fede. Utilizzare questo processo tempestivamente aiuta a prevenire che i problemi si trasformino in contenzioso costoso o sanzioni amministrative.

• Indagini basate sulla Conformità: Focalizzate su violazioni normative, requisiti di corretta governance e violazioni di politiche aziendali. Includono rigorosi protocolli di documentazione e segnalazione.
• Indagini condotte dalle Risorse Umane: Affrontano comportamenti scorretti nel luogo di lavoro, reclami di molestie e denunce di discriminazione con enfasi sulla riservatezza e protezione dei dipendenti.
• Indagini Finanziarie: Affrontano frode, appropriazione indebita e irregolarità contabili con tracce di revisione dettagliate e documentazione forense.
• Revisioni della Sicurezza e delle Operazioni: Esaminano incidenti sul lavoro, violazioni normative e incidenti operativi con passaggi specifici di conservazione delle prove.
• Inchieste a Livello Dirigenziale: Procedure speciali per indagare il management senior con controlli aggiuntivi e garanzie di indipendenza.

• Responsabili delle Risorse Umane: Conducono team di investigazione, stabiliscono protocolli e garantiscono conformità alle leggi sul lavoro e alle politiche aziendali.
• Consulenza legale: Redigono e revisionano le procedure, consigliano sui requisiti legali e guidano le investigazioni per proteggere il segreto professionale avvocato-cliente.
• Responsabili della conformità normativa: Monitorano le investigazioni, mantengono la documentazione e assicurano il rispetto dei requisiti normativi.
• Responsabili di funzione: Segnalano gli incidenti, partecipano all'accertamento dei fatti e implementano azioni correttive.
• Investigatori esterni: Forniscono competenze indipendenti per casi complessi o quando esistono conflitti interni.
• Dipendenti: Seguono le procedure di segnalazione, collaborano alle investigazioni e mantengono la riservatezza.

• Revisione delle politiche: Raccogliere le politiche aziendali esistenti, i regolamenti nazionali e gli standard settoriali che incidono sull'ambito dell'investigazione.
• Struttura del team: Definire ruoli, linee di segnalazione e livelli di autorità per i membri del team di investigazione.
• Norme di documentazione: Stabilire protocolli per la raccolta di prove, le dichiarazioni dei testimoni e la conservazione riservata dei registri.
• Standard temporali: Creare scadenze chiare per ciascuna fase dell'investigazione e requisiti di risposta.
• Piano di comunicazione: Delineare le procedure di notifica, i requisiti di riservatezza e i protocolli di aggiornamento dello stato.
• Processo di risoluzione: Definire come i risultati verranno segnalati, le azioni implementate e gli appelli gestiti.

• Dichiarazione di Ambito: Definizione chiara degli incidenti, comportamenti e personale soggetto a investigazione.
• Regole di Riservatezza: Protocolli per la gestione delle informazioni, protezione dei testimoni e sicurezza della documentazione.
• Fasi dell'Investigazione: Procedure dettagliate per la raccolta di prove, interviste e requisiti di documentazione.
• Tutele Legali: Disposizioni contro le ritorsioni e diritti della segnalazione di violazioni secondo la normativa vigente.
• Catena di Segnalazione: Gerarchia chiara per l'escalation e la comunicazione durante le investigazioni.
• Processo di Risoluzione: Standard per i risultati, azioni correttive e procedure di ricorso.
• Gestione della Documentazione: Requisiti per il mantenimento dei fascicoli d'investigazione e periodi di conservazione dei dati.

Sebbene entrambi i documenti riguardino la supervisione organizzativa, una Procedura di Investigazione Interna differisce significativamente da una Procedura di Audit. Le distinzioni principali risiedono nel loro scopo, tempistica e ambito.

• Eventi Scatenanti: Le procedure di investigazione si attivano in risposta a incidenti specifici o denunce, mentre le procedure di audit seguono programmi pianificati e verifiche di conformità ordinarie.
• Ambito e Focalizzazione: Le investigazioni mirano a comportamenti scorretti o violazioni specifiche, mentre gli audit esaminano aree operative ampie e controlli sistemici.
• Livello di Riservatezza: Le procedure di investigazione richiedono protocolli di riservatezza più rigorosi per proteggere i testimoni e l'integrità delle prove. Gli audit coinvolgono tipicamente una condivisione di informazioni più trasparente.
• Implicazioni Legali: I risultati dell'investigazione supportano spesso azioni disciplinari o procedimenti legali, mentre i risultati dell'audit mirano principalmente a miglioramenti dei processi e aggiornamenti della conformità.
• Tempistica: Le investigazioni richiedono una risposta immediata e il completamento, ma gli audit seguono programmi predeterminati con periodi di esecuzione più lunghi.